Как се осчетоводява разходен документ в Mikro

Касовата бележка на служител за паркинг или фактурата за вечеря с клиент остават недовършена работа за счетоводството, докато не бъдат осчетоводени в Mikro. Който ги въвежда, трябва да отговори правилно на три въпроса: какъв е документът, по коя сметка отива разходът и кой е от другата страна на статията? Тази статия показва стъпка по стъпка как финансов екип в Турция, който работи с Mikro — една от разпространените там счетоводни програми, — осчетоводява разходен документ, с примерна статия и най-честите грешки.

Имената на менютата и екраните в Mikro се различават според продукта (Mikro Jump, Mikro Fly, Mikro X) и версията. Стъпките по-долу описват счетоводната логика; съответния екран проверете в помощната документация на вашия продукт Mikro.

Как се осчетоводява разходен документ в Mikro?

В Mikro разходът се въвежда според документа или като входяща фактура, или като счетоводен ваучер; разходът, ДДС и насрещната сметка са на отделни редове. Фактура, издадена от доставчик на компанията, и бележка, платена от служител от собствения му джоб, не се осчетоводяват по един и същи начин.

Преди да започнете, определете вида на документа:

При разходите на служители най-често се използва счетоводен ваучер. Ако служителят има аванс, разходът се приспада от сметка 195; ако няма, сумата се записва по кредита на сметка 320, открита от компанията за служителя, и възстановяването се изплаща от тази сметка.

Номерата на сметките тук следват турския Единен сметкоплан (Tekdüzen Hesap Planı), с който обикновено работят потребителите на Mikro.

Стъпка по стъпка: как се осчетоводява разход на служител в Mikro?

След проверка на документа разходът на служител се осчетоводява в Mikro с балансиран счетоводен ваучер с ред за разход, ред за ДДС и ред за сметката на служителя. Контролният списък по-долу разделя работата на седем стъпки:

1. Проверете документа. Датата, данъчният номер на продавача, номерът на документа и дали ДДС е посочен отделно трябва да се четат ясно.
2. Определете датата и периода. Записът влиза в периода, в който е направен разходът. За документ, пристигнал след затварянето на периода, приложете правилото на вашата компания.
3. Изберете разходна сметка. Разходите на търговския екип обикновено отиват по 760 „Разходи за маркетинг, продажби и дистрибуция“, а тези на централата — по 770 „Общи административни разходи“. Подсметките зависят от вашия сметкоплан.
4. Попълнете разходния център и проекта. Ако в Mikro следите разходни центрове или проекти, не оставяйте това поле празно; месечните отчети разчитат на него.
5. Отделете ДДС. ДДС за приспадане се записва на отделен ред по сметка 191 „ДДС за приспадане“ и не се добавя към сумата на разхода.
6. Запишете насрещната сметка. Общата сума се записва по кредита на сметка 195 или 320 на служителя.
7. Напишете описание и проверете баланса. Посочете номера на документа и целта на разхода. Ако дебитът е равен на кредита, запишете ваучера и архивирайте изображението на документа.

Примерна статия: бележка за паркинг за 120 TL

Пример: служител в централата плаща от собствения си джоб паркинг за 120 TL с ДДС. Ставката на ДДС е 20%. Номерата на сметките и сумите по-долу са пример; зависят от вашия сметкоплан.

Тази структура от три реда остава еднаква за повечето разходни документи: разходната сметка 7xx носи сумата без ДДС, 191 — ДДС, а 195 или 320 — общата сума, дължима на служителя. Променят се само разходната сметка, ставката на ДДС и разходният център. Ако паркингът е свързан с лек автомобил на компанията, прилага се и описаното по-долу отделяне на KKEG.

В Турция основата на Единния сметкоплан е Общо съобщение № 1 за счетоводната система, обнародвано в Официалния вестник на 26.12.1992 и прилагано от 01.01.1994.

Как се отделя KKEG при разходите за автомобили?

В Турция 30% от разходите, свързани с леки автомобили, се считат за KKEG (непризнати за данъчни цели разходи); тази част се отделя в статията и се води по сметка 689 или по задбалансова сметка. Тук могат да попаднат гориво, поддръжка, паркинг, такси за мостове и магистрали.

Правното основание е ограничението на разходите, добавено със Закон № 7194 в член 68/5 от Закона за данъка върху доходите и член 11/1-ı от Закона за корпоративния данък. Прилага се от 01.01.2020. Компании, чиято дейност е отдаване под наем или експлоатация на леки автомобили, са извън ограничението.

Пример: от разход за гориво от 1 000 TL без ДДС 700 TL отиват по разходната сметка, а 300 TL се отделят като KKEG. Как се третира ДДС и дали ограничението важи за даден вид автомобил, зависи от положението на вашата компания; потвърдете тази статия с вашия финансов консултант (mali müşavir).

Кои са най-честите грешки при осчетоводяване на разходен документ?

Най-честите грешки са ДДС да се включи в разхода, един и същ документ да се въведе два пъти и записът да се отнесе в грешен период. Когато се открият в края на месеца, поправката отнема време.

• ДДС в разхода: ако всичките 120 TL се запишат по 770, ДДС за приспадане се губи.
• Двойно въвеждане: една и съща бележка може да бъде въведена и от отчета на служителя, и отделно от счетоводството.
• Грешен период: закъснял документ попада в затворен период или се измества в следващия месец.
• Празен разходен център: разходът е по правилната сметка, но не се вижда към кое звено принадлежи.
• Бележка, която не е валиден документ: информационна бележка или екранна снимка не може да се признае за разход; изцяло се води като KKEG.

Как работи това в Masraff?

Masraff подрежда частта преди документът да стигне до Mikro: служителят въвежда разхода, одобренията приключват, а определянето на сметките следва правила.

• Проверки във формуляра за разходи: при добавяне на разходи към формуляр проверката за дублиране не позволява един разход да се декларира два пъти, затварянето на периода може да блокира въвеждане в минал период, а без задължителните полета записът не може да бъде завършен.
• Детайлно определяне на ДДС: за всеки разход се прилага горното правило за три сметки: разходна сметка 7xx, сметка за ДДС 191 и сметка 195 или 320 на служителя. Сценариите за KKEG, например отделянето на 30% от разходите за автомобили, също се управляват с тези правила.
• Механизъм за разходна политика: лимитите се задават по категория, период и брой участници; при превишаване се показва предупреждение или процесът се блокира.
• Разширено одобрение: правила за прагове, грейдове и делегиране насочват формуляра към правилните ръководители.
• Последен ден за приемане на разходи: прилага се последният ден за приемане на разходи, определен от компанията.

Семейството Mikro (Mikro X, Mikro Fly, Mikro Jump) е сред повече от 20-те ERP и счетоводни системи, с които Masraff се интегрира. Както е описано на страницата за интеграция с Mikro Yazılım, Masraff работи със счетоводните програми на Mikro Yazılım и прехвърля данните за разходите в счетоводните записи. Как ще се настрои прехвърлянето за вашия продукт Mikro и сметкоплан, уточнете с екипа на Masraff.

За продуктовата гама вижте прегледа на продуктите на Mikro Yazılım; кога бележката е валиден документ, обяснява статията за разходната бележка.

Често задавани въпроси

По кои сметки се осчетоводява разходен документ в Mikro?

При типичен разходен документ разходът отива по сметка 7xx (най-често 760 или 770), ДДС — по 191 „ДДС за приспадане“, а общата сума — по сметка 195 или 320 на служителя. Подсметките зависят от вашия сметкоплан.

Как се въвежда в Mikro разход, платен от служителя?

Разход, платен от служителя със собствени пари, се въвежда със счетоводен ваучер. Ако има аванс, сумата се приспада от сметка 195; ако няма, се записва по кредита на сметка 320 на служителя и възстановяването се изплаща от тази сметка.

Винаги ли може да се приспадне ДДС от разходна бележка?

Не. Съгласно член 30/d от турския Закон за ДДС № 3065 ДДС по непризнати за данъчни цели разходи (KKEG) не се приспада. По бележки, които не са валидни документи, също не се приспада ДДС. Особени случаи като 30-процентното ограничение за разходите за автомобили потвърдете с финансовия си консултант.

Как в Mikro се отделя частта KKEG от разход за автомобил?

Съгласно член 68/5 от Закона за данъка върху доходите и член 11/1-ı от Закона за корпоративния данък от 01.01.2020 30% от разходите за леки автомобили се считат за KKEG. Тази част се отделя от разходната сметка в статията и се води по сметка 689 или по задбалансова сметка.

Работи ли Masraff с Mikro?

Да. Mikro X, Mikro Fly и Mikro Jump са в списъка с интеграции на Masraff. Подробностите са на страницата за интеграция с Mikro Yazılım.