Mündəricat
Xərclərin idarə edilməsi proqramının qiyməti niyə tək rəqəmlə verilmir?
Xərclərin idarə edilməsi proqramlarının qiyməti şirkətin ölçüsünə, istifadə etdiyi modullara və inteqrasiya ehtiyacına görə hesablandığı üçün çox vaxt tək rəqəmlə verilmir.
Bu yazıda təsvir olunan bəzi anlayışlar (məsələn, Masraff-ın modul adları) Türkiyə bazarından gəlir, lakin qiymətə təsir edən amillər hər ölkədə eynidir.
"Xərc proqramı neçəyədir?" sualı "maşın neçəyədir?" sualına bənzəyir. İyirmi nəfərlik komanda yalnız çekləri toplamaq istəyir, bir neçə törəmə şirkəti olan qrup isə korporativ kart üzləşdirməsi, səyahət, avans və ERP inteqrasiyası tələb edir. Eyni məhsul adı altında bir-birindən çox fərqli qurulumlar yaranır.
Bu səbəbdən bir çox təchizatçı qiyməti təklif əsasında verir. Masraff-ın qiymətləri də açıq siyahıda dərc olunmur; ehtiyaclarınıza uyğun təklif kimi təqdim edilir. Bu yazı təklifi hansı amillərin müəyyən etdiyini, ucuz görünən həllin gizli xərclərini və təklifləri ədalətli şəkildə necə müqayisə edəcəyinizi izah edir.
Xərc proqramının qiymətini hansı amillər müəyyən edir?
Xərc proqramının qiymətini ən çox istifadəçi sayı, seçilmiş modullar, ERP inteqrasiyası, şirkət strukturu, təsdiq quruluşu, dəstək həcmi və müqavilə müddəti müəyyən edir.
| Amil | Nəyə təsir edir | Təklifdən əvvəl dəqiqləşdirin |
|---|---|---|
| İstifadəçi sayı | Lisenziya həcmi; xərc göndərən, təsdiqləyən və mühasibat istifadəçiləri fərqli qiymətləndirilə bilər | Xərc daxil edəcək şəxslərin və təsdiqləyicilərin sayı |
| Modullar | Xərclərin idarə edilməsi, korporativ kart üzləşdirməsi (Ekstre Modülü – çıxarış modulu), səyahət, faktura, avans, büdcə, xərc siyasəti | Hansıların bu gün lazım olduğu, hansıların sonrakı mərhələdə |
| ERP inteqrasiyası | Qurulum səyi və davamlılıq | İstifadə etdiyiniz ERP və ötürüləcək məlumatlar |
| Şirkət / törəmə şirkət sayı | Ayrıca konfiqurasiya, hesabat və səlahiyyət ehtiyacı | Neçə hüquqi şəxs və neçə xərc mərkəzi olduğu |
| Təsdiq quruluşu | Qurulum və texniki xidmətin mürəkkəbliyi | Neçə təsdiq addımı olduğu, məbləğə və ya şöbəyə görə şaxələnmə olub-olmadığı |
| Dəstək və qurulum | Başlanğıc təlimi, məlumat köçürülməsi, dəstək səviyyəsi | Qurulumu kimin aparacağı və təlim ehtiyacı |
| Müqavilə müddəti | Ümumi öhdəlik və çeviklik | Aylıq, illik və ya çoxillik müqavilə düşünüb-düşünmədiyiniz |
Cədvəldəki üç maddə xüsusi diqqət tələb edir:
- Modullar adətən ən böyük fərqi yaradan maddədir. Yalnız xərclərin idarə edilməsi ilə başlayıb korporativ kart, səyahət və ya büdcə modulunu sonradan əlavə etmək bir seçim ola bilər; təklif istəyərkən ehtiyacınızı mərhələli plan kimi paylaşmaq hər iki tərəfə aydınlıq verir.
- ERP inteqrasiyası qurulumun ən texniki hissəsidir. Masraff 20-dən çox ERP ilə inteqrasiya olunur; yenə də sizin istifadə etdiyiniz sistemin və məlumatın necə ötürüləcəyinin əvvəlcədən müzakirə olunması lazımdır.
- Təsdiq quruluşu sadə saxlanıldıqda həm qurulum, həm də gündəlik istifadə asanlaşır. Mürəkkəb quruluş çox vaxt proqramın deyil, prosesin nəticəsidir; əvvəlcə prosesi sadələşdirmək təklifi də sadələşdirir.
Ucuz görünən alətin gizli xərcləri hansılardır?
Ucuz görünən alətin gizli xərcləri maliyyə komandasının əl ilə gördüyü işin əməyi, gecikən ay sonu bağlanışı və təkrar və ya səhv ödəniş riskidir.
Lisenziya haqqı ümumi xərcin yalnız görünən hissəsidir. Xüsusilə kiçik biznes üçün münasib xərc idarəetmə proqramları araşdırılarkən bu maddələr tez-tez hesabdan kənarda qalır:
- Excel və əl ilə daxiletmə əməyi: Çeklərin toplanması, cədvələ köçürülməsi, kateqoriyalara ayrılması və yoxlanılması maliyyə komandasının vaxtını alır. Bu vaxt heç bir fakturada görünmür, amma əmək haqqı cədvəlində var.
- Gec bağlanış: Çatışmayan çeklər, itmiş sənədlər və təsdiq gözləyən xərclər ay sonu bağlanışını gecikdirir. Gec bağlanış rəhbərliyə gedən hesabatların da gec gəlməsi deməkdir.
- Təkrar ödəniş riski: Eyni çekin iki dəfə daxil edilməsi və ya kartla ödənilmiş xərcin ayrıca kompensasiya edilməsi əl ilə aparılan proseslərdə aşkarlanması çətin səhvlərdir.
- Görünməyən siyasət pozuntuları: Qaydalar yalnız bir sənəddə yazılıbsa, pozuntular ancaq sonradan, bəzən isə heç aşkar olunmur.
- Keçid xərci: Bir neçə il sonra yetərsiz qalan alətdən başqa sistemə keçmək məlumat köçürülməsi və yenidən təlim deməkdir.
Bu maddələrin heç biri təklif formasında yer almır; lakin proqramın əslində nə qazandırdığını məhz onlar müəyyən edir.
Təklif almağa necə hazırlaşmaq olar?
Təklif almağa istifadəçi sayını, lazım olan modulları, ERP-ni, şirkət strukturunu və təsdiq prosesini yazılı hazırlayıb təchizatçıya göndərməklə hazırlaşılır.
Aydın məlumat paketi həm daha dəqiq təklif almağa, həm də fərqli təchizatçıları eyni əsasda müqayisə etməyə imkan verir. Göndərməli olduqlarınız:
- İstifadəçi profili: Xərc göndərən, təsdiqləyən və mühasibat tərəfində işləyən şəxslərin sayı.
- Aylıq həcm: Təxmini xərc və çek sayı; dəqiq olmasa da bir aralıq kifayətdir.
- Modul siyahısı: Xərclərin idarə edilməsi, korporativ kart üzləşdirməsi, səyahət, faktura, avans, büdcə, xərc siyasəti; hansıların dərhal, hansıların sonra lazım olduğu.
- ERP və mühasibat strukturu: İstifadə etdiyiniz ERP, xərc mərkəzləri və hesablar planı ilə uyğunlaşma gözləntisi.
- Şirkət strukturu: Hüquqi şəxs və törəmə şirkət sayı, fərqli valyutalarla işləyib-işləmədiyiniz.
- Təsdiq prosesi: Mövcud addımlar və kimlərin təsdiq verdiyi.
- Qurulum gözləntisi: Hədəf başlama tarixi, təlim və məlumat köçürülməsi ehtiyacı.
- Müqavilə seçimi: Düşündüyünüz müddət və büdcə dövrünüz.
Bu siyahının bir hissəsini hazırlamaq belə mövcud prosesdə harada vaxt itirdiyinizi görməyə kömək edir.
Təkliflər ədalətli şəkildə necə müqayisə edilir?
Təkliflər yalnız lisenziya haqqına görə deyil, qurulum, inteqrasiya, dəstək və daxili əmək daxil olmaqla ümumi sahiblik dəyərinə görə müqayisə edilməlidir.
Əhatəni bərabərləşdirin. Hər təklifin hansı modulları, neçə istifadəçini, hansı inteqrasiyanı və hansı dəstək səviyyəsini əhatə etdiyini bir cədvəldə yazın. Əhatəsi fərqli iki təklif, rəqəmləri nə olursa olsun, müqayisə edilə bilməz.
Ümumi sahiblik dəyərini hesablayın. Lisenziya, qurulum, inteqrasiya, təlim və dəstək haqlarına əlavə olaraq komandanızın alətdən kənarda görməyə davam edəcəyi əl işini də nəzərə alın. Lisenziyası ucuz olan alət komandaya daha çox əl işi qoyursa, ümumilikdə daha baha başa gələ bilər.
Müqavilə şərtlərini oxuyun. İstifadəçi əlavə etmək və ya çıxarmaq necə qiymətləndirilir? Yeni modul əlavə etmək mümkündürmü? Müqavilə bitəndə məlumatlarınızı hansı formatda ala bilirsiniz?
Öz məlumatlarınızla qiymətləndirin. Demo ekranlarında hər şey sürətli görünür. Öz çekləriniz, öz təsdiq addımlarınız və öz ERP ötürməniz üzərində aparılan qiymətləndirmə müqayisənin ən etibarlı hissəsidir.
Nəticə: Düzgün sual, düzgün təklif
Xərclərin idarə edilməsi proqramlarının qiyməti istifadəçi sayına, modullara, inteqrasiyaya və şirkət strukturuna görə dəyişdiyi üçün düzgün müqayisə düzgün sualları verməklə başlayır. Ehtiyacınızı yazılı hazırlayın, təklifləri eyni əhatədə müqayisə edin və qərarı ümumi sahiblik dəyərinə görə verin.
Kiçik və böyüməkdə olan komandalar üçün Masraff-ın yanaşmasını kiçik biznes üçün həll səhifəsində, modulları isə xərclərin idarə edilməsi səhifəsində nəzərdən keçirə bilərsiniz. Təklif almaq üçün qiymətlər səhifəsindən bizimlə əlaqə saxlayın.