Inhaltsverzeichnis
- Warum gibt es für Spesenmanagement-Software selten einen einzigen Preis?
- Welche Faktoren bestimmen den Preis einer Spesensoftware?
- Welche versteckten Kosten hat ein scheinbar günstiges Tool?
- Wie bereitet man eine Angebotsanfrage vor?
- Wie vergleicht man Angebote fair?
- Fazit: Die richtigen Fragen führen zum richtigen Angebot
Warum gibt es für Spesenmanagement-Software selten einen einzigen Preis?
Spesenmanagement-Software wird meist nach Unternehmensgröße, genutzten Modulen und Integrationsbedarf kalkuliert und deshalb selten mit einem einzigen Preis angegeben.
Die Frage „Was kostet eine Spesensoftware?“ ähnelt der Frage „Was kostet ein Auto?“. Ein Team mit zwanzig Personen möchte vielleicht nur Belege sammeln, während eine Gruppe mit mehreren Tochtergesellschaften Firmenkartenabgleich, Reisen, Vorschüsse und eine ERP-Anbindung braucht. Unter demselben Produktnamen entstehen sehr unterschiedliche Konfigurationen.
Deshalb arbeiten viele Anbieter mit individuellen Angeboten. Auch die Preise von Masraff werden nicht in einer öffentlichen Liste veröffentlicht, sondern als Angebot auf Basis Ihres Bedarfs erstellt. Dieser Beitrag erklärt, welche Faktoren ein Angebot bestimmen, welche versteckten Kosten eine scheinbar günstige Lösung hat und wie Sie Angebote fair vergleichen.
Welche Faktoren bestimmen den Preis einer Spesensoftware?
Den Preis einer Spesensoftware bestimmen vor allem Nutzerzahl, gewählte Module, ERP-Anbindung, Unternehmensstruktur, Freigabelogik, Supportumfang und Vertragslaufzeit.
| Faktor | Was er beeinflusst | Vor dem Angebot klären |
|---|---|---|
| Nutzerzahl | Lizenzumfang; Einreichende, Freigebende und Buchhaltung können unterschiedlich gezählt werden | Wie viele Personen Spesen einreichen und wie viele freigeben |
| Module | Spesenmanagement, Firmenkartenabgleich (Ekstre Modülü), Reisen, Rechnungen, Vorschüsse, Budget, Ausgabenrichtlinie | Welche jetzt nötig sind und welche später |
| ERP-Anbindung | Einrichtungsaufwand und langfristige Wartbarkeit | Welches ERP Sie nutzen und welche Daten übertragen werden |
| Anzahl Gesellschaften / Töchter | Bedarf an eigener Konfiguration, Berichten und Berechtigungen | Wie viele Rechtseinheiten und Kostenstellen es gibt |
| Freigabelogik | Komplexität von Einrichtung und Pflege | Wie viele Freigabestufen und ob nach Betrag oder Abteilung verzweigt wird |
| Support und Einführung | Schulung, Datenübernahme, Supportniveau | Wer die Einführung verantwortet und welcher Schulungsbedarf besteht |
| Vertragslaufzeit | Gesamtbindung und Flexibilität | Ob ein monatlicher, jährlicher oder mehrjähriger Vertrag geplant ist |
Drei Punkte der Tabelle verdienen besondere Aufmerksamkeit:
- Module machen meist den größten Unterschied. Mit dem Spesenmanagement zu starten und Firmenkarte, Reisen oder Budget später hinzuzufügen, kann eine Option sein; wer seinen Bedarf bei der Anfrage als Stufenplan beschreibt, schafft Klarheit auf beiden Seiten.
- Die ERP-Anbindung ist der technischste Teil der Einführung. Masraff ist mit mehr als 20 ERP-Systemen integriert; trotzdem sollten Ihr System und die Art der Datenübergabe von Anfang an besprochen werden.
- Eine schlanke Freigabelogik erleichtert Einrichtung und täglichen Betrieb. Komplexität entsteht oft aus dem Prozess, nicht aus der Software; wer zuerst den Prozess vereinfacht, vereinfacht auch das Angebot.
Welche versteckten Kosten hat ein scheinbar günstiges Tool?
Die versteckten Kosten eines scheinbar günstigen Tools sind manueller Aufwand im Finanzteam, ein verzögerter Monatsabschluss und das Risiko doppelter oder fehlerhafter Zahlungen.
Die Lizenzgebühr ist nur der sichtbare Teil der Gesamtkosten. Gerade bei der Suche nach preiswerter Spesensoftware für kleine Unternehmen fallen diese Punkte oft aus der Rechnung:
- Excel und manuelle Erfassung: Belege sammeln, in Tabellen übertragen, kategorisieren und prüfen kostet das Finanzteam Zeit. Diese Zeit steht auf keiner Rechnung, wohl aber in der Lohnabrechnung.
- Später Abschluss: Fehlende Belege, verlorene Dokumente und offene Freigaben verzögern den Monatsabschluss. Ein später Abschluss bedeutet auch, dass Berichte die Geschäftsleitung spät erreichen.
- Risiko doppelter Zahlungen: Derselbe Beleg zweimal erfasst oder eine bereits per Karte bezahlte Ausgabe zusätzlich erstattet: Solche Fehler sind in manuellen Prozessen schwer zu erkennen.
- Unsichtbare Richtlinienverstöße: Stehen die Regeln nur in einem Dokument, fallen Verstöße erst nachträglich auf, manchmal gar nicht.
- Wechselkosten: Wer nach einigen Jahren ein unzureichendes Tool ablöst, hat Datenmigration und erneute Schulung vor sich.
Keiner dieser Punkte steht auf einem Angebotsformular, doch sie entscheiden darüber, was eine Software tatsächlich einbringt.
Wie bereitet man eine Angebotsanfrage vor?
Sie bereiten eine Angebotsanfrage vor, indem Sie Nutzerzahlen, benötigte Module, ERP, Unternehmensstruktur und Freigabeprozess schriftlich zusammenstellen und dem Anbieter senden.
Ein klares Informationspaket sorgt für ein genaueres Angebot und ermöglicht den Vergleich verschiedener Anbieter auf gleicher Basis. Das sollten Sie senden:
- Nutzerprofil: Anzahl der Personen, die Spesen einreichen, freigeben und in der Buchhaltung arbeiten.
- Monatliches Volumen: Ungefähre Anzahl von Spesen und Belegen; eine grobe Spanne genügt, wenn genaue Zahlen fehlen.
- Modulliste: Spesenmanagement, Firmenkartenabgleich, Reisen, Rechnungen, Vorschüsse, Budget, Ausgabenrichtlinie; was sofort und was später gebraucht wird.
- ERP- und Buchhaltungsstruktur: Ihr ERP, Kostenstellen und die gewünschte Zuordnung zum Kontenplan.
- Unternehmensstruktur: Anzahl der Rechtseinheiten und Tochtergesellschaften sowie ob Sie mit mehreren Währungen arbeiten.
- Freigabeprozess: Aktuelle Stufen und wer freigibt.
- Erwartungen an die Einführung: Geplanter Starttermin, Schulung und Datenübernahme.
- Vertragswunsch: Die angedachte Laufzeit und Ihr Budgetzyklus.
Schon ein Teil dieser Liste zeigt, wo in Ihrem heutigen Prozess Zeit verloren geht.
Wie vergleicht man Angebote fair?
Angebote sollten nach den Gesamtbetriebskosten verglichen werden, einschließlich Einführung, Integration, Support und internem Aufwand, nicht allein nach der Lizenzgebühr.
Gleichen Umfang herstellen. Tragen Sie in eine Tabelle ein, welche Module, wie viele Nutzer, welche Integration und welches Supportniveau jedes Angebot umfasst. Zwei Angebote mit unterschiedlichem Umfang sind nicht vergleichbar, egal welche Zahlen sie nennen.
Gesamtbetriebskosten berechnen. Zusätzlich zu Lizenz, Einführung, Integration, Schulung und Support sollten Sie die manuelle Arbeit einrechnen, die Ihr Team außerhalb des Tools weiter erledigt. Ein Tool mit günstiger Lizenz, das mehr Handarbeit übrig lässt, kann insgesamt teurer werden.
Vertragsbedingungen lesen. Wie wird das Hinzufügen oder Entfernen von Nutzern berechnet? Lassen sich neue Module ergänzen? In welchem Format erhalten Sie Ihre Daten bei Vertragsende?
Mit eigenen Daten prüfen. In einer Demo wirkt alles schnell. Eine Bewertung mit Ihren eigenen Belegen, Freigabestufen und Ihrem eigenen ERP-Export ist der verlässlichste Teil des Vergleichs.
Fazit: Die richtigen Fragen führen zum richtigen Angebot
Da die Preise von Spesenmanagement-Software je nach Nutzerzahl, Modulen, Integration und Unternehmensstruktur variieren, beginnt ein guter Vergleich mit den richtigen Fragen. Halten Sie Ihren Bedarf schriftlich fest, vergleichen Sie Angebote mit gleichem Umfang und entscheiden Sie nach den Gesamtbetriebskosten.
Wie Masraff kleine und wachsende Teams unterstützt, lesen Sie auf der Seite Lösung für kleine Unternehmen; die Module finden Sie unter Spesenmanagement. Für ein Angebot erreichen Sie uns über die Seite Preise.