Innehållsförteckning
Varför anges priset på ett utläggssystem sällan som en enda siffra?
Priset på ett system för utläggshantering beräknas oftast utifrån företagets storlek, de moduler som används och behovet av integration, och anges därför sällan som en enda siffra.
Frågan ”Vad kostar ett utläggssystem?” liknar frågan ”Vad kostar en bil?”. Ett team på tjugo personer vill kanske bara samla in kvitton, medan en koncern med flera dotterbolag behöver avstämning av företagskort, resor, förskott och ERP-integration. Under samma produktnamn ryms mycket olika uppsättningar.
Därför lämnar många leverantörer pris via offert. Masraffs priser publiceras inte heller i en öppen prislista, utan lämnas som en offert utifrån era behov. Den här artikeln förklarar vilka faktorer som formar en offert, vilka dolda kostnader en till synes billig lösning har och hur ni jämför offerter rättvist.
Vilka faktorer avgör priset på ett utläggssystem?
Priset på ett utläggssystem avgörs främst av antal användare, valda moduler, ERP-integration, företagsstruktur, attestflöde, supportens omfattning och avtalets längd.
| Faktor | Vad den påverkar | Klargör före offerten |
|---|---|---|
| Antal användare | Licensomfattning; de som registrerar utlägg, attesterar och arbetar med ekonomi kan räknas olika | Hur många som ska registrera utlägg och hur många som attesterar |
| Moduler | Utläggshantering, avstämning av företagskort (Ekstre Modülü), resor, fakturor, förskott, budget, utgiftspolicy | Vilka som behövs nu och vilka i en senare fas |
| ERP-integration | Införandeinsats och långsiktig förvaltning | Vilket ERP ni använder och vilka data som ska överföras |
| Antal bolag / dotterbolag | Behov av separat konfiguration, rapportering och behörigheter | Hur många juridiska enheter och kostnadsställen ni har |
| Attestflöde | Komplexitet i konfiguration och förvaltning | Hur många attestnivåer och om flödet förgrenas efter belopp eller avdelning |
| Support och införande | Utbildning, dataöverföring, supportnivå | Vem som driver införandet och vilket utbildningsbehov som finns |
| Avtalstid | Totalt åtagande och flexibilitet | Om ni tänker er ett månads-, års- eller fleraårsavtal |
Tre punkter i tabellen förtjänar extra uppmärksamhet:
- Modulerna gör oftast störst skillnad. Att börja med enbart utläggshantering och lägga till företagskort, resor eller budget senare kan vara ett alternativ; att beskriva behoven som en stegvis plan när ni begär offert ger tydlighet för båda parter.
- ERP-integrationen är den mest tekniska delen av införandet. Masraff integreras med fler än 20 ERP-system; ändå bör ert system och hur data ska överföras diskuteras från start.
- Ett enkelt attestflöde underlättar både konfiguration och daglig användning. Ett komplext flöde är ofta en följd av processen, inte av programvaran; att förenkla processen först förenklar också offerten.
Vilka dolda kostnader har ett verktyg som ser billigt ut?
De dolda kostnaderna i ett verktyg som ser billigt ut är ekonomiteamets manuella arbete, ett försenat månadsbokslut och risken för dubbla eller felaktiga utbetalningar.
Licensavgiften är bara den synliga delen av totalkostnaden. Särskilt när man letar efter prisvärda utläggssystem för småföretag hamnar dessa poster ofta utanför kalkylen:
- Excel och manuell registrering: Att samla kvitton, föra in dem i ett kalkylark, kategorisera och kontrollera dem tar ekonomiteamets tid. Den tiden syns inte på någon faktura, men den finns i lönekostnaden.
- Sent bokslut: Saknade kvitton, borttappade underlag och utlägg som väntar på attest försenar månadsbokslutet. Ett sent bokslut betyder också att rapporterna når ledningen sent.
- Risk för dubbelbetalning: Samma kvitto registrerat två gånger, eller ett kortköp som ersätts igen som utlägg, är fel som är svåra att upptäcka i manuella processer.
- Osynliga policyavvikelser: Om reglerna bara finns i ett dokument upptäcks avvikelser i efterhand, ibland aldrig.
- Bytarkostnad: Att efter några år lämna ett verktyg som inte längre räcker innebär dataöverföring och ny utbildning.
Ingen av dessa poster finns på ett offertformulär, men det är de som avgör vad ett system faktiskt ger.
Hur förbereder man sig inför en offertförfrågan?
Man förbereder en offertförfrågan genom att skriftligt sammanställa antal användare, nödvändiga moduler, ERP, företagsstruktur och attestprocess och skicka det till leverantören.
Ett tydligt informationspaket ger en mer träffsäker offert och gör att ni kan jämföra leverantörer på samma grund. Det här bör ni skicka:
- Användarprofil: Antal personer som registrerar utlägg, attesterar och arbetar på ekonomisidan.
- Månadsvolym: Ungefärligt antal utlägg och kvitton; ett grovt intervall räcker om exakta siffror saknas.
- Modullista: Utläggshantering, avstämning av företagskort, resor, fakturor, förskott, budget, utgiftspolicy; vilka som behövs direkt och vilka senare.
- ERP och redovisningsstruktur: Ert ERP, kostnadsställen och förväntningar på koppling till kontoplanen.
- Företagsstruktur: Antal juridiska enheter och dotterbolag samt om ni arbetar i flera valutor.
- Attestprocess: Nuvarande steg och vem som attesterar.
- Förväntningar på införandet: Önskat startdatum samt behov av utbildning och dataöverföring.
- Avtalspreferens: Den avtalstid ni tänker er och er budgetcykel.
Redan att förbereda en del av listan visar var tid går förlorad i dagens process.
Hur jämför man offerter rättvist?
Offerter bör jämföras utifrån total ägandekostnad, inklusive införande, integration, support och internt arbete, inte bara utifrån licensavgiften.
Likställ omfattningen. Skriv i en och samma tabell vilka moduler, hur många användare, vilken integration och vilken supportnivå varje offert omfattar. Två offerter med olika omfattning går inte att jämföra, oavsett siffrorna.
Beräkna total ägandekostnad. Utöver licens, införande, integration, utbildning och support bör ni räkna in det manuella arbete som teamet fortsätter att göra utanför verktyget. Ett verktyg med billig licens som lämnar mer handpåläggning kan bli dyrare totalt.
Läs avtalsvillkoren. Hur debiteras det att lägga till eller ta bort användare? Går det att lägga till nya moduler? I vilket format får ni ut era data när avtalet löper ut?
Utvärdera med egna data. I en demo ser allt snabbt ut. En utvärdering med era egna kvitton, era egna attestnivåer och er egen export till ERP är den mest tillförlitliga delen av jämförelsen.
Slutsats: rätt frågor ger rätt offert
Eftersom priset på ett utläggssystem varierar med antal användare, moduler, integration och företagsstruktur börjar en bra jämförelse med rätt frågor. Formulera behoven skriftligt, jämför offerter med samma omfattning och fatta beslut utifrån total ägandekostnad.
För små och växande team kan ni läsa om Masraffs upplägg på sidan lösning för småföretag och om modulerna på sidan utläggshantering. För en offert kan ni kontakta oss via sidan priser.