Tabla de Contenidos
- ¿Por qué el precio de un software de gestión de gastos rara vez es una sola cifra?
- ¿Qué factores determinan el precio de un software de gastos?
- ¿Cuáles son los costes ocultos de una herramienta que parece barata?
- ¿Cómo prepararse para pedir una propuesta?
- ¿Cómo comparar propuestas de forma justa?
- Conclusión: las preguntas correctas llevan a la propuesta correcta
¿Por qué el precio de un software de gestión de gastos rara vez es una sola cifra?
El precio de un software de gestión de gastos suele calcularse según el tamaño de la empresa, los módulos que usa y sus necesidades de integración, por lo que rara vez es una sola cifra.
Preguntar «¿cuánto cuesta un software de gastos?» se parece a preguntar «¿cuánto cuesta un coche?». Un equipo de veinte personas quizá solo quiera recoger tickets, mientras que un grupo con varias filiales necesita conciliación de tarjetas corporativas, viajes, anticipos e integración con el ERP. Bajo el mismo nombre de producto aparecen configuraciones muy distintas.
Por eso muchos proveedores dan el precio mediante una propuesta. Los precios de Masraff tampoco se publican en una lista abierta: se facilitan como propuesta según sus necesidades. Este artículo explica qué factores determinan una propuesta, qué costes ocultos tiene una solución que parece barata y cómo comparar propuestas de forma justa.
¿Qué factores determinan el precio de un software de gastos?
El precio de un software de gastos depende sobre todo del número de usuarios, los módulos elegidos, la integración con el ERP, la estructura de la empresa, el circuito de aprobación, el alcance del soporte y la duración del contrato.
| Factor | Qué afecta | Qué aclarar antes de la propuesta |
|---|---|---|
| Número de usuarios | Alcance de la licencia; quienes envían gastos, quienes aprueban y el equipo contable pueden contarse de forma distinta | Cuántas personas registrarán gastos y cuántas aprobarán |
| Módulos | Gestión de gastos, conciliación de tarjetas corporativas (Ekstre Modülü), viajes, facturas, anticipos, presupuesto, política de gastos | Cuáles se necesitan hoy y cuáles en una fase posterior |
| Integración con el ERP | Esfuerzo de implantación y mantenimiento a largo plazo | Qué ERP utiliza y qué datos deben transferirse |
| Número de empresas / filiales | Necesidad de configuración, informes y permisos separados | Cuántas entidades jurídicas y centros de coste hay |
| Circuito de aprobación | Complejidad de configuración y mantenimiento | Cuántos pasos de aprobación y si hay ramas por importe o departamento |
| Soporte e implantación | Formación inicial, migración de datos, nivel de soporte | Quién liderará la implantación y qué formación se necesita |
| Duración del contrato | Compromiso total y flexibilidad | Si piensa en un contrato mensual, anual o plurianual |
Tres elementos de la tabla merecen especial atención:
- Los módulos suelen marcar la mayor diferencia. Empezar solo con la gestión de gastos y añadir más adelante tarjetas corporativas, viajes o presupuesto puede ser una opción; presentar sus necesidades como un plan por fases al pedir la propuesta aporta claridad a ambas partes.
- La integración con el ERP es la parte más técnica de la implantación. Masraff se integra con más de 20 ERP; aun así, conviene hablar desde el principio de su sistema y de cómo se transferirán los datos.
- Un circuito de aprobación sencillo facilita tanto la configuración como el uso diario. Un circuito complejo suele ser consecuencia del proceso, no del software; simplificar primero el proceso también simplifica la propuesta.
¿Cuáles son los costes ocultos de una herramienta que parece barata?
Los costes ocultos de una herramienta que parece barata son el trabajo manual del equipo financiero, el retraso del cierre mensual y el riesgo de pagos duplicados o erróneos.
La licencia es solo la parte visible del coste total. Sobre todo al buscar un software de gastos asequible para pymes, estas partidas suelen quedar fuera del cálculo:
- Excel y registro manual: Recoger tickets, pasarlos a una hoja de cálculo, clasificarlos y revisarlos consume tiempo del equipo financiero. Ese tiempo no aparece en ninguna factura, pero sí en la nómina.
- Cierre tardío: Tickets que faltan, documentos perdidos y gastos pendientes de aprobación retrasan el cierre de mes. Un cierre tardío significa también que los informes llegan tarde a la dirección.
- Riesgo de pago duplicado: El mismo ticket registrado dos veces, o una compra pagada con tarjeta que se reembolsa otra vez como gasto, son errores difíciles de detectar en procesos manuales.
- Incumplimientos de política invisibles: Si las normas solo están en un documento, los incumplimientos se detectan después, y a veces nunca.
- Coste de cambio: Abandonar al cabo de unos años una herramienta que se ha quedado corta implica migrar datos y volver a formar al equipo.
Ninguna de estas partidas figura en un formulario de propuesta, pero son las que determinan lo que un software aporta realmente.
¿Cómo prepararse para pedir una propuesta?
Para pedir una propuesta, prepare por escrito el número de usuarios, los módulos necesarios, el ERP, la estructura de la empresa y el proceso de aprobación, y envíelo al proveedor.
Un paquete de información claro le ayuda a recibir una propuesta más precisa y a comparar proveedores sobre la misma base. Qué enviar:
- Perfil de usuarios: Número de personas que envían gastos, que los aprueban y que trabajan en contabilidad.
- Volumen mensual: Número aproximado de gastos y tickets; si no tiene datos exactos, basta con un rango orientativo.
- Lista de módulos: Gestión de gastos, conciliación de tarjetas corporativas, viajes, facturas, anticipos, presupuesto, política de gastos; cuáles ahora y cuáles más adelante.
- ERP y estructura contable: Su ERP, los centros de coste y lo que espera de la correspondencia con el plan de cuentas.
- Estructura de la empresa: Número de entidades jurídicas y filiales, y si trabaja con varias divisas.
- Proceso de aprobación: Pasos actuales y quién aprueba.
- Expectativas de implantación: Fecha de inicio prevista, necesidades de formación y de migración de datos.
- Preferencia de contrato: La duración que contempla y su ciclo presupuestario.
Incluso preparar parte de esta lista le muestra dónde se pierde tiempo en su proceso actual.
¿Cómo comparar propuestas de forma justa?
Las propuestas deben compararse por su coste total de propiedad, incluidos implantación, integración, soporte y esfuerzo interno, y no solo por el precio de la licencia.
Iguale el alcance. Anote en una sola tabla qué módulos, cuántos usuarios, qué integración y qué nivel de soporte incluye cada propuesta. Dos propuestas con alcance distinto no son comparables, sean cuales sean sus cifras.
Calcule el coste total de propiedad. Además de licencia, implantación, integración, formación y soporte, tenga en cuenta el trabajo manual que su equipo seguirá haciendo fuera de la herramienta. Una herramienta con licencia barata que deja más trabajo manual puede salir más cara en conjunto.
Lea las condiciones del contrato. ¿Cómo se factura añadir o quitar usuarios? ¿Se pueden añadir módulos nuevos? ¿En qué formato recupera sus datos al terminar el contrato?
Evalúe con sus propios datos. En una demo todo parece rápido. Una evaluación con sus propios tickets, sus pasos de aprobación y su propia exportación al ERP es la parte más fiable de la comparación.
Conclusión: las preguntas correctas llevan a la propuesta correcta
Como el precio de un software de gestión de gastos varía según usuarios, módulos, integración y estructura de la empresa, una buena comparación empieza por hacer las preguntas correctas. Ponga sus necesidades por escrito, compare propuestas con el mismo alcance y decida por el coste total de propiedad.
Para equipos pequeños y en crecimiento, conozca el enfoque de Masraff en la página de solución para pymes y los módulos en la página de gestión de gastos. Para pedir una propuesta, contáctenos desde la página de precios.