İçindekiler
Masraf yönetimi yazılımı fiyatları neden tek bir rakamla verilmez?
Masraf yönetimi yazılımlarının fiyatı şirketin büyüklüğüne, kullandığı modüllere ve entegrasyon ihtiyacına göre hesaplandığı için çoğu zaman tek bir rakamla verilmez.
"Masraf yazılımı ne kadar?" sorusu, "araba ne kadar?" sorusuna benzer. Yirmi kişilik bir ekip yalnızca fiş toplamak isterken, birkaç alt şirketi olan bir grup kurumsal kart mutabakatı, seyahat, avans ve ERP entegrasyonu ister. Aynı ürün adı altında birbirinden çok farklı kurulumlar ortaya çıkar.
Bu yüzden birçok sağlayıcı fiyatı teklif üzerinden verir. Masraff'ın fiyatları da herkese açık bir listede yayımlanmaz; ihtiyaçlarınıza göre teklif olarak iletilir. Bu yazı, teklifi hangi etkenlerin belirlediğini, ucuz görünen bir çözümün gizli maliyetlerini ve teklifleri adil biçimde nasıl karşılaştıracağınızı anlatıyor.
Masraf yazılımı fiyatını hangi etkenler belirler?
Masraf yazılımı fiyatını en çok kullanıcı sayısı, seçilen modüller, ERP entegrasyonu, şirket yapısı, onay kurgusu, destek kapsamı ve sözleşme süresi belirler.
| Etken | Neyi etkiler | Teklif öncesi netleştirin |
|---|---|---|
| Kullanıcı sayısı | Lisans kapsamı; masraf gönderen, onaylayan ve muhasebe kullanıcıları farklı değerlendirilebilir | Masraf girecek kişi sayısı ve onaycı sayısı |
| Modüller | Masraf yönetimi, kurumsal kart mutabakatı (Ekstre Modülü), seyahat, fatura, avans, bütçe, harcama politikası | Hangileri bugün gerekli, hangileri sonraki aşamada |
| ERP entegrasyonu | Kurulum eforu ve sürdürülebilirlik | Kullandığınız ERP ve aktarılacak veriler |
| Şirket / alt şirket sayısı | Ayrı yapılandırma, raporlama ve yetki ihtiyacı | Kaç tüzel kişilik, kaç masraf merkezi olduğu |
| Onay kurgusu | Kurulum ve bakım karmaşıklığı | Kaç onay adımı olduğu, tutara veya departmana göre dallanma olup olmadığı |
| Destek ve kurulum | Başlangıç eğitimi, veri aktarımı, destek düzeyi | Kurulumu kimin yürüteceği ve eğitim ihtiyacı |
| Sözleşme süresi | Toplam taahhüt ve esneklik | Aylık, yıllık ya da çok yıllık bir sözleşme düşünüp düşünmediğiniz |
Tablodaki üç kalem ayrıca dikkat ister:
- Modüller genellikle en büyük farkı yaratan kalemdir. Yalnızca masraf yönetimiyle başlayıp kurumsal kart, seyahat veya bütçe modülünü sonradan eklemek bir seçenek olabilir; teklif isterken ihtiyacınızı aşamalı bir plan olarak paylaşmak iki tarafa da netlik sağlar.
- ERP entegrasyonu kurulumun en teknik kısmıdır. Masraff 20'den fazla ERP ile entegre çalışır; yine de sizin kullandığınız sistemin ve verinin nasıl aktarılacağının baştan konuşulması gerekir.
- Onay kurgusu sade tutulduğunda hem kurulum hem günlük kullanım kolaylaşır. Karmaşık bir kurgu çoğu zaman yazılımın değil sürecin bir sonucudur; önce süreci sadeleştirmek teklifi de sadeleştirir.
Ucuz görünen bir aracın gizli maliyetleri nelerdir?
Ucuz görünen bir aracın gizli maliyetleri, finans ekibinin elle yaptığı işin emeği, geciken ay sonu kapanışı ve mükerrer ya da hatalı ödeme riskidir.
Lisans bedeli, toplam maliyetin yalnızca görünen kısmıdır. Özellikle küçük işletmeler için uygun fiyatlı gider ve masraf yönetimi yazılımları araştırılırken şu kalemler sık sık hesap dışında kalır:
- Excel ve elle giriş emeği: Fişlerin toplanması, tabloya aktarılması, kategorilendirilmesi ve kontrol edilmesi finans ekibinin zamanını alır. Bu zaman bir faturada görünmez ama maaş bordrosunda vardır.
- Geç kapanış: Eksik fiş, kayıp belge ve onay bekleyen masraflar ay sonu kapanışını geciktirir. Geç kapanış, yönetime giden raporların da geç gelmesi demektir.
- Mükerrer ödeme riski: Aynı fişin iki kez girilmesi ya da kartla ödenmiş bir harcamanın ayrıca masraf olarak geri ödenmesi, elle yürüyen süreçlerde fark edilmesi zor hatalardır.
- Görünmeyen politika ihlalleri: Kurallar yalnızca bir belgede yazılıysa ihlaller ancak sonradan fark edilir, bazen hiç fark edilmez.
- Geçiş maliyeti: Yetersiz kalan bir araçtan birkaç yıl sonra başka bir sisteme geçmek, veri aktarımı ve yeniden eğitim demektir.
Bu kalemlerin hiçbiri teklif formunda yer almaz; ama bir yazılımın gerçekte ne kazandırdığını belirleyen bunlardır.
Teklif almaya nasıl hazırlanılır?
Teklif almaya, kullanıcı sayısını, ihtiyaç duyulan modülleri, ERP'yi, şirket yapısını ve onay sürecini yazılı olarak hazırlayıp sağlayıcıya göndererek hazırlanılır.
Net bir bilgi paketi, hem daha doğru bir teklif almanızı hem de farklı sağlayıcıları aynı temelde karşılaştırmanızı sağlar. Göndermeniz gerekenler:
- Kullanıcı profili: Masraf gönderen, onaylayan ve muhasebe tarafında çalışan kişi sayıları.
- Aylık hacim: Yaklaşık masraf ve fiş adedi; kesin olmasa da bir aralık yeterlidir.
- Modül listesi: Masraf yönetimi, kurumsal kart mutabakatı, seyahat, fatura, avans, bütçe, harcama politikası; hangilerinin hemen, hangilerinin sonra gerektiği.
- ERP ve muhasebe yapısı: Kullandığınız ERP, masraf merkezleri ve hesap planıyla eşleşme beklentisi.
- Şirket yapısı: Tüzel kişilik ve alt şirket sayısı, farklı para birimleriyle çalışıp çalışmadığınız.
- Onay süreci: Mevcut adımlar ve kimlerin onay verdiği.
- Kurulum beklentisi: Hedef başlangıç tarihi, eğitim ve veri aktarımı ihtiyacı.
- Sözleşme tercihi: Düşündüğünüz süre ve bütçe döngünüz.
Bu listenin bir kısmını hazırlamak bile, mevcut süreçte nerede zaman kaybettiğinizi görmenizi sağlar.
Teklifler adil biçimde nasıl karşılaştırılır?
Teklifler yalnızca lisans bedeline göre değil, kurulum, entegrasyon, destek ve iç emek dahil toplam sahip olma maliyetine göre karşılaştırılmalıdır.
Kapsamı eşitleyin. Her teklifin hangi modülleri, kaç kullanıcıyı, hangi entegrasyonu ve hangi destek düzeyini kapsadığını tek bir tabloya yazın. Kapsamı farklı iki teklif, rakamları ne olursa olsun karşılaştırılamaz.
Toplam sahip olma maliyetini hesaplayın. Lisans, kurulum, entegrasyon, eğitim ve destek bedellerine ek olarak ekibinizin araç dışında yapmaya devam edeceği elle işi de hesaba katın. Lisansı ucuz bir araç ekibe daha fazla elle iş bırakıyorsa toplamda daha pahalıya gelebilir.
Sözleşme koşullarını okuyun. Kullanıcı eklemek veya çıkarmak nasıl fiyatlanıyor? Yeni modül eklemek mümkün mü? Sözleşme bitiminde verilerinizi hangi biçimde alabiliyorsunuz?
Kendi verinizle değerlendirin. Demo ekranlarında her şey hızlı görünür. Kendi fişleriniz, kendi onay adımlarınız ve kendi ERP aktarımınız üzerinden yapılan bir değerlendirme, karşılaştırmanın en güvenilir parçasıdır.
Sonuç: Doğru soruyla doğru teklif
Masraf yönetimi yazılımı fiyatları kullanıcı sayısına, modüllere, entegrasyona ve şirket yapısına göre değiştiği için doğru karşılaştırma doğru soruları sormakla başlar. İhtiyacınızı yazılı hazırlayın, teklifleri aynı kapsamda karşılaştırın ve kararı toplam sahip olma maliyetine göre verin.
Küçük ve büyümekte olan ekipler için Masraff'ın yaklaşımını küçük işletmeler için çözüm sayfasında, modülleri masraf yönetimi sayfasında inceleyebilirsiniz. Teklif almak için fiyatlandırma sayfasından bize ulaşabilirsiniz.