Змест
- Чаму кошт праграмы для кіравання выдаткамі не называюць адной лічбай?
- Якія фактары вызначаюць кошт праграмы для выдаткаў?
- Якія схаваныя выдаткі мае інструмент, што выглядае танным?
- Як падрыхтавацца да запыту прапановы?
- Як сумленна параўноўваць прапановы?
- Выснова: правільнае пытанне — правільная прапанова
Чаму кошт праграмы для кіравання выдаткамі не называюць адной лічбай?
Кошт праграм для кіравання выдаткамі разлічваецца з улікам памеру кампаніі, выкарыстаных модуляў і патрэб у інтэграцыі, таму звычайна яго не называюць адной лічбай.
Некаторыя паняцці ў гэтым артыкуле (напрыклад, назвы модуляў Masraff) паходзяць з турэцкага рынку, але фактары, якія ўплываюць на кошт, аднолькавыя ў любой краіне.
Пытанне «Колькі каштуе праграма для выдаткаў?» падобнае да пытання «Колькі каштуе аўтамабіль?». Каманда з дваццаці чалавек хоча толькі збіраць чэкі, а група з некалькімі даччынымі кампаніямі мае патрэбу ў зверцы карпаратыўных картак, камандзіроўках, авансах і інтэграцыі з ERP. Пад адной назвай прадукту ўзнікаюць зусім розныя канфігурацыі.
Таму многія пастаўшчыкі называюць кошт праз камерцыйную прапанову. Цэны Masraff таксама не публікуюцца ў адкрытым прайс-лісце: іх дасылаюць як прапанову паводле вашых патрэб. Гэты артыкул тлумачыць, якія фактары вызначаюць прапанову, якія схаваныя выдаткі мае рашэнне, што выглядае танным, і як сумленна параўноўваць прапановы.
Якія фактары вызначаюць кошт праграмы для выдаткаў?
Кошт праграмы для выдаткаў найперш вызначаюць колькасць карыстальнікаў, абраныя модулі, інтэграцыя з ERP, структура кампаніі, схема ўзгаднення, аб'ём падтрымкі і тэрмін дамовы.
| Фактар | На што ўплывае | Удакладніце да запыту прапановы |
|---|---|---|
| Колькасць карыстальнікаў | Аб'ём ліцэнзіі; тыя, хто падае выдаткі, тыя, хто ўзгадняе, і бухгалтэрыя могуць улічвацца па-рознаму | Колькі людзей будзе ўносіць выдаткі і колькі ёсць тых, хто ўзгадняе |
| Модулі | Кіраванне выдаткамі, зверка карпаратыўных картак (Ekstre Modülü – модуль выпісак), камандзіроўкі, рахункі, авансы, бюджэт, палітыка выдаткаў | Што патрэбна сёння, а што на наступным этапе |
| Інтэграцыя з ERP | Працаёмкасць укаранення і ўстойлівасць | Ваша ERP і даныя, якія трэба перадаваць |
| Колькасць кампаній / даччыных кампаній | Патрэба ў асобных наладах, справаздачах і правах доступу | Колькі юрыдычных асоб і колькі цэнтраў выдаткаў |
| Схема ўзгаднення | Складанасць укаранення і суправаджэння | Колькі этапаў узгаднення і ці ёсць разгалінаванне паводле сумы або аддзела |
| Падтрымка і ўкараненне | Пачатковае навучанне, перанос даных, узровень падтрымкі | Хто будзе весці ўкараненне і якое патрэбна навучанне |
| Тэрмін дамовы | Агульныя абавязацельствы і гнуткасць | Ці разглядаеце вы месячную, гадавую або шматгадовую дамову |
Тры пункты табліцы патрабуюць асаблівай увагі:
- Модулі звычайна даюць найбольшую розніцу. Можна пачаць толькі з кіравання выдаткамі і пазней дадаць модуль карпаратыўных картак, камандзіровак або бюджэту; калі падаць патрэбы як паэтапны план, гэта дае яснасць абодвум бакам.
- Інтэграцыя з ERP — самая тэхнічная частка ўкаранення. Masraff інтэгруецца з больш чым 20 ERP-сістэмамі; і ўсё ж вашу сістэму і спосаб перадачы даных трэба абмеркаваць з самага пачатку.
- Схема ўзгаднення, калі яна простая, палягчае і ўкараненне, і штодзённую працу. Складаная схема часта з'яўляецца вынікам працэсу, а не праграмы; спрашчэнне працэсу спрашчае і прапанову.
Якія схаваныя выдаткі мае інструмент, што выглядае танным?
Схаваныя выдаткі інструмента, што выглядае танным, — гэта ручная праца фінансавай каманды, затрыманае закрыццё месяца і рызыка падвойных або памылковых плацяжоў.
Плата за ліцэнзію — толькі бачная частка сукупных выдаткаў. Асабліва калі шукаюць даступныя праграмы для кіравання выдаткамі для малога бізнесу, наступныя пункты часта застаюцца па-за разлікам:
- Праца ў Excel і ручны ўвод: Збор чэкаў, перанос у табліцы, катэгарызацыя і праверка забіраюць час фінансавай каманды. Гэты час не відаць ні ў адным рахунку, але ён ёсць у ведамасці заробкаў.
- Затрыманае закрыццё: Адсутныя чэкі, згубленыя дакументы і выдаткі, якія чакаюць узгаднення, затрымліваюць закрыццё месяца. Позняе закрыццё азначае і познія справаздачы для кіраўніцтва.
- Рызыка падвойнай аплаты: Двойчы ўнесены адзін і той жа чэк або асобная кампенсацыя выдатку, ужо аплачанага карткай, — памылкі, якія цяжка заўважыць у ручных працэсах.
- Нябачныя парушэнні палітыкі: Калі правілы запісаныя толькі ў дакуменце, парушэнні выяўляюцца толькі пасля, а часам не выяўляюцца зусім.
- Кошт пераходу: Пераход праз некалькі гадоў з інструмента, якога стала недастаткова, на іншую сістэму азначае перанос даных і паўторнае навучанне.
Ніводны з гэтых пунктаў не трапляе ў форму прапановы, але менавіта яны вызначаюць, што праграма сапраўды дае.
Як падрыхтавацца да запыту прапановы?
Да запыту прапановы рыхтуюцца, пісьмова апісваючы колькасць карыстальнікаў, патрэбныя модулі, ERP, структуру кампаніі і працэс узгаднення і дасылаючы гэта пастаўшчыку.
Ясны пакет інфармацыі дапамагае атрымаць больш дакладную прапанову і параўнаць розных пастаўшчыкоў на адной аснове. Што трэба даслаць:
- Профіль карыстальнікаў: Колькасць тых, хто падае выдаткі, хто ўзгадняе і хто працуе ў бухгалтэрыі.
- Месячны аб'ём: Прыблізная колькасць выдаткаў і чэкаў; дастаткова арыенціровачнага дыяпазону колькасці.
- Спіс модуляў: Кіраванне выдаткамі, зверка карпаратыўных картак, камандзіроўкі, рахункі, авансы, бюджэт, палітыка выдаткаў; што патрэбна адразу, а што пазней.
- ERP і ўліковая структура: Ваша ERP, цэнтры выдаткаў і чаканні адносна адпаведнасці плану рахункаў.
- Структура кампаніі: Колькасць юрыдычных асоб і даччыных кампаній, ці працуеце вы з некалькімі валютамі.
- Працэс узгаднення: Цяперашнія этапы і хто ўзгадняе.
- Чаканні ад укаранення: Мэтавая дата старту, патрэбы ў навучанні і пераносе даных.
- Перавагі па дамове: Тэрмін, які вы разглядаеце, і ваш бюджэтны цыкл.
Нават падрыхтоўка часткі гэтага спісу паказвае, дзе вы губляеце час у цяперашнім працэсе.
Як сумленна параўноўваць прапановы?
Прапановы трэба параўноўваць не толькі па плаце за ліцэнзію, а па сукупным кошце валодання, у які ўваходзяць укараненне, інтэграцыя, падтрымка і ўнутраная праца.
Выраўнуйце аб'ём. Запішыце ў адну табліцу, якія модулі, колькі карыстальнікаў, якую інтэграцыю і які ўзровень падтрымкі ўключае кожная прапанова. Дзве прапановы з розным аб'ёмам нельга параўноўваць, якімі б ні былі лічбы.
Разлічыце сукупны кошт валодання. Акрамя платы за ліцэнзію, укараненне, інтэграцыю, навучанне і падтрымку, улічыце ручную працу, якую ваша каманда будзе і далей рабіць па-за інструментам. Інструмент з таннай ліцэнзіяй, што пакідае камандзе больш ручной працы, у выніку можа каштаваць даражэй.
Чытайце ўмовы дамовы. Як тарыфікуецца даданне або выдаленне карыстальнікаў? Ці можна дадаць новыя модулі? У якім фармаце вы атрымаеце свае даныя пасля заканчэння дамовы?
Ацэньвайце на ўласных даных. На дэма-экранах усё выглядае хутка. Ацэнка на вашых чэках, вашых этапах узгаднення і вашай перадачы даных у ERP — самая надзейная частка параўнання.
Выснова: правільнае пытанне — правільная прапанова
Паколькі кошт праграм для кіравання выдаткамі залежыць ад колькасці карыстальнікаў, модуляў, інтэграцыі і структуры кампаніі, сумленнае параўнанне пачынаецца з правільных пытанняў. Апішыце патрэбы пісьмова, параўноўвайце прапановы з аднолькавым аб'ёмам і прымайце рашэнне па сукупным кошце валодання.
Падыход Masraff для малых і растучых каманд можна паглядзець на старонцы рашэнне для малога бізнесу, а модулі — на старонцы кіраванне выдаткамі. Каб атрымаць прапанову, звяжыцеся з намі праз старонку цэны.