Sommario
- Perché il prezzo di un software per le note spese raramente è un numero unico?
- Quali fattori determinano il prezzo di un software per le note spese?
- Quali sono i costi nascosti di uno strumento che sembra economico?
- Come prepararsi a chiedere un preventivo?
- Come confrontare i preventivi in modo equo?
- Conclusione: le domande giuste portano al preventivo giusto
Perché il prezzo di un software per le note spese raramente è un numero unico?
Il prezzo di un software per la gestione delle note spese si calcola di solito in base alle dimensioni dell’azienda, ai moduli utilizzati e alle esigenze di integrazione, per questo raramente è un numero unico.
Chiedere «quanto costa un software per le note spese?» è un po’ come chiedere «quanto costa un’auto?». Un team di venti persone potrebbe voler solo raccogliere scontrini, mentre un gruppo con diverse controllate ha bisogno di riconciliazione delle carte aziendali, trasferte, anticipi e integrazione con l’ERP. Sotto lo stesso nome di prodotto nascono configurazioni molto diverse.
Per questo molti fornitori indicano il prezzo tramite preventivo. Anche i prezzi di Masraff non sono pubblicati in un listino pubblico: vengono forniti come preventivo in base alle vostre esigenze. Questo articolo spiega quali fattori determinano un preventivo, quali costi nascosti ha una soluzione che sembra economica e come confrontare i preventivi in modo equo.
Quali fattori determinano il prezzo di un software per le note spese?
Il prezzo di un software per le note spese dipende soprattutto da numero di utenti, moduli scelti, integrazione ERP, struttura aziendale, flusso di approvazione, livello di supporto e durata del contratto.
| Fattore | Cosa influenza | Da chiarire prima del preventivo |
|---|---|---|
| Numero di utenti | Ampiezza della licenza; chi invia le spese, chi approva e l’amministrazione possono essere conteggiati in modo diverso | Quante persone inseriranno spese e quante le approveranno |
| Moduli | Gestione note spese, riconciliazione carte aziendali (Ekstre Modülü), trasferte, fatture, anticipi, budget, policy di spesa | Quali servono oggi e quali in una fase successiva |
| Integrazione ERP | Impegno di implementazione e manutenibilità nel tempo | Quale ERP usate e quali dati vanno trasferiti |
| Numero di società / controllate | Necessità di configurazioni, report e permessi separati | Quante entità giuridiche e centri di costo ci sono |
| Flusso di approvazione | Complessità di configurazione e manutenzione | Quanti livelli di approvazione e se il flusso si dirama per importo o reparto |
| Supporto e avvio | Formazione iniziale, migrazione dati, livello di supporto | Chi guiderà l’avvio e quali esigenze di formazione ci sono |
| Durata del contratto | Impegno complessivo e flessibilità | Se pensate a un contratto mensile, annuale o pluriennale |
Tre voci della tabella meritano un’attenzione particolare:
- I moduli sono di solito la voce che fa più differenza. Iniziare con la sola gestione delle note spese e aggiungere in seguito carte aziendali, trasferte o budget può essere un’opzione; presentare le esigenze come un piano per fasi quando si chiede il preventivo dà chiarezza a entrambe le parti.
- L’integrazione ERP è la parte più tecnica dell’avvio. Masraff si integra con più di 20 ERP; ciò nonostante, il vostro sistema e il modo in cui i dati verranno trasferiti vanno discussi fin dall’inizio.
- Un flusso di approvazione semplice facilita sia la configurazione sia l’uso quotidiano. Un flusso complesso nasce spesso dal processo, non dal software; semplificare prima il processo semplifica anche il preventivo.
Quali sono i costi nascosti di uno strumento che sembra economico?
I costi nascosti di uno strumento che sembra economico sono il lavoro manuale del team amministrativo, la chiusura mensile in ritardo e il rischio di pagamenti doppi o errati.
Il canone di licenza è solo la parte visibile del costo totale. Soprattutto quando si cerca un software note spese conveniente per piccole imprese, queste voci restano spesso fuori dal calcolo:
- Excel e inserimento manuale: Raccogliere scontrini, trascriverli in un foglio di calcolo, classificarli e controllarli richiede tempo al team amministrativo. Quel tempo non compare in nessuna fattura, ma c’è nel costo del personale.
- Chiusura in ritardo: Scontrini mancanti, documenti persi e spese in attesa di approvazione ritardano la chiusura del mese. Una chiusura in ritardo significa anche report che arrivano tardi alla direzione.
- Rischio di doppio pagamento: Lo stesso scontrino inserito due volte, o un acquisto pagato con carta rimborsato di nuovo come nota spese, sono errori difficili da individuare nei processi manuali.
- Violazioni della policy invisibili: Se le regole esistono solo in un documento, le violazioni emergono a posteriori, e a volte mai.
- Costo di cambio: Abbandonare dopo qualche anno uno strumento diventato insufficiente comporta migrazione dei dati e nuova formazione.
Nessuna di queste voci compare in un modulo di preventivo, ma sono proprio queste a determinare quanto un software rende davvero.
Come prepararsi a chiedere un preventivo?
Ci si prepara a un preventivo mettendo per iscritto numero di utenti, moduli necessari, ERP, struttura aziendale e processo di approvazione e inviandoli al fornitore.
Un pacchetto di informazioni chiaro aiuta a ricevere un preventivo più preciso e a confrontare fornitori diversi sulla stessa base. Cosa inviare:
- Profilo degli utenti: Numero di persone che inviano spese, che le approvano e che lavorano in amministrazione.
- Volume mensile: Numero indicativo di spese e scontrini; se mancano dati esatti, basta un intervallo di massima.
- Elenco dei moduli: Gestione note spese, riconciliazione carte aziendali, trasferte, fatture, anticipi, budget, policy di spesa; quali subito e quali più avanti.
- ERP e struttura contabile: Il vostro ERP, i centri di costo e le aspettative sulla corrispondenza con il piano dei conti.
- Struttura aziendale: Numero di entità giuridiche e controllate, e se lavorate con più valute.
- Processo di approvazione: Passaggi attuali e chi approva.
- Aspettative sull’avvio: Data di partenza prevista, esigenze di formazione e di migrazione dei dati.
- Preferenza contrattuale: La durata che avete in mente e il vostro ciclo di budget.
Anche preparare solo una parte di questo elenco mostra dove si perde tempo nel processo attuale.
Come confrontare i preventivi in modo equo?
I preventivi vanno confrontati sul costo totale di possesso, compresi avvio, integrazione, supporto e lavoro interno, e non solo sul canone di licenza.
Allineate il perimetro. Riportate in un’unica tabella quali moduli, quanti utenti, quale integrazione e quale livello di supporto copre ciascun preventivo. Due preventivi con perimetro diverso non sono confrontabili, qualunque siano le cifre.
Calcolate il costo totale di possesso. Oltre a licenza, avvio, integrazione, formazione e supporto, considerate il lavoro manuale che il team continuerà a svolgere fuori dallo strumento. Uno strumento con licenza economica che lascia più lavoro manuale può risultare più caro nel complesso.
Leggete le condizioni contrattuali. Come viene addebitata l’aggiunta o la rimozione di utenti? È possibile aggiungere nuovi moduli? In quale formato riavete i vostri dati alla scadenza del contratto?
Valutate con i vostri dati. In una demo tutto sembra veloce. Una valutazione fatta con i vostri scontrini, i vostri passaggi di approvazione e la vostra esportazione verso l’ERP è la parte più affidabile del confronto.
Conclusione: le domande giuste portano al preventivo giusto
Poiché il prezzo di un software per la gestione delle note spese varia in base a utenti, moduli, integrazione e struttura aziendale, un buon confronto parte dalle domande giuste. Mettete per iscritto le vostre esigenze, confrontate preventivi con lo stesso perimetro e decidete in base al costo totale di possesso.
Per team piccoli e in crescita, scoprite l’approccio di Masraff nella pagina soluzione per piccole imprese e i moduli nella pagina gestione note spese. Per un preventivo, contattateci dalla pagina prezzi.