Cuprins
- De ce prețul unui software de gestionare a cheltuielilor nu se exprimă printr-o singură cifră?
- Ce factori stabilesc prețul unui software de cheltuieli?
- Care sunt costurile ascunse ale unui instrument aparent ieftin?
- Cum vă pregătiți pentru a primi o ofertă?
- Cum comparați ofertele în mod corect?
- Concluzie: întrebarea potrivită aduce oferta potrivită
De ce prețul unui software de gestionare a cheltuielilor nu se exprimă printr-o singură cifră?
Prețul unui software de gestionare a cheltuielilor se calculează în funcție de mărimea companiei, modulele folosite și nevoile de integrare, așa că rareori este o singură cifră.
Întrebarea „Cât costă un software de cheltuieli?” seamănă cu „Cât costă o mașină?”. O echipă de douăzeci de persoane vrea doar să colecteze bonuri, în timp ce un grup cu mai multe filiale are nevoie de reconcilierea cardurilor corporative, deplasări, avansuri și integrare ERP. Sub același nume de produs apar configurații foarte diferite.
De aceea, mulți furnizori oferă prețul pe bază de ofertă. Nici prețurile Masraff nu sunt publicate într-o listă publică; ele se transmit sub formă de ofertă, în funcție de nevoile dumneavoastră. Acest articol explică ce factori determină oferta, care sunt costurile ascunse ale unei soluții aparent ieftine și cum puteți compara corect ofertele.
Ce factori stabilesc prețul unui software de cheltuieli?
Prețul unui software de cheltuieli este determinat mai ales de numărul de utilizatori, modulele alese, integrarea ERP, structura companiei, fluxul de aprobare, nivelul de suport și durata contractului.
| Factor | Ce influențează | Clarificați înainte de ofertă |
|---|---|---|
| Numărul de utilizatori | Acoperirea licenței; utilizatorii care trimit cheltuieli, aprobatorii și contabilii pot fi tratați diferit | Câte persoane vor introduce cheltuieli și câți aprobatori există |
| Module | Gestionarea cheltuielilor, reconcilierea cardurilor corporative (Ekstre Modülü – modulul de extrase), deplasări, facturi, avansuri, buget, politică de cheltuieli | Care sunt necesare acum și care într-o etapă ulterioară |
| Integrarea ERP | Efortul de implementare și sustenabilitatea | ERP-ul folosit și datele care trebuie transferate |
| Numărul de companii / filiale | Nevoia de configurare, raportare și drepturi separate | Câte entități juridice și câte centre de cost există |
| Fluxul de aprobare | Complexitatea implementării și a întreținerii | Câți pași de aprobare există și dacă există ramificări după sumă sau departament |
| Suport și implementare | Instruirea inițială, migrarea datelor, nivelul de suport | Cine conduce implementarea și ce nevoi de instruire există |
| Durata contractului | Angajamentul total și flexibilitatea | Dacă vă gândiți la un contract lunar, anual sau multianual |
Trei elemente din tabel merită atenție suplimentară:
- Modulele fac de regulă cea mai mare diferență. Puteți începe doar cu gestionarea cheltuielilor și adăuga ulterior modulul de carduri corporative, deplasări sau buget; prezentarea nevoilor ca plan în etape aduce claritate ambelor părți.
- Integrarea ERP este partea cea mai tehnică a implementării. Masraff se integrează cu peste 20 de sisteme ERP; totuși, sistemul pe care îl folosiți și modul în care vor fi transferate datele trebuie discutate de la început.
- Fluxul de aprobare, când este simplu, ușurează atât implementarea, cât și utilizarea zilnică. Un flux complicat este adesea rezultatul procesului, nu al software-ului; simplificarea procesului simplifică și oferta.
Care sunt costurile ascunse ale unui instrument aparent ieftin?
Costurile ascunse ale unui instrument aparent ieftin sunt munca manuală a echipei financiare, închiderea de lună întârziată și riscul plăților duble sau greșite.
Taxa de licență este doar partea vizibilă a costului total. Mai ales când se caută software accesibil de gestionare a cheltuielilor pentru afaceri mici, următoarele elemente rămân adesea în afara calculului:
- Munca în Excel și introducerea manuală: Colectarea bonurilor, transcrierea lor în tabele, clasificarea și verificarea consumă timpul echipei financiare. Acest timp nu apare pe nicio factură, dar apare în statul de plată.
- Închiderea întârziată: Bonurile lipsă, documentele pierdute și cheltuielile în așteptarea aprobării întârzie închiderea de lună. O închidere târzie înseamnă și rapoarte întârziate către conducere.
- Riscul de plată dublă: Introducerea aceluiași bon de două ori sau rambursarea separată a unei cheltuieli plătite deja cu cardul sunt erori greu de observat în procesele manuale.
- Încălcări invizibile ale politicii: Dacă regulile sunt scrise doar într-un document, încălcările sunt observate abia ulterior, uneori deloc.
- Costul schimbării: Trecerea, după câțiva ani, de la un instrument insuficient la alt sistem înseamnă migrare de date și reinstruire.
Niciunul dintre aceste elemente nu apare în formularul de ofertă; totuși, ele determină ce aduce de fapt un software.
Cum vă pregătiți pentru a primi o ofertă?
Vă pregătiți pentru o ofertă notând numărul de utilizatori, modulele necesare, ERP-ul, structura companiei și procesul de aprobare și trimițându-le furnizorului.
Un pachet clar de informații vă ajută să primiți o ofertă mai exactă și să comparați furnizorii pe aceeași bază. Ce trebuie să trimiteți:
- Profilul utilizatorilor: Numărul persoanelor care trimit cheltuieli, al aprobatorilor și al celor din contabilitate.
- Volumul lunar: Numărul aproximativ de cheltuieli și bonuri; un interval orientativ este suficient.
- Lista de module: Gestionarea cheltuielilor, reconcilierea cardurilor corporative, deplasări, facturi, avansuri, buget, politică de cheltuieli; care sunt necesare imediat și care mai târziu.
- ERP și structura contabilă: ERP-ul folosit, centrele de cost și așteptările privind corelarea cu planul de conturi.
- Structura companiei: Numărul de entități juridice și filiale, dacă lucrați cu mai multe monede.
- Procesul de aprobare: Pașii actuali și cine aprobă.
- Așteptări privind implementarea: Data de start dorită, nevoile de instruire și de migrare a datelor.
- Preferința contractuală: Durata avută în vedere și ciclul bugetar.
Chiar și pregătirea unei părți din această listă vă arată unde pierdeți timp în procesul actual.
Cum comparați ofertele în mod corect?
Ofertele trebuie comparate nu doar după taxa de licență, ci după costul total de proprietate, inclusiv implementare, integrare, suport și munca internă.
Egalizați acoperirea. Notați într-un singur tabel ce module, câți utilizatori, ce integrare și ce nivel de suport include fiecare ofertă. Două oferte cu acoperire diferită nu pot fi comparate, indiferent de cifre.
Calculați costul total de proprietate. Pe lângă licență, implementare, integrare, instruire și suport, luați în calcul și munca manuală pe care echipa o va face în continuare în afara instrumentului. Un instrument cu licență ieftină care lasă echipei mai multă muncă manuală poate ieși mai scump în total.
Citiți condițiile contractuale. Cum se tarifează adăugarea sau eliminarea utilizatorilor? Se pot adăuga module noi? În ce format vă puteți recupera datele la finalul contractului?
Evaluați cu propriile date. În ecranele demo totul pare rapid. O evaluare pe propriile bonuri, propriii pași de aprobare și propriul transfer în ERP este partea cea mai de încredere a comparației.
Concluzie: întrebarea potrivită aduce oferta potrivită
Deoarece prețul unui software de gestionare a cheltuielilor variază în funcție de utilizatori, module, integrare și structura companiei, o comparație corectă începe cu întrebările potrivite. Documentați-vă nevoile, comparați ofertele cu aceeași acoperire și decideți pe baza costului total de proprietate.
Pentru echipele mici și în creștere, puteți vedea abordarea Masraff pe pagina soluția pentru afaceri mici, iar modulele pe pagina gestionarea cheltuielilor. Pentru o ofertă, ne puteți contacta de pe pagina prețuri.