Съдържание
- Разходен център, място на разходите и център на разходите едно и също ли са?
- С кои счетоводни сметки е свързан разходният център?
- Как се изгражда структура от разходни центрове?
- Примерна структура от разходни центрове
- Примерен запис: разпределение на разход между три центъра
- Чести грешки в структурата от разходни центрове
- Как работи това в Masraff?
- Често задавани въпроси
- Каква е разликата между разходен център и място на разходите?
- Как се определя кодът на разходния център?
- Как се разпределят общите разходи между разходните центрове?
- Колко разходни центъра са нужни на малка компания?
Ако в края на месеца някой пита „на кой отдел е този разход?“, значи структурата от разходни центрове в компанията или изобщо не е създадена, или вече не работи. Разходният център (на турски masraf merkezi) е признакът, който показва към кой отдел, клон или екип принадлежи даден разход. Когато е настроен правилно, бюджетният контрол, одобренията и счетоводното отчитане стъпват на една и съща структура. Тази статия описва как се изгражда структура от разходни центрове в средно голяма компания в Турция: връзката със сметките от клас 7, примерна таблица с центрове и примерен запис за разпределение.
Разходен център, място на разходите и център на разходите едно и също ли са?
Разходният център, мястото на разходите и центърът на разходите на практика означават едно и също: звеното, което отговаря за разхода. Разликата в термините обикновено идва от използвания софтуер и счетоводната традиция.
- Разходен център (masraf merkezi): най-често използваният термин сред финансовите екипи в Турция. Обикновено отговаря на отдел или клон.
- Място на разходите (masraf yeri): терминът, предпочитан от екипите, които работят със SAP (на английски „cost center“).
- Център на разходите / място на възникване (maliyet merkezi, gider yeri): използва се в разходното счетоводство за производствени и обслужващи звена.
Разграничението трябва да е в отговорността, а не в термина. Всеки разходен център трябва да има собственик, бюджет и ясна сметка, към която насочва разходите.
С кои счетоводни сметки е свързан разходният център?
Разходният център определя към коя сметка за разходи от клас 7 в турския Единен сметкоплан ще отиде разходът. Разходите на търговския отдел и на генералното управление отиват по различни сметки.
В Tekdüzen Hesap Planı (Единният сметкоплан на Турция) има два варианта:
- 7/A (функционален принцип): разходите се групират по функции. Това е вариантът, който най-естествено съвпада със структура от разходни центрове.
- 7/B (принцип по видове): разходите се отчитат по видове в сметки 790–799. В този случай разбивката по звена обикновено се води чрез подсметки или отделно аналитично измерение.
В компания, която прилага 7/A, типичното съответствие изглежда така:
| Вид разходен център | Сметка по 7/A | Прехвърляне в края на периода |
|---|---|---|
| Продажби, маркетинг, дистрибуция | 760 Разходи за маркетинг, продажби и дистрибуция | чрез 761 към 631 |
| Генерално управление, финанси, ЧР, ИТ | 770 Общи административни разходи | чрез 771 към 632 |
| Научноизследователска и развойна дейност | 750 Разходи за научни изследвания и развитие | чрез 751 към 630 |
| Звена, които предоставят услуги | 740 Себестойност на предоставените услуги | чрез 741 към 622 |
Правно основание: Единният сметкоплан и вариантите 7/A–7/B са уредени в Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği (Общо съобщение за прилагане на счетоводната система, № 1), обнародвано в Resmî Gazete (Държавния вестник на Турция) на 26 декември 1992 г.; прилага се от 1 януари 1994 г. Самата структура от разходни центрове не е законово изискване, а избор на управленското счетоводство. Потвърдете избора на сметки и разбивката по подсметки с вашия mali müşavir (дипломиран счетоводител-консултант).
Как се изгражда структура от разходни центрове?
Структурата от разходни центрове се изгражда, като се тръгва от бюджетната отговорност, а не от организационната схема. Контролният списък по-долу е подходящ както за изграждане от нулата, така и за подреждане на съществуваща структура.
- Изброете собствениците на бюджети. Всеки ръководител, който отговаря за бюджет, е кандидат за разходен център. Не откривайте център без собственик.
- Ограничете броя на нивата. За повечето средни компании две нива са достатъчни: основно звено (Продажби) и подзвено (Продажби – регион Истанбул).
- Определете структурата на кода. Кодът трябва да е смислен, но кратък; например първата цифра да показва основното звено, а следващите – подзвеното.
- Свържете всеки център със сметка от клас 7. Търговските центрове да отнасят разходите към 760, управленските – към 770; изключенията да бъдат описани писмено.
- Опишете правило за разпределение на общите разходи. Предварително определете в какви пропорции наемът, ИТ и общите услуги се разпределят между центровете.
- Определете правила за закриване и промени. Кодът на обединено или закрито звено не се изтрива, а се деактивира, за да не се развалят минали отчети.
Примерна структура от разходни центрове
Таблицата по-долу показва структурата от разходни центрове на примерна компания за услуги с 250 служители. Кодовете и отговорниците са примерни.
| Код (пример) | Разходен център | Горно звено | Сметка по 7/A | Собственик на бюджета |
|---|---|---|---|---|
| 100 | Генерално управление | — | 770 | Генерален директор |
| 110 | Финанси и счетоводство | Генерално управление | 770 | CFO |
| 120 | Човешки ресурси | Генерално управление | 770 | Директор ЧР |
| 130 | Информационни технологии | Генерално управление | 770 | ИТ мениджър |
| 200 | Продажби | — | 760 | Търговски директор |
| 210 | Продажби – регион Истанбул | Продажби | 760 | Регионален мениджър |
| 220 | Продажби – регион Анкара | Продажби | 760 | Регионален мениджър |
| 300 | Операции | — | 740 | Оперативен директор |
В тази структура всеки служител има разходен център по подразбиране. Когато търговски представител въведе разход, той попада в център 210 и се отнася към сметка 760; счетоводството не класифицира всеки ред ръчно.
Примерен запис: разпределение на разход между три центъра
Общият разход се осчетоводява, като се разделя между няколко разходни центъра според коефициент на разпределение. Посочените суми са примерни.
Служител от ИТ екипа харчи 1 200 TL с ДДС (пример) за учебни материали, които ползват три звена. Ставката на ДДС е 20%, данъчната основа е 1 000 TL. Правило за разпределение: Продажби 50%, Финанси 30%, Операции 20%.
| Сметка | Разходен център | Дебит (TL, пример) | Кредит (TL, пример) |
|---|---|---|---|
| 760 Разходи за маркетинг, продажби и дистрибуция | 200 Продажби | 500 | |
| 770 Общи административни разходи | 110 Финанси | 300 | |
| 740 Себестойност на предоставените услуги | 300 Операции | 200 | |
| 191 ДДС за приспадане | — | 200 | |
| 195/320 Сметка на служителя | — | 1 200 |
Разпределението променя и сметката от клас 7, към която отива разходът. Затова е по-добре пропорциите да са известни още при въвеждането на разхода: преизчисляването в края на месеца води до повече грешки.
Чести грешки в структурата от разходни центрове
Честа грешка е разходните центрове да се създават като точно копие на организационната схема. Това увеличава поддръжката и прави отчетите трудни за четене.
- Твърде много центрове: центрове с много малки месечни разходи и неясен собственик претоварват отчета.
- Център на името на служител: когато служителят напусне, центърът остава без собственик. Центровете трябва да се откриват по роли и звена.
- Изтрити кодове: изтриването на закрит център разваля сравнението с минали периоди.
- Липса на център по подразбиране: ако служителят избира център при всеки разход, делът на грешните избори расте.
Как работи това в Masraff?
В Masraff „Разходен център“ е едно от стандартните полета при въвеждане на разход и се настройва според структурата на конкретната компания. Описаните по-горе стъпки се пренасят директно в това поле.
- Механизъм за разходна политика: за полето „Разходен център“ могат да се задават правила. Например при избор на определен център етикетът може да стане задължителен или да се появи предупреждение. Могат да се задават и лимити по категории и правила на ниво отдел.
- Разделяне: служителят може ръчно да раздели един разход между няколко разходни центъра още при въвеждането.
- Съставно разделяне: разпределението се задава веднъж като правило. Например всички разходи на един център се разпределят между три центъра в пропорции 10%, 10% и 80% или разходите на ИТ екипа се делят поравно между четири отдела.
- Разширено одобрение: маршрутът на одобрение може да се настрои по организационна структура и прагови суми; подробности има в статията за процеса на одобрение на разходи и делегиране.
Как Masraff управлява структурата от отдели и разходни центрове, вижте на страницата за управление на отдели и разходни центрове. За бюджетен контрол по центрове добра отправна точка е статията за управление на бюджета.
Често задавани въпроси
Каква е разликата между разходен център и място на разходите?
Между разходния център и мястото на разходите няма разлика по същество: и двете показват звеното, отговорно за разхода. „Място на разходите“ се използва повече в екипите със SAP, а „разходен център“ – в общия финансов език.
Как се определя кодът на разходния център?
Кодът на разходния център се определя като кратък номер, който ясно показва основното звено и подзвеното. Препоръчително е да не се бърка със сметката от клас 7 и кодовете на закрити центрове да не се използват повторно.
Как се разпределят общите разходи между разходните центрове?
Общите разходи се разпределят между разходните центрове с предварително описан ключ, например брой служители, квадратни метри или дял на ползване. Ключът трябва да се преглежда поне веднъж годишно.
Колко разходни центъра са нужни на малка компания?
В малка компания броят на разходните центрове не трябва да надвишава броя на ръководителите, които отговарят за бюджет. Често за начало е достатъчно разделение на общо управление, продажби и операции.