Masraff: Solución Integrada con Nebim

La colaboración entre Masraff y Nebim ofrece a las empresas del sector minorista y del comercio mayorista la posibilidad de digitalizar de extremo a extremo sus procesos de gestión de gastos. Las condiciones de mercado en constante cambio, el aumento de los costes operativos y el incremento de las expectativas de los clientes impulsan a las compañías a buscar soluciones más inteligentes y eficientes. En este contexto, la convergencia de la plataforma de gestión de gastos con inteligencia artificial de Masraff y la sólida infraestructura ERP de Nebim V3 proporciona a los actores del sector una ventaja competitiva única.

¿Qué es Nebim y por qué es tan importante en el sector minorista?

Nebim es una de las empresas de software empresarial líderes en Türkiye, y desarrolla soluciones integrales para los sectores minorista, de comercio mayorista y de servicios. La plataforma Nebim V3 es un sistema ERP integrado que reúne bajo un mismo techo los procesos de negocio críticos: gestión de tiendas, cadena de suministro, relaciones con clientes, finanzas y recursos humanos.

Los sectores minorista y de comercio mayorista, por su estructura con múltiples tiendas, almacenes y ubicaciones de oficinas, son entornos donde se producen movimientos de gasto muy intensos. Partidas como gastos de viaje, representación y hospitalidad, compras operativas y gastos de personal generan una carga de gestión considerable en estos sectores. Las empresas que utilizan Nebim V3, aunque disponen de una infraestructura sólida en el lado ERP, necesitan una solución complementaria para digitalizar sus procesos de gestión de gastos.

¿Qué ventajas aporta la integración de Masraff con Nebim a las empresas?

La integración de Masraff con Nebim V3 automatiza de principio a fin los procesos de gestión de gastos y ofrece a las empresas beneficios en múltiples dimensiones. Entre las ventajas clave que proporciona esta integración se encuentran las siguientes:

Sincronización automática de datos

Las solicitudes de gasto introducidas a través de Masraff se transfieren automáticamente al sistema Nebim V3 una vez completados los procesos de aprobación. De este modo, se elimina la doble entrada de datos, se minimizan los errores humanos y se reduce significativamente la carga de trabajo de los equipos de contabilidad. La integración empareja las partidas de gasto con los códigos de cuenta y centros de coste correctos, lo que aumenta la precisión de los informes financieros en Nebim V3.

Visibilidad en tiempo real

Los gastos pueden consultarse al instante tanto en el panel de Masraff como en el sistema Nebim V3. Los gestores pueden hacer seguimiento en tiempo real de los análisis de gastos por departamento, proyecto o ubicación. Esta transparencia permite detectar desviaciones presupuestarias de forma temprana y actuar de manera proactiva.

Operaciones inteligentes con inteligencia artificial

El motor de inteligencia artificial de Masraff lee, categoriza y asigna automáticamente los tickets y facturas a las partidas de gasto correspondientes. Gracias a la tecnología OCR, basta con fotografiar los tickets en papel para que toda la información quede digitalizada. Esta automatización inteligente, combinada con la integración de Nebim V3, puede reducir el tiempo total de tramitación de los procesos de gasto hasta en un 70%.

Cumplimiento normativo y facilidad de auditoría

El sistema integrado mantiene un registro de auditoría completo de todos los movimientos de gasto. Cada solicitud de gasto queda archivada junto con información sobre quién la creó, por qué pasos de aprobación pasó, qué documentos se adjuntaron y cuándo se transfirió a Nebim V3. Esta estructura facilita enormemente los procesos de auditoría interna e independiente.

¿Por qué es difícil gestionar los gastos en el sector minorista?

Las empresas minoristas se enfrentan a desafíos propios en materia de gestión de gastos. Las estructuras multisucursal, los equipos desplegados en distintas geografías y los elevados volúmenes de movimientos de gasto presentan un panorama difícil de gestionar con métodos tradicionales.

Estructura operativa dispersa: En una cadena minorista con decenas o incluso cientos de tiendas, el seguimiento centralizado y la aprobación de las solicitudes de gasto provenientes de cada ubicación es en sí mismo un problema de gestión de procesos.

Alto volumen de transacciones: Las partidas de gasto generadas en las operaciones diarias del sector minorista son muy diversas. Los gastos de mantenimiento y reparación de tiendas, los costes de transporte y logística, los gastos de actividades de marketing y los gastos de viaje del personal son solo una parte de ellos.

Requisitos de aprobación rápida: Para garantizar la continuidad operativa en el comercio minorista, los procesos de aprobación de gastos deben ejecutarse con rapidez. Los retrasos pueden provocar interrupciones en el suministro e insatisfacción del cliente.

Control presupuestario: En estructuras de venta multicanal, deben gestionarse partidas presupuestarias separadas para cada canal y cada ubicación. El control eficaz de esta compleja estructura presupuestaria solo es posible con herramientas digitales.

La integración de Masraff con Nebim V3 ofrece una solución sistemática a cada uno de estos desafíos. Con la introducción de gastos en tiempo real a través de la aplicación móvil, flujos de aprobación automáticos multicapa, procesamiento de documentos con inteligencia artificial y seguimiento presupuestario en tiempo real, las empresas minoristas pueden digitalizar completamente sus procesos de gasto.

¿Cómo funciona el proceso de integración?

La integración de Masraff con Nebim V3 está diseñada para implementarse de forma rápida y fluida sin interrumpir los procesos de negocio existentes. El proceso de integración consta de los siguientes pasos:

1. Análisis y planificación: El equipo de Masraff analiza la configuración actual de Nebim V3 de la empresa, sus procesos de gasto y su estructura organizativa. Se definen el alcance de la integración y las reglas de asignación de datos.

2. Configuración técnica: Se establece la conexión de integración basada en API. Se configuran el flujo de datos entre Masraff y Nebim V3, la asignación del plan de cuentas y las definiciones de centros de coste.

3. Pruebas y validación: La integración se prueba exhaustivamente con escenarios de prueba similares a datos reales. Se verifican la precisión de los datos, la velocidad de sincronización y los mecanismos de gestión de errores.

4. Puesta en producción y formación: El sistema entra en producción y se llevan a cabo las sesiones de formación para usuarios. Gracias a la interfaz intuitiva de Masraff, el proceso de formación se completa de forma rápida y eficiente.

5. Soporte continuo: Tras la integración, el equipo técnico de Masraff presta un servicio continuo de soporte y optimización. Las actualizaciones del sistema y las nuevas funcionalidades se gestionan de forma que garantizan el funcionamiento ininterrumpido de la integración.

¿Cómo pueden beneficiarse las empresas de comercio mayorista de esta integración?

El sector del comercio mayorista también es un entorno con intensos movimientos de gasto, al igual que el minorista. Las visitas a distribuidores, la participación en ferias, las operaciones logísticas y los gastos de los equipos de campo constituyen partidas de gasto importantes que las empresas mayoristas deben gestionar.

La integración de Masraff con Nebim V3 ofrece las siguientes ventajas específicas para las empresas de comercio mayorista:

• Gestión de gastos de equipos de campo: Los gastos diarios de los equipos de ventas de campo se registran al instante a través de la aplicación móvil y entran en el proceso de aprobación. Los tickets fotografiados son leídos automáticamente por inteligencia artificial y transferidos a Nebim V3.

• Análisis de gastos por región: Los gastos de los equipos que operan en distintas regiones pueden analizarse por zona. Esto facilita la planificación presupuestaria regional y la comparación de rendimiento.

• Gastos de visitas a proveedores y clientes: Los gastos de viaje y representación realizados en el marco del desarrollo de negocio y las relaciones con clientes se categorizan y reportan por proyecto o cliente.

• Cumplimiento de IVA e impuestos: Masraff calcula automáticamente los distintos tipos de IVA y la normativa fiscal aplicable. Esta información se transfiere a Nebim V3 en el formato correcto, garantizando el cumplimiento fiscal.

¿Por qué Masraff y Nebim forman un binomio poderoso en el camino hacia la transformación digital?

La transformación digital no significa únicamente invertir en tecnología, sino rediseñar los procesos de negocio de forma holística. La integración de Masraff con Nebim V3 es un ejemplo concreto de este enfoque integral.

Mientras Nebim V3 gestiona los procesos operativos fundamentales de la empresa, Masraff digitaliza el área de gestión de gastos, habitualmente relegada a un segundo plano pero con un impacto significativo en los costes totales. El trabajo conjunto de ambos sistemas evita la creación de silos de datos y garantiza que los datos financieros de toda la empresa formen un conjunto coherente.

Gracias a esta colaboración, las empresas obtienen beneficios concretos: ahorro de tiempo de hasta el 70% en la gestión de gastos, precisión de datos superior al 95% e informes financieros accesibles de inmediato. Además, aumenta la satisfacción de los empleados, ya que los procesos de reembolso de gastos se agilizan y se vuelven más transparentes.

Preguntas frecuentes

¿La integración de Masraff con Nebim V3 afecta a mi configuración actual de Nebim?

No. Dado que la integración de Masraff funciona mediante API, no requiere ningún cambio en su configuración actual de Nebim V3. La integración opera como una capa complementaria añadida al sistema Nebim V3 y no interrumpe sus procesos existentes.

¿Cuánto tiempo lleva la configuración de la integración?

El tiempo de integración varía según el tamaño de la empresa y su configuración actual, pero una instalación estándar se completa en un promedio de 2 a 4 semanas. El equipo de Masraff proporciona soporte técnico en cada fase del proceso.

¿Funciona la aplicación móvil de Masraff sin conexión a internet?

Sí, la aplicación móvil de Masraff permite introducir gastos también en modo sin conexión. Cuando se restablece la conexión a internet, los datos se sincronizan automáticamente y se inician los procesos de aprobación. Esta funcionalidad resulta muy útil cuando los equipos de campo trabajan en zonas con acceso limitado a internet.

¿Con qué módulos de Nebim V3 es compatible la integración?

La integración de Masraff es totalmente compatible con los módulos de finanzas, contabilidad y recursos humanos de Nebim V3. Los datos de gasto se transfieren directamente al módulo financiero, emparejados con los códigos de cuenta y centros de coste correspondientes. También pueden realizarse integraciones con módulos personalizados según sea necesario.

¿Cómo funciona la integración en estructuras holding con varias empresas?

Masraff es compatible con estructuras multiempresa. Para cada empresa pueden definirse políticas de gasto independientes, flujos de aprobación y conexiones con Nebim V3. También es posible obtener informes consolidados a nivel de holding. De este modo, incluso las estructuras organizativas más complejas pueden gestionarse desde una única plataforma.

Transforme su gestión de gastos con Masraff

El camino para que las empresas del sector minorista y del comercio mayorista aumenten su competitividad pasa por maximizar la eficiencia operativa. La integración de Masraff con Nebim V3 digitaliza sus procesos de gestión de gastos y le aporta ventajas en tiempo, coste y precisión.

Para descubrir la plataforma con inteligencia artificial de Masraff y conocer cómo la integración con Nebim V3 puede añadir valor a su empresa, visite masraff.co o póngase en contacto con nuestro equipo para solicitar una demo gratuita. Dé el paso al futuro de la gestión de gastos con Masraff.