Gastos en Netsis: ¿comprobante (dekont) o factura?

Antes de trasladar a Netsis un gasto ya aprobado, el equipo contable tiene que responder una sola pregunta: ¿este registro entra como dekont (comprobante contable), como factura de compra o como movimiento de caja? Una mala elección no causa problemas el primer día. El problema aparece a fin de mes, cuando la cuenta del proveedor no cuadra, cuando el mismo IVA se deduce dos veces o cuando el saldo de caja no coincide con el arqueo. Este artículo ofrece a los equipos financieros que usan Netsis en Turquía un método sencillo para tomar esa decisión según el tipo de documento, con asientos de ejemplo y una lista de control previa al traspaso.

Los nombres de pantallas y menús de Netsis cambian según el producto y la versión. La explicación siguiente se basa en la lógica del registro; compruebe el equivalente en pantalla en su propia instalación de Netsis y con su partner.

¿Dekont o factura al pasar gastos a Netsis?

En Netsis, el destino de un gasto lo deciden a quién se emitió el documento y quién pagó. La factura del proveedor va a factura de compra, el gasto del empleado a dekont y el pago en efectivo a caja.

Los códigos de cuenta de la tabla siguen el Tekdüzen Hesap Planı (plan de cuentas uniforme de Turquía). Su base es el Comunicado General n.º 1 sobre la Aplicación del Sistema Contable, publicado en el Boletín Oficial turco el 26.12.1992 y aplicado desde el 01.01.1994. La estructura de subcuentas varía según la empresa.

¿Para qué gastos es adecuado el dekont en Netsis?

En Netsis, el dekont sirve para registrar en un solo comprobante los gastos que el empleado pagó con su dinero o con un anticipo, con gasto, IVA y cuenta del empleado. Como el dekont puede mover varios tipos de cuenta en un mismo registro, encaja bien con una nota de gastos de varias líneas.

En la práctica, cada nota de gastos se registra como un dekont. Cada gasto de la nota es una línea de gasto y cada tipo de IVA una línea 191 distinta; el total se abona en una sola línea a la cuenta del empleado. Anotar en la descripción el número del documento y el número de la nota de gastos facilita cualquier conciliación posterior.

Si el empleado tiene un anticipo, la contrapartida es la 195 Anticipos de trabajo y el gasto cierra el anticipo. Si no lo tiene, se abona la cuenta corriente 320 que la empresa abrió para el empleado; cuando se le reembolsa, esa cuenta se cierra contra 100 Caja o 102 Bancos. Para ver con detalle la parte de los anticipos, consulte la guía de gestión de anticipos a empleados.

¿Cuándo debe registrarse un gasto en Netsis como factura de compra?

Una factura emitida a nombre de la empresa y que se pagará aparte al proveedor debe registrarse en Netsis como factura de compra. Así la deuda aparece en la cuenta del proveedor y el pago se sigue desde ella.

El error más frecuente aquí es registrar el mismo documento por dos vías. Ejemplo: un empleado paga con su tarjeta personal una factura de hotel emitida a nombre de la empresa. Contabilidad toma la factura de la bandeja de e-Fatura y la registra como factura de compra, y el empleado declara esa misma factura como gasto. Si ambos registros contabilizan gasto e IVA, el gasto se infla y el IVA se deduce dos veces. Elija una sola vía para ese documento. Si la factura entró como factura de compra, el pago del empleado se cierra con un asiento de traspaso entre la cuenta del proveedor y la cuenta del empleado; en el lado de gastos no se crea un segundo registro.

Según el artículo 34 de la Ley n.º 3065 del Impuesto sobre el Valor Añadido de Turquía (Boletín Oficial del 02.11.1984, en vigor desde el 01.01.1985), para deducir el IVA el documento debe estar registrado en los libros legales. Por eso registrar dos veces el mismo documento no es solo un error de gasto, sino también un error de IVA.

¿Cuándo se registra un gasto en Netsis como movimiento de caja?

Cuando el gasto se paga en efectivo desde la caja de la empresa, se registra en Netsis como movimiento de caja. La contrapartida de las líneas de gasto e IVA es directamente la cuenta 100 Caja.

El registro de caja también se usa para el reembolso al empleado, pero en ese caso representa el pago, no el gasto. Primero el gasto se registra con un dekont en la cuenta del empleado; después, cuando se le reembolsa desde caja, el movimiento de caja cierra la cuenta del empleado. Llevar el gasto directamente a caja saltándose la cuenta del empleado hace perder la información de quién hizo cada gasto.

Asiento de ejemplo: un ticket de aparcamiento de 120 TL por tres vías

Ejemplo: un ticket de aparcamiento de 120 TL con IVA incluido, al 20 %. El gasto corresponde a la dirección general. Los importes y códigos de cuenta siguientes son de ejemplo.

En los tres registros las líneas de gasto e IVA son iguales; solo cambia el haber. Por eso la verdadera decisión no es tanto «¿dekont o factura?» como «¿a quién se debe?»: ¿al empleado, al proveedor, o el pago salió de caja?

Lista de control antes de pasar los gastos a Netsis

Antes de empezar el traspaso, verifique uno por uno estos puntos:

1. Códigos de empleado: ¿Tiene cada empleado una cuenta 195 o 320 en Netsis y coinciden los códigos con los del sistema de gastos?
2. Asignación de cuentas de gasto: ¿Cada categoría de gasto y centro de coste cae en una cuenta del grupo 7 (por ejemplo, una subcuenta de 760 o 770)?
3. Tipos de IVA: ¿Cada tipo va a una subcuenta 191 distinta o a una línea separada?
4. Número de documento: ¿Aparece el mismo número de documento tanto en una factura de compra como en un dekont?
5. Periodo: ¿El registro entra en el periodo en que se hizo el gasto? El artículo 219 de la Ley n.º 213 de Procedimiento Tributario de Turquía (VUK, Boletín Oficial del 10.01.1961) somete el registro de las operaciones en los libros a plazos determinados; fije un último día de aceptación para los documentos que llegan tarde.
6. Líneas KKEG: ¿Se han marcado aparte las partidas sin validez de documento o solo parcialmente deducibles? Para saber en qué cuenta se sigue el KKEG, consulte el artículo sobre el asiento contable del KKEG.

El tipo de registro y la clasificación KKEG dependen de la situación de cada empresa; confirme estas decisiones con su asesor fiscal (mali müşavir).

¿Cómo funciona en Masraff?

Masraff ordena la parte previa a la llegada del registro a Netsis: el gasto se introduce con la información correcta, se aprueba y sus cuentas se determinan por reglas.

• Determinación detallada del IVA: Para cada gasto se determinan tres cuentas: la cuenta de gasto del grupo 7, la cuenta de IVA 191 y la cuenta 195 o 320 del empleado. Los escenarios KKEG, como los gastos sin validez de documento, también se gestionan con estas reglas.
• Motor de políticas de gasto: Se definen límites por categoría, periodo y participantes; al superarlos se muestra un aviso o se bloquea el proceso.
• Aprobación avanzada: Con reglas de umbral, grado y delegación, la nota de gastos llega a los responsables correctos.
• Creación de gastos con el QR de la factura: El gasto se crea escaneando el código QR de la e-Fatura; los datos del documento no se teclean a mano.
• Conciliación de extractos: El extracto de la tarjeta corporativa se carga en Excel y se concilia con los gastos por ID de tarjeta, fecha e importe; se hace seguimiento de los justificantes que faltan.
• Último día de aceptación de gastos: Se aplica el último día de aceptación de gastos que fija la empresa.

Logo Netsis está entre los más de 20 sistemas ERP y contables con los que Masraff ofrece integración. Encontrará los detalles en la página de integración de Masraff con Logo Netsis. Durante la implantación, acuerde con el equipo de Masraff en qué tipo de registro y en qué cuentas de su instalación de Netsis se contabilizarán los gastos aprobados.

Preguntas frecuentes

¿Con qué módulo se registra en Netsis un gasto de empleado?

Un gasto que el empleado pagó con su propio dinero suele registrarse con un dekont. El gasto va a una cuenta del grupo 7, el IVA a la 191 y el total a la cuenta 195 o 320 del empleado.

¿Qué diferencia hay en Netsis entre un dekont y una factura de compra?

La factura de compra sigue la deuda en la cuenta de un proveedor; el dekont mueve en un solo comprobante cuentas distintas, como gasto, IVA y cuenta del empleado. Lo que se paga al proveedor va a factura; lo que se reembolsa al empleado, a dekont.

¿Una factura a nombre de la empresa se registra como gasto y como factura de compra?

No. El mismo documento debe registrarse una sola vez; de lo contrario el gasto se infla y el IVA se deduce dos veces. Si la factura entró como factura de compra, el pago del empleado se cierra con un traspaso.

¿Cuándo se usa el registro de caja de Netsis para un gasto?

Se usa cuando el gasto se paga en efectivo desde la caja de la empresa o cuando el reembolso al empleado sale de caja. La contrapartida es la cuenta 100 Caja.

¿Masraff funciona con Netsis?

Sí. Logo Netsis figura en la lista de integraciones de Masraff. Los detalles están en la página de integración con Logo Netsis.