Gestion des dépenses

Photographiez vos justificatifs grâce à la lecture de reçus assistée par IA : les données sont extraites automatiquement. Montant, date, TVA et informations du fournisseur se transforment en note de frais en quelques secondes.

Vos dépenses par carte d'entreprise, vos relevés bancaires et vos factures électroniques sont automatiquement convertis en notes de frais. Mettez fin à la saisie manuelle des données.

Répartissez une même dépense entre plusieurs centres de coûts, projets ou départements. Générez des rapports de frais détaillés en un clic et envoyez-les pour approbation.

Une dépense est toute sortie d'argent qu'une entreprise effectue pour poursuivre ses activités. Le repas payé par un collaborateur lors d'une visite client, le billet d'avion acheté avec la carte de l'entreprise, les fournitures achetées pour le bureau — tout cela constitue des dépenses. La dépense désigne le moment où l'argent quitte la caisse ou la carte ; c'est un mouvement d'argent brut, pas encore classé.

La différence entre dépense, note de frais et charge

Ces trois notions sont souvent employées l'une pour l'autre dans le langage courant ; il existe pourtant entre elles des différences subtiles mais importantes :

• La dépense est la sortie d'argent elle-même. Elle naît au moment du paiement ; on ne sait pas encore si elle est liée à l'activité professionnelle.
• La note de frais est une dépense effectuée à des fins professionnelles et déclarée à l'entreprise par le collaborateur. Celui-ci soumet son justificatif, son manager l'approuve, et l'entreprise rembourse ou impute le montant. La note de frais est donc la dépense entrée dans le processus de l'entreprise.
• La charge est le montant enregistré en comptabilité qui réduit le résultat de la période. Une note de frais approuvée, une fois comptabilisée, devient une charge ; le calcul de l'impôt s'appuie également sur ces écritures.

En résumé, le flux est le suivant : on effectue d'abord une dépense ; si elle est professionnelle, on la déclare en note de frais ; une fois approuvée, elle est comptabilisée en charge. Plus une entreprise gère ce flux avec rigueur, plus les remboursements des collaborateurs sont rapides et plus les écritures comptables sont propres en fin de période.