Pe cine vizează obligația e-Fatura? Domeniu și calendar

În Turcia, e-Fatura nu mai este o practică excepțională, ci o obligație care cuprinde în fiecare an tot mai multe companii. Administrația Veniturilor (GİB) extinde treptat domeniul de aplicare: regulile care ieri priveau doar companiile mari sunt astăzi pe agenda și a întreprinderilor mijlocii și chiar a firmelor mici din anumite sectoare. În acest articol rezumăm cine este obligat să folosească e-Fatura, cum funcționează calendarul de tranziție, care este diferența dintre e-Fatura și e-Arşiv, cât costă nerespectarea și cum afectează toate acestea procesele interne de gestionare a cheltuielilor.

Pe cine vizează obligația e-Fatura?

Cadrul domeniului de aplicare este stabilit de Circulara generală nr. 509, întemeiată pe Codul de procedură fiscală (Vergi Usul Kanunu), și de modificările aduse acestei circulare. Obligația se determină pe două axe principale: pragul cifrei de afaceri (venitul brut din vânzări) și sectorul de activitate.

1. Contribuabilii care depășesc pragul cifrei de afaceri

Aceasta este cea mai amplă componentă a domeniului de aplicare: contribuabilii al căror venit brut din vânzări într-o anumită perioadă contabilă depășește pragul anunțat de GİB sunt obligați să treacă la e-Fatura în perioada următoare. Acest prag a fost redus treptat de-a lungul anilor, iar la fiecare reducere domeniul de aplicare s-a extins cu zeci de mii de companii noi. Deoarece cuantumurile pragurilor pot fi actualizate prin modificări ale circularei, atunci când evaluați situația companiei dumneavoastră confirmați neapărat pragurile actuale din anunțurile oficiale ale GİB sau de la consultantul dumneavoastră fiscal.

2. Obligație pe criterii sectoriale (indiferent de cifra de afaceri sau cu prag redus)

Unele domenii de activitate sunt cuprinse în domeniul de aplicare indiferent de mărimea cifrei de afaceri sau cu praguri mult mai mici decât cel general. Principalele grupuri:

• Cei care vând pe internet: pentru site-urile de comerț electronic și contribuabilii care vând în mediu electronic se aplică un prag de cifră de afaceri special, sub cel general.
• Furnizorii de servicii de intermediere: piețele online (marketplace), furnizorii de servicii de publicitate pe internet și cei care publică anunțuri în mediul internet.
• Actorii de pe piața energiei: companiile licențiate de EPDK (carburanți, energie electrică, gaze naturale etc.) și dealerii acestora.
• Comerțul cu bunuri imobiliare și autovehicule: contribuabilii din construcții, din vânzarea-cumpărarea de bunuri imobiliare și din vânzarea-cumpărarea/închirierea de autovehicule.
• Sectorul de cazare: hotelurile și unitățile care oferă servicii de cazare similare.
• Comisionarii și comercianții de legume și fructe și alți contribuabili supuși sistemului de înregistrare a piețelor angro (hal).

Deoarece aceste liste se pot extinde prin modificări ale circularei, situația actuală a sectorului dumneavoastră trebuie urmărită din anunțurile GİB.

3. Cei care efectuează exporturi

Companiile care sunt plătitoare de e-Fatura și efectuează exporturi de bunuri sau exporturi de bunuri însoțind călătorii sunt obligate să emită și aceste facturi ca e-Fatura.

Cum funcționează calendarul de tranziție?

Obligația funcționează în general după această logică: contribuabilul care depășește pragul într-o perioadă contabilă trece la e-Fatura de la începutul celei de-a șaptea luni a anului următor. În cazul obligațiilor sectoriale este prevăzută tranziția într-un anumit termen după data începerii activității sau a obținerii licenței. Cu alte cuvinte, o companie care depășește astăzi pragul are în față o fereastră limitată de pregatire: cererea pentru sigiliul fiscal sau semnătura electronică, alegerea metodei de integrare (portalul GİB, un integrator privat sau integrarea directă) și adaptarea proceselor interne trebuie să se încadreze în această fereastră.

Diferența dintre e-Fatura și e-Arşiv

Cele două documente sunt adesea confundate; distincția este simplă:

În practică, o companie plătitoare de e-Fatura folosește ambele documente împreună: dacă și cealaltă parte este înregistrată în sistem se emite o e-Fatura, dacă nu, o factură e-Arşiv. În plus, chiar și pentru contribuabilii care nu sunt plătitori de e-Fatura, s-a introdus obligația de a emite facturile peste o anumită sumă ca e-Arşiv, prin portalul GİB; deoarece și aici limitele de sumă pot fi actualizate, trebuie luate ca reper tot anunțurile actuale.

Cât costă nerespectarea: sancțiuni

Pentru contribuabilii care, deși intră în domeniul de aplicare, nu trec la e-Fatura sau emit o factură pe hârtie atunci când ar trebui să emită o e-Fatura, intră în joc sancțiunile pentru nereguli speciale din Codul de procedură fiscală. Sancțiunea se calculează în general pentru fiecare document neemis sau emis eronat, ca un anumit procent din valoarea documentului și nu mai puțin decât o limită minimă actualizată în fiecare an prin reevaluare. Mai mult, sancțiunea poate să nu se limiteze doar la partea care emite factura; o sancțiune este posibilă și pentru partea care nu a primit documentul în modul cuvenit. Deoarece sumele se schimbă în fiecare an, cifrele actuale ale sancțiunilor trebuie verificate din sursele GİB — dar esența nu se schimbă: conștientizarea târzie a faptului că intrați în domeniul de aplicare aduce, pe lângă sancțiune, și povara unei corecții retroactive.

Impactul obligației e-Fatura asupra proceselor de cheltuieli

În majoritatea companiilor, obligația este tratată ca o chestiune limitată la partea facturilor de vânzare; în realitate, adevărata povară operațională se acumulează pe partea facturilor primite și a cheltuielilor angajaților. Pe măsură ce domeniul de aplicare se extinde, o mare parte din cheltuielile pe care angajații le fac în numele companiei vin acum ca e-Fatura sau factură e-Arşiv. Acest lucru produce trei consecințe practice:

1. Urmărirea tipului de document devine obligatorie. Echipa de contabilitate trebuie să distingă care cheltuială este o e-Fatura, care este o e-Arşiv sau un bon, și să se bazeze pe documentul corect pentru deducerea TVA și înregistrarea cheltuielii.
2. Introducerea manuală a datelor devine un blocaj. Pe măsură ce crește volumul facturilor, tastarea sumei, a taxelor și a datelor vânzătorului una câte una este atât o pierdere de timp, cât și o sursă de erori.
3. Pregatirea pentru audit devine mai ușoară — cu instrumentul potrivit. Documentul electronic este mult mai trasabil decât hârtia; dar acest avantaj devine realitate doar într-un sistem în care înregistrările cheltuielilor coincid cu documentele.

Aici intervine Masraff: angajații creează înregistrarea cheltuielii în câteva secunde scanând codul QR de pe e-factură; deoarece suma, taxele și datele vânzătorului sunt citite direct din document, eroarea de introducere manuală dispare. Pentru detaliile acestei abordări puteți consulta pagina suport cod QR e-factură, iar pentru a construi întregul proces de la un capăt la altul, pagina gestionarea cheltuielilor.

Concluzie: pregătiți-vă fără să așteptați domeniul de aplicare

Direcția obligației e-Fatura este univocă: pragurile scad, listele sectoriale se lungesc. Ca o companie aflată astăzi în afara domeniului de aplicare să intre în el la următoarea modificare a circularei a devenit deja un scenariu obișnuit. Cel mai înțelept lucru de făcut este să verificați în fiecare an criteriile de cifră de afaceri și de sector, să confirmați pragurile actuale din anunțurile GİB și să aduceți încă de acum procesele de cheltuieli de pe partea documentelor primite în conformitate cu documentul electronic. Când obligația bate la ușă, pentru companiile pregătite e-Fatura nu este o povară, ci începutul unui proces financiar mai ordonat.