Vad är bokföring? Definition, typer och begrepp

Bokföring är ett informationssystem som registrerar, klassificerar, sammanfattar och rapporterar alla ett företags transaktioner som kan mätas i pengar till berörda parter. Försäljning, inköp, inbetalning, utbetalning, skuld, fordran, lön, skatt... Varje händelse som inträffar i företaget och kan uttryckas i pengar är föremål för bokföring. I den här artikeln går vi i enkla ordalag igenom bokföringens definition, dess typer, grundläggande begrepp och skillnaden mot den ofta förväxlade förbokföringen.

Bokföringens definition och syfte

I sin enklaste form är bokföringen företagets finansiella språk. Den registrerar varje penninghändelse i företaget baserat på verifikationer, klassificerar dessa poster enligt en bestämd ordning och presenterar dem vid periodens slut i form av sammanfattande tabeller. På så sätt kan parter som företagsägare, chefer, delägare, staten och banker på ett tillförlitligt sätt se företagets ekonomiska ställning.

Bokföringen har fyra grundläggande funktioner:

1. Registrering: Att föra in penningtransaktioner i böckerna baserat på deras verifikationer.
2. Klassificering: Att gruppera posterna i konton efter deras egenskaper.
3. Sammanfattning: Att vid periodens slut sammanställa posterna i tabeller.
4. Rapportering och tolkning: Att presentera de framtagna tabellerna på ett sätt som gör att berörda parter kan fatta beslut.

I Turkiet regleras handelsföretagens bokföringsskyldighet av skatteförfarandelagen och den turkiska handelslagen; ramen för bokföringsordningen fastställs av den enhetliga kontoplanen.

Bokföringens typer

Även om bokföringen ser ut som en enda helhet delas den in i tre huvudgrenar beroende på vilken fråga den besvarar.

1. Allmän bokföring (finansiell redovisning)

Detta är huvudgrenen som registrerar företagets tillgångar, skulder, eget kapital, intäkter och kostnader. Dess resultat är finansiella rapporter som balansräkning och resultaträkning. Den allmänna bokföringen redovisar främst till parter utanför företaget — staten, bankerna, delägarna — och är därför strikt bunden till lagregler.

2. Kostnadsredovisning

Den besvarar frågan «vad kostar den vara eller tjänst vi producerar oss?». Genom att följa råvaror, arbetskraft och allmänna tillverkningskostnader beräknar den styckkostnaden. I tillverkande företag utgör den grunden för beslut om prissättning, effektivitet och lagervärdering.

3. Ledningsredovisning

Den bearbetar de data som den allmänna bokföringen och kostnadsredovisningen tar fram, så att företagsledningen kan fatta beslut. Budgetering, jämförelse, avvikelseanalys och framåtblickande planering är denna grens område. Den är inget lagkrav; den formas helt efter företagets interna behov.

Grundläggande bokföringsbegrepp

Det som är svårast för dem som möter bokföring för första gången är termerna. De vanligaste begreppen är:

• Konto: En tabell där transaktioner av samma slag följs. Till exempel följer kontot «Kassa» in- och utbetalningar av kontanter.
• Kontoplan: En systematisk förteckning över alla företagets konton. I Turkiet används den enhetliga kontoplanen; kontona delas in i huvudgrupper från 1 till 9 (till exempel 1 omsättningstillgångar, 6 resultaträkningskonton).
• Dagbok (grundbok): Den bok där transaktionerna registreras i kronologisk ordning, post för post. Varje post måste bygga på en verifikation.
• Huvudbok: Den bok där posterna från dagboken samlas per konto. All rörelse på ett konto under perioden syns här.
• Saldobalans (råbalans): En kontrolltabell som visar debet- och kreditsummorna för alla konton vid ett visst datum. Den används för att pröva posternas matematiska riktighet.
• Balansräkning: En tabell som visar företagets tillgångar och finansieringskällor vid ett visst datum; den är en ögonblicksbild av företaget.
• Resultaträkning: En tabell som visar de intäkter som erhållits och de kostnader som uppstått under en period samt periodens vinst eller förlust.

Dessa begrepp hänger samman som en kedja: verifikation → dagbok → huvudbok → saldobalans → finansiella rapporter. Bokföringens funktion är i grunden att driva denna kedja på ett ordnat sätt.

Hur fungerar bokföringsprocessen?

En bokföringsperiod sammanfaller vanligtvis med kalenderåret och fortskrider i bestämda steg. Vid periodens början görs en ingående bokföring; under året förs varje transaktion in i dagboken baserat på sin verifikation och överförs till berörda konton i huvudboken. Vid slutet av månader och perioder tas en saldobalans fram för att kontrollera posternas samstämmighet. Vid periodens slut görs bokslutsposter som avskrivning, värdering och avsättning; balansräkning och resultaträkning upprättas och den nya perioden börjar med en ingående bokföring. För att denna cykel ska kunna löpa utan störningar måste verifikationerna nå bokföringen fullständigt och i tid; i praktiken beror de flesta förseningar inte på bokföringstekniken utan på flödet av verifikationer.

Skillnaden mellan bokföring och förbokföring

Två begrepp förväxlas ofta i vardagsspråket: bokföring och förbokföring. Förbokföringen håller reda på dagliga transaktioner som kassa, bank, checkar och växlar, löpande konton (kund- och leverantörssaldon), lager och fakturauppföljning. Den sköts oftast internt i företaget, utan krav på bokföringsutbildning. Registrering i officiella böcker samt upprättande av deklarationer och finansiella rapporter är däremot den allmänna bokföringens uppgift — det vill säga revisorns eller bokföringsavdelningens.

Kort sagt samlar förbokföringen in data, och bokföringen omvandlar dessa data till officiella poster och rapporter. De är inte alternativ till varandra utan på varandra följande länkar i samma kedja. Om du vill fördjupa dig i ämnet kan du titta på vår artikel Vad är förbokföring?.

Varför är bokföring viktigt?

En ordnad bokföring ger företaget tre grundläggande fördelar:

• Rättslig trygghet: Deklarationer och officiella böcker upprättas i tid och korrekt; risken för straffavgifter minskar.
• Rätt beslut: Cheferna ser vinst, kostnad och likviditet med verkliga data; besluten om prissättning och investeringar bygger på bokförda uppgifter i stället för gissningar.
• Trovärdighet: Företagets finansiella rapporter skapar förtroende inför banker, delägare och affärspartner.

Samtidigt beror bokföringens kvalitet på kvaliteten på de data som når den. Förlorade kvitton, sent inkomna fakturor och manuella överföringar försvårar bokslutet även för den mest ordnade bokföringsavdelning.

Överföring av kostnadsdata till bokföringen

En av de sköraste länkarna i bokföringskedjan är att få de anställdas utlägg och fakturaunderlag fram till bokföringen. Masraff är inget bokföringsprogram; det är ett lager för utläggshantering som tar hand om detta steg av datainsamling som föregår bokföringen. De anställdas kvitton och fakturor registreras direkt från mobilappen, går igenom en godkännandeprocess och blir ordnade data som är redo att överföras till det bokförings- eller ERP-system du använder. På så sätt kan bokföringsavdelningen fokusera på registrering och rapportering i stället för att jaga verifikationer. För mer information kan du titta på vår produktsida för faktura och bokföring.