Ce este contabilitatea? Definiție, tipuri, concepte

Contabilitatea este sistemul informațional care, pe baza documentelor, înregistrează, clasifică, sintetizează și raportează celor interesați toate operațiunile unei întreprinderi măsurabile în bani. Vânzări, achiziții, încasări, plăți, datorii, creanțe, salarii, impozite... Orice eveniment care se întâmplă întreprinderii și care poate fi exprimat în bani este obiectul contabilității. În acest articol tratăm într-un limbaj simplu definiția contabilității, tipurile sale, conceptele fundamentale și diferența — adesea confundată — față de contabilitatea primară.

Definiția și scopul contabilității

În forma sa cea mai simplă, contabilitatea este limbajul financiar al întreprinderii. Ea înregistrează pe baza documentelor fiecare eveniment monetar care se petrece în întreprindere, clasifică aceste înregistrări după o anumită ordine și, la sfârșitul perioadei, le prezintă sub formă de tabele sintetice. Astfel, părți precum proprietarii întreprinderii, managerii, asociații, statul și băncile pot vedea în mod fiabil situația financiară a întreprinderii.

Contabilitatea are patru funcții fundamentale:

1. Înregistrarea: consemnarea operațiunilor monetare în registre pe baza documentelor lor.
2. Clasificarea: gruparea înregistrărilor în conturi în funcție de natura lor.
3. Sintetizarea: cumularea înregistrărilor sub formă de tabele la sfârșitul perioadei.
4. Raportarea și interpretarea: prezentarea tabelelor rezultate într-o formă care să le permită celor interesați să ia decizii.

În Turcia, obligația întreprinderilor comerciale de a ține registre contabile este reglementată de Codul procedurii fiscale și de Codul comercial turc; cadrul ordinii de înregistrare este stabilit însă de Planul de conturi unic.

Tipurile de contabilitate

Deși contabilitatea pare un întreg, în funcție de întrebarea la care răspunde, ea se împarte în trei ramuri principale.

1. Contabilitatea generală (contabilitatea financiară)

Este ramura principală care înregistrează activele, datoriile, capitalurile proprii, veniturile și cheltuielile întreprinderii. Rezultatele sale sunt situații financiare precum bilanțul și contul de profit și pierdere. Contabilitatea generală răspunde în principal în fața părților externe întreprinderii — statul, băncile, asociații — și de aceea este strict legată de regulile legale.

2. Contabilitatea de gestiune (a costurilor)

Răspunde la întrebarea: „Cât ne costă bunul sau serviciul pe care îl producem?”. Calculează costul unitar urmărind materiile prime, manopera și cheltuielile generale de producție. În întreprinderile de producție, ea constituie baza deciziilor privind prețurile, eficiența și evaluarea stocurilor.

3. Contabilitatea managerială

Prelucrează datele produse de contabilitatea generală și de cea de gestiune pentru ca managementul întreprinderii să poată lua decizii. Bugetarea, comparațiile, analiza abaterilor și planificarea orientată spre viitor sunt obiectul acestei ramuri. Nu este o obligație legală; se modelează în întregime după nevoile interne ale întreprinderii.

Conceptele contabile fundamentale

Aspectul care îi pune cel mai mult în dificultate pe cei care întâlnesc pentru prima dată contabilitatea este terminologia. Cele mai frecvent utilizate concepte sunt următoarele:

• Cont: tabelul în care sunt urmărite operațiunile de aceeași natură. De exemplu, contul „Casa” urmărește intrările și ieșirile de numerar.
• Plan de conturi: lista sistematică a tuturor conturilor din întreprindere. În Turcia se utilizează Planul de conturi unic; conturile sunt împărțite în grupe principale de la 1 la 9 (de exemplu, 1 active circulante, 6 conturi din contul de profit și pierdere).
• Registru-jurnal: registrul în care operațiunile sunt înregistrate articol cu articol, în ordine cronologică. Fiecare înregistrare trebuie să se bazeze pe un document.
• Registru cartea mare: registrul în care înregistrările din registrul-jurnal sunt grupate pe conturi. Aici se vede întreaga mișcare a unui cont pe parcursul perioadei.
• Balanță de verificare: tabelul de control care arată totalurile debitoare și creditoare ale tuturor conturilor la o anumită dată. Se folosește pentru a verifica corectitudinea matematică a înregistrărilor.
• Bilanț: tabelul care arată activele și sursele întreprinderii la o anumită dată; este fotografia întreprinderii în acel moment.
• Cont de profit și pierdere: tabelul care arată veniturile obținute și cheltuielile suportate pe parcursul unei perioade, precum și profitul sau pierderea perioadei.

Aceste concepte sunt legate între ele ca într-un lanț: document → registru-jurnal → registru cartea mare → balanță de verificare → situații financiare. Funcționarea contabilității constă în esență în derularea ordonată a acestui lanț.

Cum funcționează procesul contabil?

Un exercițiu contabil coincide de obicei cu anul calendaristic și înaintează prin pași bine definiți. La începutul perioadei se face nota de deschidere; pe parcursul anului, fiecare operațiune se înregistrează în registrul-jurnal pe baza documentului său și se transferă în conturile corespunzătoare din registrul cartea mare. La sfârșitul lunii și al perioadei se întocmește balanța de verificare pentru a controla coerența înregistrărilor. La sfârșitul perioadei se efectuează operațiunile de închidere precum amortizarea, evaluarea și provizioanele; se pregătesc bilanțul și contul de profit și pierdere, iar noua perioadă începe cu nota de deschidere. Pentru ca acest ciclu să se poată derula fără sincope, este esențial ca documentele să ajungă la contabilitate complete și la timp; în practică, majoritatea întârzierilor nu provin din tehnica de înregistrare, ci din fluxul documentelor.

Diferența dintre contabilitate și contabilitatea primară

În limbajul cotidian există două concepte adesea confundate: contabilitatea și contabilitatea primară. Contabilitatea primară ține evidența operațiunilor zilnice precum casa, banca, cecurile și biletele la ordin, conturile curente (soldurile clienților și furnizorilor), stocurile și urmărirea facturilor. De obicei se desfășoară în cadrul întreprinderii, fără să fie neapărat necesară o pregătire contabilă. Ținerea registrelor oficiale, pregătirea declarațiilor și a situațiilor financiare este însă sarcina contabilității generale — adică a consultantului fiscal sau a departamentului de contabilitate.

Pe scurt, contabilitatea primară colectează datele, iar contabilitatea transformă aceste date în înregistrări și rapoarte oficiale. Cele două nu sunt alternative una alteia, ci verigi succesive ale aceluiași lanț. Dacă doriți să aprofundați subiectul, puteți arunca o privire pe articolul nostru Ce este contabilitatea primară?.

De ce este importantă contabilitatea?

O contabilitate ținută cu regularitate oferă întreprinderii trei avantaje fundamentale:

• Siguranță legală: declarațiile și registrele oficiale se pregătesc la timp și corect; riscul de sancțiuni scade.
• Decizii corecte: managerii văd situația profitului, a costurilor și a numerarului pe baza unor date reale; deciziile de preț și de investiție se bazează pe înregistrări, nu pe presupuneri.
• Fiabilitate: în fața băncilor, a asociaților și a partenerilor de afaceri, situațiile financiare ale întreprinderii construiesc încredere.

Pe de altă parte, calitatea contabilității depinde de calitatea datelor care ajung la ea. Bonurile pierdute, facturile întârziate și transferurile efectuate manual îngreunează închiderea perioadei chiar și pentru cel mai organizat departament de contabilitate.

Transferul datelor de cheltuieli către contabilitate

Una dintre cele mai fragile verigi ale lanțului contabil este aducerea la contabilitate a cheltuielilor angajaților și a documentelor facturilor. Masraff nu este un program de contabilitate; este un strat de gestiune a cheltuielilor care preia acest pas de colectare a datelor din fața contabilității. Bonurile și facturile angajaților se înregistrează instantaneu din aplicația mobilă, trec prin procesul de aprobare și devin date ordonate, gata să fie transferate în sistemul de contabilitate sau ERP pe care îl folosiți. Astfel, departamentul de contabilitate, în loc să alerge după documente, se concentrează pe activitatea de înregistrare și raportare. Pentru detalii puteți consulta pagina noastră de produs facturi și contabilitate.