¿Qué es la contabilidad? Definición y tipos

La contabilidad es el sistema de información que registra, clasifica, resume e informa a las partes interesadas de todas las operaciones de una empresa que pueden medirse en dinero. Ventas, compras, cobros, pagos, deudas, cuentas por cobrar, salarios, impuestos... Todo acontecimiento que le suceda a una empresa y pueda expresarse en términos monetarios es objeto de la contabilidad. En este artículo abordamos, en un lenguaje sencillo, la definición de la contabilidad, sus tipos, sus conceptos básicos y su diferencia, a menudo confundida, con la precontabilidad.

Definición y objetivo de la contabilidad

En su forma más simple, la contabilidad es el lenguaje financiero de la empresa. Registra, con base en documentos, cada acontecimiento monetario que ocurre en la empresa, clasifica estos registros según un orden definido y los presenta al final del período en forma de cuadros resumidos. De este modo, partes como los propietarios de la empresa, los directivos, los socios, el Estado y los bancos pueden ver de forma fiable la situación financiera de la empresa.

La contabilidad tiene cuatro funciones básicas:

1. Registrar: asentar en los libros las operaciones monetarias con base en sus documentos.
2. Clasificar: agrupar los registros en cuentas según su naturaleza.
3. Resumir: consolidar los registros en cuadros al final del período.
4. Informar e interpretar: presentar los cuadros resultantes de forma que las partes interesadas puedan tomar decisiones.

En Turquía, las obligaciones de llevanza de libros de las empresas comerciales están reguladas por la Ley de Procedimiento Tributario y el Código de Comercio turco; el marco del sistema de registro lo establece el Plan de Cuentas Uniforme.

Tipos de contabilidad

Aunque la contabilidad parezca un todo único, se divide en tres ramas principales según la pregunta a la que responde.

1. Contabilidad general (contabilidad financiera)

Es la rama principal que registra los activos, las deudas, el patrimonio neto, los ingresos y los gastos de la empresa. Sus productos son los estados financieros, como el balance y la cuenta de resultados. La contabilidad general rinde cuentas principalmente a partes externas a la empresa — al Estado, a los bancos, a los socios —, por lo que está estrictamente sujeta a las normas legales.

2. Contabilidad de costes

Responde a la pregunta: "¿Cuánto nos cuesta el bien o servicio que producimos?" Calcula el coste unitario haciendo seguimiento de las materias primas, la mano de obra y los gastos generales de producción. En las empresas industriales constituye la base de las decisiones de fijación de precios, eficiencia y valoración de existencias.

3. Contabilidad de gestión

Procesa los datos generados por la contabilidad general y la contabilidad de costes para que la dirección de la empresa pueda tomar decisiones. La elaboración de presupuestos, la comparación, el análisis de desviaciones y la planificación orientada al futuro son materia de esta rama. No es una obligación legal; se configura por completo según las necesidades internas de la empresa.

Conceptos contables fundamentales

Lo que más cuesta a quienes se acercan por primera vez a la contabilidad son los términos. Los conceptos más utilizados son los siguientes:

• Cuenta: el cuadro en el que se siguen las operaciones de la misma naturaleza. Por ejemplo, la cuenta "Caja" sigue las entradas y salidas de efectivo.
• Plan de cuentas: la lista sistemática de todas las cuentas de la empresa. En Turquía se utiliza el Plan de Cuentas Uniforme; las cuentas se dividen en grupos principales del 1 al 9 (por ejemplo, 1 para el activo corriente, 6 para las cuentas de resultados).
• Libro diario: el libro en el que las operaciones se registran asiento por asiento, en orden cronológico. Cada registro debe basarse en un documento.
• Libro mayor: el libro en el que los asientos del diario se agrupan por cuenta. Aquí se ve todo el movimiento de una cuenta durante el período.
• Balance de comprobación: el cuadro de control que muestra, en una fecha determinada, los totales del debe y del haber de todas las cuentas. Se utiliza para comprobar la exactitud matemática de los registros.
• Balance de situación: el estado que muestra los activos y los recursos de la empresa en una fecha determinada; es la fotografía de la empresa en ese momento.
• Cuenta de resultados: el estado que muestra los ingresos obtenidos y los gastos incurridos durante un período, junto con el beneficio o la pérdida del período.

Estos conceptos están encadenados entre sí: documento → libro diario → libro mayor → balance de comprobación → estados financieros. El funcionamiento de la contabilidad es, en esencia, el manejo ordenado de esta cadena.

¿Cómo funciona el proceso contable?

Un ejercicio contable suele coincidir con el año natural y avanza mediante pasos definidos. Al inicio del período se realiza el asiento de apertura; a lo largo del año, cada operación se registra en el libro diario con base en su documento y se traslada a las cuentas correspondientes del libro mayor. Al cierre de cada mes y del período se elabora un balance de comprobación para verificar la coherencia de los registros. Al final del ejercicio se realizan las operaciones de cierre, como amortizaciones, valoraciones y provisiones; se preparan el balance de situación y la cuenta de resultados, y el nuevo ejercicio comienza con el asiento de apertura. Para que este ciclo funcione sin interrupciones, los documentos deben llegar a contabilidad completos y a tiempo; en la práctica, la mayoría de los retrasos no provienen de la técnica de registro, sino del flujo de documentos.

La diferencia entre contabilidad y precontabilidad

Hay dos conceptos que se confunden con frecuencia en el lenguaje cotidiano: la contabilidad y la precontabilidad. La precontabilidad lleva el registro de las operaciones diarias, como caja, bancos, cheques y pagarés, cuentas corrientes (saldos de clientes y proveedores), existencias y seguimiento de facturas. Por lo general, puede llevarse dentro de la empresa sin necesidad de formación contable formal. En cambio, la llevanza de los libros oficiales, las declaraciones fiscales y la preparación de los estados financieros son tarea de la contabilidad general, es decir, del asesor contable o del departamento de contabilidad.

En resumen, la precontabilidad recopila los datos y la contabilidad convierte esos datos en registros e informes oficiales. No son alternativas entre sí, sino eslabones consecutivos de la misma cadena. Si desea examinar el tema en detalle, consulte nuestro artículo ¿Qué es la precontabilidad?.

¿Por qué es importante la contabilidad?

Una contabilidad llevada con rigor aporta a la empresa tres beneficios fundamentales:

• Seguridad jurídica: las declaraciones y los libros oficiales se preparan a tiempo y correctamente; se reduce el riesgo de sanciones.
• Decisiones acertadas: los directivos ven el beneficio, los costes y la situación de caja con datos reales; las decisiones de precios e inversión se basan en registros, no en suposiciones.
• Credibilidad: los estados financieros de la empresa generan confianza ante bancos, socios y colaboradores comerciales.

Por otro lado, la calidad de la contabilidad depende de la calidad de los datos que le llegan. Los tickets extraviados, las facturas que llegan tarde y los traspasos manuales dificultan el cierre del período incluso al departamento de contabilidad mejor organizado.

El traspaso de los datos de gastos a la contabilidad

Uno de los eslabones más frágiles de la cadena contable es hacer llegar a contabilidad los gastos de los empleados y los documentos de factura. Masraff no es un programa de contabilidad; es una capa de gestión de gastos que asume este paso de recopilación de datos previo a la contabilidad. Los tickets y facturas de los empleados se capturan al instante desde la aplicación móvil, pasan por el proceso de aprobación y se convierten en datos ordenados, listos para transferirse al sistema contable o ERP que usted utilice. Así, el equipo de contabilidad se concentra en el registro y la elaboración de informes en lugar de perseguir documentos. Para más detalles, consulte nuestra página de producto de facturación y contabilidad.