Che cos'è la contabilità? Definizione, tipi e concetti

La contabilità è il sistema informativo che registra, classifica, riassume e rendiconta agli interessati tutte le operazioni di un'azienda misurabili in denaro. Vendite, acquisti, incassi, pagamenti, debiti, crediti, stipendi, imposte... Ogni evento che accade all'azienda ed è esprimibile in denaro è oggetto della contabilità. In questo articolo trattiamo con un linguaggio semplice la definizione della contabilità, i suoi tipi, i concetti fondamentali e la differenza — spesso fonte di confusione — con la contabilità di base.

Definizione e scopo della contabilità

Nella sua forma più essenziale, la contabilità è il linguaggio finanziario dell'azienda. Registra ogni evento monetario che accade in azienda sulla base di documenti, classifica queste registrazioni secondo un ordine preciso e, a fine periodo, le presenta sotto forma di prospetti riassuntivi. In questo modo le parti interessate — proprietari, dirigenti, soci, Stato e banche — possono vedere in modo affidabile la situazione finanziaria dell'azienda.

La contabilità ha quattro funzioni fondamentali:

1. Registrazione: annotare le operazioni monetarie nei libri sulla base dei relativi documenti.
2. Classificazione: raggruppare le registrazioni nei conti in base alla loro natura.
3. Riepilogo: aggregare le registrazioni in prospetti a fine periodo.
4. Rendicontazione e interpretazione: presentare i prospetti risultanti in una forma che consenta agli interessati di prendere decisioni.

In Turchia l'obbligo di tenuta dei libri contabili per le imprese commerciali è disciplinato dal Codice sulle procedure tributarie e dal Codice del commercio turco; il quadro dell'ordine di registrazione è invece stabilito dal Piano dei conti uniforme.

I tipi di contabilità

Sebbene la contabilità sembri un tutt'uno, si suddivide in tre rami principali a seconda della domanda a cui risponde.

1. Contabilità generale (contabilità finanziaria)

È il ramo principale che registra le attività, i debiti, il patrimonio netto, i ricavi e i costi dell'azienda. I suoi output sono i prospetti finanziari come lo stato patrimoniale e il conto economico. La contabilità generale rende conto principalmente alle parti esterne all'azienda — Stato, banche, soci — e per questo è strettamente vincolata alle regole di legge.

2. Contabilità dei costi

Risponde alla domanda: "Quanto ci costa il bene o il servizio che produciamo?". Calcola il costo unitario monitorando le materie prime, la manodopera e le spese generali di produzione. Nelle aziende manifatturiere costituisce la base delle decisioni su prezzi, efficienza e valutazione delle scorte.

3. Contabilità gestionale

Elabora i dati prodotti dalla contabilità generale e dalla contabilità dei costi affinché la direzione aziendale possa prendere decisioni. Budgeting, confronti, analisi degli scostamenti e pianificazione orientata al futuro sono l'oggetto di questo ramo. Non è un obbligo di legge; si modella interamente in base alle esigenze interne dell'azienda.

I concetti contabili fondamentali

Il punto che mette più in difficoltà chi si avvicina per la prima volta alla contabilità è la terminologia. I concetti usati più di frequente sono i seguenti:

• Conto: il prospetto in cui vengono seguite le operazioni della stessa natura. Ad esempio il conto "Cassa" monitora le entrate e le uscite di contante.
• Piano dei conti: l'elenco sistematico di tutti i conti dell'azienda. In Turchia si utilizza il Piano dei conti uniforme; i conti sono suddivisi in gruppi principali da 1 a 9 (ad esempio 1 attività correnti, 6 conti del conto economico).
• Libro giornale: il libro in cui le operazioni vengono registrate voce per voce, in ordine cronologico. Ogni registrazione deve basarsi su un documento.
• Libro mastro: il libro in cui le registrazioni del libro giornale vengono raccolte per conto. Qui si vede tutto il movimento di un conto durante il periodo.
• Bilancio di verifica: il prospetto di controllo che mostra i totali a debito e a credito di tutti i conti a una data determinata. Si usa per verificare la correttezza matematica delle registrazioni.
• Stato patrimoniale: il prospetto che mostra le attività e le fonti dell'azienda a una data determinata; è la fotografia dell'azienda in quel momento.
• Conto economico: il prospetto che mostra i ricavi conseguiti e i costi sostenuti nel corso di un periodo, nonché l'utile o la perdita del periodo.

Questi concetti sono legati tra loro come da una catena: documento → libro giornale → libro mastro → bilancio di verifica → prospetti finanziari. Il funzionamento della contabilità consiste in sostanza nel far scorrere ordinatamente questa catena.

Come funziona il processo contabile?

Un esercizio contabile coincide di solito con l'anno solare e procede per fasi ben definite. All'inizio del periodo si effettua la scrittura di apertura; durante l'anno ogni operazione viene registrata nel libro giornale sulla base del proprio documento e trasferita ai relativi conti del libro mastro. A fine mese e a fine periodo si redige il bilancio di verifica per controllare la coerenza delle registrazioni. A fine periodo si effettuano le operazioni di chiusura come ammortamento, valutazione e accantonamenti; si preparano lo stato patrimoniale e il conto economico, e il nuovo periodo inizia con la scrittura di apertura. Affinché questo ciclo possa svolgersi senza intoppi è indispensabile che i documenti arrivino alla contabilità completi e in tempo; nella pratica la maggior parte dei ritardi non deriva dalla tecnica di registrazione, ma dal flusso dei documenti.

La differenza tra contabilità e contabilità di base

Nel linguaggio quotidiano ci sono due concetti spesso confusi: la contabilità e la contabilità di base. La contabilità di base tiene la registrazione delle operazioni quotidiane come cassa, banca, assegni ed effetti, conti correnti (saldi di clienti e fornitori), magazzino e gestione delle fatture. Di solito viene svolta all'interno dell'azienda, senza che sia indispensabile una formazione contabile. La tenuta dei libri ufficiali, la predisposizione delle dichiarazioni e dei prospetti finanziari è invece compito della contabilità generale — ossia del commercialista o dell'ufficio contabilità.

In breve, la contabilità di base raccoglie i dati, la contabilità trasforma questi dati in registrazioni e rendicontazioni ufficiali. Le due non sono alternative l'una all'altra, ma anelli successivi della stessa catena. Se desideri approfondire l'argomento, puoi dare un'occhiata al nostro articolo Che cos'è la contabilità di base?.

Perché la contabilità è importante?

Una contabilità tenuta in modo regolare offre all'azienda tre vantaggi fondamentali:

• Sicurezza legale: le dichiarazioni e i libri ufficiali vengono predisposti in modo corretto e puntuale; il rischio di sanzioni diminuisce.
• Decisioni corrette: i dirigenti vedono la situazione di utile, costi e liquidità con dati reali; le decisioni di prezzo e di investimento si basano sulle registrazioni e non su stime.
• Affidabilità: di fronte a banche, soci e partner commerciali, i prospetti finanziari dell'azienda creano fiducia.

Di contro, la qualità della contabilità dipende dalla qualità dei dati che le arrivano. Scontrini persi, fatture in ritardo e trasferimenti effettuati a mano rendono difficile la chiusura del periodo persino all'ufficio contabilità più organizzato.

Il trasferimento dei dati di spesa alla contabilità

Uno degli anelli più fragili della catena contabile è il far arrivare alla contabilità le spese dei dipendenti e i documenti delle fatture. Masraff non è un programma di contabilità; è uno strato di gestione delle spese che si fa carico di questa fase di raccolta dei dati a monte della contabilità. Gli scontrini e le fatture dei dipendenti vengono registrati all'istante dall'app mobile, passano dal processo di approvazione e diventano dati ordinati, pronti per essere trasferiti al sistema di contabilità o ERP che utilizzi. Così l'ufficio contabilità, invece di rincorrere i documenti, si concentra sul lavoro di registrazione e rendicontazione. Per i dettagli puoi consultare la nostra pagina prodotto fatture e contabilità.