İçindekiler
Gider pusulası, belge düzenleme zorunluluğu bulunmayan bir kişiden mal satın alındığında ya da bu kişiye iş yaptırıldığında, faturayı satıcı yerine alıcının düzenlediği ve satıcıya imzalattığı belgedir. Vergi Usul Kanunu'nun 234. maddesinde düzenlenir. Vergiden muaf esnaf için düzenlenen gider pusulası fatura hükmündedir.
Seyyar bir satıcıdan alınan malzeme, evde üretim yapan birinden alınan ürün ya da esnaf muaflığındaki bir kişiye yaptırılan tamir işi tipik örneklerdir. Bu yazıda gider pusulasını kimin, ne zaman ve nasıl düzenlediğini, hangi durumlarda stopaj (gelir vergisi tevkifatı) yapıldığını ve masraf formundan farkını anlatıyoruz.
Gider pusulası nedir?
Gider pusulası, fatura kesme zorunluluğu olmayan kişilerden yapılan alımlarda alıcının düzenlediği vergi belgesidir. Tüccarlar, basit usulde vergilendirilenler, defter tutan serbest meslek erbabı ve çiftçiler, bu kişilerden aldıkları mal ya da yaptırdıkları iş için gider pusulası düzenler ve satıcıya imzalatır. Belge iki nüsha düzenlenir; biri satıcıya verilir.
Vergi Usul Kanunu md. 234'e göre gider pusulasında şu bilgiler bulunur:
- İşin mahiyeti, malın cinsi, türü, miktarı ve bedeli ile iş ücreti
- İşi yaptıran ile yapanın ya da malı alan ile satanın adı, soyadı (tüzel kişide unvanı) ve adresi
- Tarih
- Seri ve sıra numarası
Zorunlu bilgileri taşımayan belge, VUK md. 227'ye göre vergi kanunları bakımından hiç düzenlenmemiş sayılır.
Gider pusulası ne zaman düzenlenir?
Gider pusulası, malın teslim edildiği ya da hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenir. Bu süre içinde düzenlenmeyen gider pusulası hiç düzenlenmemiş sayılır. Bu kural 7338 sayılı Kanunla (14.10.2021) VUK md. 234'e eklenmiştir.
Düzenlenmesi gereken durumlar:
- Esnaf muaflığındaki kişiden alım: Gelir Vergisi Kanunu md. 9'da sayılan, vergiden muaf esnaftan mal alımı ya da bu kişiye iş yaptırılması.
- Belge düzenleme zorunluluğu olmayan kişiden alım: VUK kapsamında fatura düzenlemek zorunda olmayan kişiden mal alımı ya da hizmet alımı.
- Gerçek usulde vergilendirilmeyen çiftçiden alım hariç: Bu durumda gider pusulası değil müstahsil makbuzu düzenlenir (VUK md. 235).
Banka dekontu gider pusulası yerine geçebilir. Yine VUK md. 234'e göre, gider pusulasındaki bilgileri taşıması şartıyla, bedelin yedi günlük süre içinde satıcıya banka, yetkili ödeme kuruluşu ya da PTT aracılığıyla ödenmesi halinde bu kurumların düzenlediği belge gider pusulası yerine geçer.
Gider pusulasında stopaj oranı nedir?
Esnaf muaflığından yararlanan kişiden yapılan mal ve hizmet alımlarında alıcı, ödeme sırasında gelir vergisi tevkifatı (stopaj) yapar. Oran alımın türüne göre değişir: emtia ve hurda mal alımında yüzde 2, diğer mal alımında yüzde 5, diğer hizmet alımında yüzde 10. Dayanak GVK md. 94/13 ve 2009/14592 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı'dır.
| Alım türü (GVK md. 94/13, 2009/14592 sayılı BKK) | Stopaj oranı |
|---|---|
| GVK md. 9/1-(6) kapsamındaki emtia (evde üretilen ürünler) ya da bu emtianın imalinde ödenen hizmet bedeli | %2 |
| Hurda mal alımları | %2 |
| Diğer mal alımları | %5 |
| Diğer hizmet alımları (mal ve hizmet bedeli ayrılamıyorsa da bu kapsamda) | %10 |
Notlar:
- Oranlar, Resmî Gazete'nin 03.02.2009 tarihli nüshasındaki karar metninden alınmıştır. Sonraki değişiklik kararlarından 3491 (2021), 7343 (2023), 9284 ve 9286 (2024) okundu; hiçbiri bu bendi değiştirmiyor.
- Stopaj, ödeme nakden ya da hesaben yapıldığı sırada kesilir (GVK md. 94).
- Çiftçiden yapılan alımlar (müstahsil makbuzu) ayrı bir bende (GVK md. 94/11) ve farklı oranlara tabidir.
- Ücret, kira ya da serbest meslek niteliğindeki ödemeler başka bentlere tabidir. Kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın.
Gider pusulası ile masraf formu arasındaki fark nedir?
Gider pusulası bir vergi belgesidir: VUK'ta düzenlenir, satıcıya imzalatılır ve alıcının gider kaydının dayanağıdır. Masraf formu ise şirket içi bir beyan formudur: çalışanın yaptığı harcamaları ve eklediği belgeleri listeler, onaya sunar. Masraf formu tek başına vergi belgesi değildir.
| Gider pusulası | Masraf formu | |
|---|---|---|
| Niteliği | Vergi belgesi (VUK md. 234) | Şirket içi beyan ve onay formu |
| Kim düzenler? | Malı alan ya da işi yaptıran işletme | Harcamayı yapan çalışan |
| Kime imzalatılır? | Malı satana ya da işi yapana | Onaylayan yöneticiye |
| Stopaj | Gerekiyorsa alıcı keser | Yok |
| Gider kaydının dayanağı mı? | Evet | Hayır; ekindeki fatura, fiş ya da gider pusulası dayanaktır |
Masraf formunun yapısı için Masraf Formu Şablonu (Excel) aracına ve masraf talep formu ile beyan formu farkı yazımıza bakabilirsiniz.
Gider pusulası nasıl saklanır?
Defter tutmak zorunda olanlar gider pusulasını, ilgili olduğu yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl saklar (VUK md. 253). Defter tutmak zorunda olmayanlar da almak zorunda oldukları gider pusulalarını aynı süre boyunca tarih sırasıyla saklar (VUK md. 254).
Gider pusulasını Masraff'ta nasıl yönetirsiniz?
Masraff'ın Masraf Yönetimi modülünde çalışan, gider pusulasının fotoğrafını masrafa ekler; belge masraf kaydıyla birlikte onay akışından geçer ve belgesiyle birlikte muhasebeye aktarılır.
- Belge masraftan ayrılmaz. Denetimde her giderin belgesi kaydın üzerinde durur.
- Onay izlenebilir. Kimin, neyi, ne zaman onayladığı kayıtta kalır.
- ERP'ye aktarılır. Onaylanan kayıtlar Logo, Mikro, Netsis, SAP ve Oracle dahil 20'den fazla ERP ve muhasebe sistemine aktarılır.
Sık sorulan sorular
Gider pusulasını kim düzenler? Gider pusulasını malı satın alan ya da işi yaptıran işletme düzenler ve satıcıya imzalatır. Tüccarlar, basit usulde vergilendirilenler, defter tutan serbest meslek erbabı ve çiftçiler bu belgeyi düzenlemekle yükümlüdür (VUK md. 234).
Gider pusulası kaç gün içinde düzenlenmeli? Malın teslimi ya da hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenmelidir. Süresinde düzenlenmeyen gider pusulası hiç düzenlenmemiş sayılır.
Gider pusulası fatura yerine geçer mi? Vergiden muaf esnaf için düzenlenen gider pusulası, bu kişiler tarafından verilmiş fatura hükmündedir (VUK md. 234). Belge düzenleme zorunluluğu olmayan diğer kişiler için de alıcının gider kaydının dayanağıdır.
Banka dekontu gider pusulası yerine geçer mi? Evet, şartla. Dekont gider pusulasındaki zorunlu bilgileri taşıyorsa ve ödeme yedi günlük süre içinde banka, yetkili ödeme kuruluşu ya da PTT aracılığıyla satıcıya yapılmışsa, bu kurumların düzenlediği belge gider pusulası yerine geçer.
Gider pusulasında stopaj yapılır mı? Esnaf muaflığındaki kişiden yapılan alımlarda yapılır. Emtia ve hurda mal alımında yüzde 2, diğer mal alımında yüzde 5, diğer hizmet alımında yüzde 10 oranında gelir vergisi tevkifatı uygulanır (GVK md. 94/13, 2009/14592 sayılı BKK).
Kaynaklar
- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu (md. 227, 234, 235, 253, 254), mevzuat.gov.tr: https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/1.4.213.pdf
- 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu (md. 9, 94), mevzuat.gov.tr: https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/1.4.193.pdf
- 2009/14592 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı (GVK md. 94 tevkifat nispetleri), Resmî Gazete 03.02.2009: https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2009/02/20090203-3.htm
- Değişiklik kararları (bent 13'ü değiştirmediği kontrol edilen): 3491, RG 04.02.2021 https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2021/02/20210204-12.pdf · 7343, RG 07.07.2023 https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2023/07/20230707-8.pdf · 9284 ve 9286, RG 22.12.2024 https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2024/12/20241222-13.pdf, https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2024/12/20241222-15.pdf