Çıxarışda sənədi gəlməyən kart xərci nə olur?

Ayın sonunda korporativ kartın çıxarışı gəlir və maliyyə komandası hər sətri təqdim edilmiş xərclərlə tutuşdurmağa başlayır. Sətirlərin çoxunun qarşılığı var, bir neçəsinin isə nə çeki, nə də fakturası var. Kartdan pul çıxıb, ödəniş edilib, amma alışı təsdiqləyən sənəd yoxdur. Bu yazı Türkiyədə sənədsiz kart xərcinin vergi və mühasibat baxımından nə demək olduğunu, necə uçota alına biləcəyini və çatışmayan sənədlərin ay sonu tələsiyinə çevrilmədən necə izlənəcəyini izah edir.

Çıxarışda sənədi gəlməyən kart xərci nədir?

Çıxarışda sənədi gəlməyən kart xərci kart çıxarışında görünən, lakin şirkətə qarşılığında çek və ya faktura çatmayan kart əməliyyatıdır. Çıxarış yalnız ödənişin edildiyini göstərir; nəyin, kimdən və hansı ƏDV dərəcəsi ilə alındığını göstərmir.

Bu, adətən aşağıdakı səbəblərdən baş verir:

• İşçi çeki alıb, amma itirib və ya yükləməyi unudub.
• Satıcı fakturanı hələ tərtib etməyib və ya e-Arşiv (elektron arxiv faktura) sənədini yanlış e-poçt ünvanına göndərib.
• Xərc abunə və ya onlayn sifarişdir, faktura isə ayrı hesabda qalıb.
• Xərc şəxsidir və işçi onu xərc kimi daxil etməyib.

İlk üç halda problem sənədi əldə etməkdir. Dördüncüdə isə məsələ sənəd deyil, xərcin ümumiyyətlə şirkətə aid olub-olmamasıdır. Buna görə sənədsiz hər sətir üçün əvvəlcə "sənəd haradadır?", sonra "bu xərc kimindir?" sualını verin.

Sənədi gəlməyən kart xərci xərc kimi çıxıla bilərmi?

Türkiyədə sənədi gəlməyən kart xərci vergi bazasından xərc kimi çıxıla bilməz və onun ƏDV-si əvəzləşdirilə bilməz; POS çeki və ya bank çıxarışı faktura və ya çekin yerini tutmur.

Hüquqi əsaslar:

• Vergi Prosedur Qanunu (VUK, 213 saylı, Rəsmi Qəzet 10.01.1961), maddə 227: vergi qanunlarına görə aparılan qeydlər sənədlə təsdiqlənməlidir. Sənədlə sübut edilə bilməyən xərc vergi bazasının hesablanmasında çıxıla bilməz.
• ƏDV Qanunu (KDV Kanunu, 3065 saylı, 01.01.1985-dən qüvvədə), maddə 29 və 34: ödənilmiş ƏDV yalnız alış fakturasında və ya oxşar sənəddə ayrıca göstərildikdə əvəzləşdirilə bilər. Sənəd yoxdursa, əvəzləşdirmə də yoxdur.
• Vergi Prosedur Qanunu, maddə 231/5: satıcı fakturanı təslimdən ən gec 7 gün ərzində tərtib etməlidir. Deməli, hələ gəlməmiş sənəd həmişə itmiş sənəd demək deyil.

Xərc həqiqətən iş üçündürsə, şirkət onu yenə də ödəyib; lakin sənəd heç gəlməzsə, məbləğ KKEG (qanunla qəbul edilməyən xərc) sayılır və dövrün sonunda vergi bazasına əlavə edilir. KKEG-nin necə uçota alındığını KKEG və mühasibat yazılışı haqqında məqaləmizdə ətraflı izah etmişik.

Bu yazı ümumi çərçivə təqdim edir. Şirkətinizdəki uçot və bəyannamə təcrübəsini maliyyə məsləhətçiniz (mali müşavir) ilə təsdiqləyin.

Sənədi gəlməyən kart xərci mühasibatda necə qeydə alınır?

Sənədi gəlməyən kart xərci sənəd gələnə qədər gözlədilir; sənəd heç gəlməzsə, ya KKEG kimi xərcə yazılır, ya da işçinin hesabına aid edilir. Seçim xərcin işlə bağlı olub-olmamasından asılıdır.

Aşağıdakı cədvəl 1.200 TRY (ƏDV daxil, 20% ƏDV) məbləğində kart xərci üçün üç mümkün nəticəni göstərir. Məbləğlər nümunədir; hesab kodları Türkiyənin Vahid Hesablar Planına (Tekdüzen Hesap Planı) görə verilib və sizin hesablar planınızda fərqli ola bilər. Kart borcu praktikada ən çox 309 Digər Maliyyə Öhdəlikləri hesabında izlənir.

Praktikada iki qayda işi asanlaşdırır. Birincisi, sənədsiz sətri dərhal KKEG-yə keçirməyin; ağlabatan gözləmə müddəti təyin edin, çünki faktura bir neçə gün ərzində gələ bilər. İkincisi, məbləği işçiyə aid etmək qərarını yazılı kart siyasətinə əsaslandırın; əmək haqqından tutulacaqsa, bunun işçi ilə yazılı şəkildə necə razılaşdırılacağını ayrıca aydınlaşdırın.

Ay sonunda çatışmayan sənədlər necə izlənir?

Çatışmayan sənədlər çıxarış sətirlərini xərclərlə uyğunlaşdırmaq və uyğun gəlməyən hər sətrin sahibinə dərhal bildiriş göndərməklə izlənir. İzləmə ay sonuna qalsa, sənədi əldə etmək şansı azalır.

Aşağıdakı yoxlama siyahısı kart çıxarışındakı çatışmayan sənədləri hər ay eyni qaydada idarə etmək üçün başlanğıc nöqtəsidir:

1. Çıxarışı gəldiyi gün emal edin. Hər sətir kart nömrəsi, tarix və məbləğ üzrə xərclərlə müqayisə edilsin.
2. Uyğun gəlməyən sətirləri şəxsə bağlayın. Hər kart bir işçiyə təhkim olunsun; sahibsiz sətir qalmasın.
3. Konkret sətir üzrə soruşun. "12 oktyabrdakı 1.200 TRY-lik xərcin fakturası yoxdur" (nümunə) kimi konkret bildiriş "sənədləriniz çatışmır"dan daha tez cavab alır.
4. Son tarix təyin edin. Sənədlərin hansı tarixə qədər yüklənməli olduğu kart siyasətində yazılsın.
5. Son tarixdən sonra qərar verin. Sənədi gəlməyən sətir üçün KKEG, yoxsa işçiyə aid etmə qərarı qərar tarixi ilə birlikdə qeydə alınsın.
6. Rəqəmləri izləyin. Hər ay neçə sətrin sənədinin gəldiyini, neçəsinin gəlmədiyini qeyd edin. Eyni şəxsdə və ya eyni satıcıda təkrarlanan çatışmazlıqlar siyasətə yenidən baxmaq üçün siqnaldır.

Korporativ kart məlumatları ilə əl ilə üzləşdirməni azaltmağın yolu da budur: uyğunlaşdırma çıxarışda artıq olan kart nömrəsi, tarix və məbləğ kimi sahələrə əsaslanır, insanlar isə yalnız uyğun gəlməyən sətirlərlə məşğul olur. Üzləşdirmənin ümumi addımlarını korporativ kredit kartı çıxarışının üzləşdirilməsi bələdçimizdə tapa bilərsiniz.

Masraff-da necə işləyir?

Masraff-ın çıxarış üzləşdirməsi funksiyası korporativ kredit kartı çıxarışlarını sistemdəki xərclərlə uyğunlaşdırır və sənədi gəlməyən sətirləri izləyir. Bank bağlantısından istifadə etmir; çıxarış Excel faylı kimi yüklənir.

• Excel çıxarışının yüklənməsi: kart ID-si, tarix və məbləğ sütunları olan istənilən Excel faylı sütun başlıqları bir dəfə uyğunlaşdırıldıqdan sonra yüklənə bilər. Valyutada olan xərclərdə məzənnə sahəsi də doldurulur.
• Avtomatik uyğunlaşdırma: yüklənən hər sətir kart sahibinin xərcləri ilə ödəniş növü (kart ID), tarix və məbləğ üzrə müqayisə edilir. Uyğun gələn xərc "uyğunlaşdı" kimi işarələnir. Bunun üçün xərcin ödəniş növündə həmin kart seçilməlidir.
• Uyğun gəlməyən sətirdən xərc: uyğun gəlməyən hər çıxarış sətri üçün avtomatik xərc yaradılır.
• Bildiriş: bu xərclər yarandıqda müvafiq istifadəçilərə sənədlərini yükləmələri üçün bildiriş gedir.
• Çatışmayan sənədlərin izlənməsi: mühasibat səlahiyyəti olan istifadəçilər çıxarış sətirlərindən neçəsinin sənədinin gəldiyini və neçəsinin hələ gəlmədiyini görə bilir.
• Ardıcıllıq fərq etmir: istifadəçi xərci yüklədikdə və ya yenilədikdə uyğunlaşdırma yenidən yoxlanılır; çekin fotosu çıxarışdan əvvəl də, sonra da çəkilə bilər.

Sənədi heç gəlməyən sətrin hansı hesaba düşəcəyi mühasibat ayarlarınızdan asılıdır; Masraff-ın hesab təyinetmə ayarları KKEG ssenarilərini də əhatə edir. Ətraflı məlumatı Masraff korporativ kart üzləşdirməsi səhifəsində tapa bilərsiniz.

Tez-tez verilən suallar

Türkiyədə kredit kartı çeki fakturanı əvəz edirmi?

Xeyr. POS çeki ödənişin edildiyini göstərir, lakin alınan malı və ya xidməti və ƏDV-ni ayrıca göstərmir. Xərcin çıxılması və ƏDV-nin əvəzləşdirilməsi üçün faktura və ya çek lazımdır; xüsusi halları maliyyə məsləhətçinizlə təsdiqləyin.

Çeki itən kart xərcinin ƏDV-si əvəzləşdirilə bilərmi?

Xeyr. Türkiyə ƏDV Qanununun 34-cü maddəsinə görə əvəzləşdirmə üçün ƏDV faktura və ya oxşar sənəddə ayrıca göstərilməlidir. Satıcıdan fakturanın surətini və ya e-Arşiv sənədini yenidən istəmək çox vaxt ən sürətli həlldir.

Sənədi gəlməyən xərc işçidən tutula bilərmi?

Xərc işlə bağlı deyilsə, şirkət məbləği işçidən tələb edə və 135 İşçilərdən Debitor Borclar hesabında izləyə bilər. Əmək haqqından tutulacaqsa, bunun yazılı əsasını əvvəlcədən yaradın və əmək hüququ baxımından ayrıca yoxlayın.

Kart çıxarışındakı çatışmayan sənədlər necə azaldılır?

Çıxarışı gəldiyi gün uyğunlaşdırmaq, uyğun gəlməyən sətri dərhal sahibinə bildirmək və sənəd yükləmək üçün yazılı son tarix qoymaq çatışmazlıqları azaldır. Çeki xərc anında yükləmək ən təsirli vərdişdir.