Plată cu cardul fără document: ce urmează?

La sfârșitul lunii sosește extrasul cardului corporativ, iar echipa financiară începe să compare fiecare rând cu decontările depuse. Majoritatea rândurilor au corespondent; câteva nu au nici bon, nici factură. Cardul a fost debitat, banii au ieșit, dar documentul care justifică achiziția lipsește. Acest articol explică ce înseamnă în Turcia, din punct de vedere fiscal și contabil, o plată cu cardul fără document justificativ, cum poate fi înregistrată și cum urmăriți documentele lipsă înainte să devină o goană la închiderea lunii.

Ce este o plată cu cardul fără document justificativ?

O plată cu cardul fără document justificativ este o tranzacție care apare pe extras, dar pentru care la companie nu a ajuns nici bon, nici factură. Extrasul dovedește doar plata; nu arată ce s-a cumpărat, de la cine și cu ce cotă de TVA.

De obicei se întâmplă din unul dintre aceste motive:

• Angajatul a primit bonul, dar l-a pierdut sau a uitat să îl încarce.
• Comerciantul nu a emis încă factura sau a trimis e-Arşiv (factura electronică de arhivă) la o adresă de e-mail greșită.
• Este un abonament sau o comandă online, iar factura se află într-un alt cont.
• Achiziția a fost personală și angajatul nu a declarat-o niciodată drept cheltuială.

În primele trei cazuri problema este obținerea documentului. În al patrulea, întrebarea nu este documentul, ci dacă cheltuiala aparține companiei. De aceea, pentru fiecare rând fără document întrebați mai întâi „unde este documentul?”, apoi „a cui este această cheltuială?”.

Poate fi dedusă o plată cu cardul fără document justificativ?

În Turcia, o plată cu cardul fără document justificativ nu poate fi dedusă din baza impozabilă, iar TVA-ul aferent nu se deduce; chitanța POS sau extrasul bancar nu înlocuiesc factura sau bonul.

Temeiul legal:

• Legea procedurii fiscale (VUK, Legea nr. 213, Monitorul Oficial 10.01.1961), art. 227: înregistrările ținute potrivit legilor fiscale trebuie susținute de documente. O cheltuială nedocumentată nu reduce baza impozabilă.
• Legea TVA (KDV Kanunu, Legea nr. 3065, în vigoare de la 01.01.1985), art. 29 și 34: TVA-ul aferent achizițiilor se deduce doar dacă este evidențiat separat pe o factură de achiziție sau un document similar. Fără document, fără deducere.
• Legea procedurii fiscale, art. 231/5: vânzătorul trebuie să emită factura în cel mult 7 zile de la livrare. Așadar, un document care nu a sosit încă nu este întotdeauna pierdut.

Dacă achiziția a fost într-adevăr în interesul afacerii, compania a plătit-o oricum; dar dacă documentul nu sosește niciodată, suma este tratată ca KKEG (cheltuială nedeductibilă fiscal) și adăugată la baza impozabilă la sfârșitul perioadei. Explicăm cum se înregistrează KKEG în articolul nostru despre KKEG și înregistrarea contabilă.

Articolul oferă un cadru general. Confirmați practica de înregistrare și declarare a companiei dvs. cu consultantul fiscal (mali müşavir).

Cum se înregistrează o plată cu cardul fără document justificativ?

O plată cu cardul fără document este ținută în așteptare până sosește documentul; dacă nu sosește, se înregistrează ca cheltuială KKEG sau se refacturează angajatului. Alegerea depinde de caracterul profesional al achiziției.

Tabelul arată trei rezultate posibile pentru o plată de 1.200 TRY (cu TVA 20% inclus). Sumele sunt exemple; conturile urmează planul de conturi unic turcesc (Tekdüzen Hesap Planı) și pot diferi în planul dvs. În practică, datoria cardului este urmărită cel mai des în contul 309 Alte datorii financiare.

Două reguli ușurează practica. Mai întâi, nu mutați imediat în KKEG un rând fără document; stabiliți o perioadă rezonabilă de așteptare, pentru că factura poate sosi în câteva zile. Apoi, bazați orice refacturare către angajat pe o politică scrisă privind cardurile; dacă suma va fi reținută din salariu, clarificați separat cum se convine acest lucru în scris cu angajatul.

Cum urmăriți documentele lipsă la sfârșitul lunii?

Documentele lipsă se urmăresc potrivind rândurile extrasului cu cheltuielile și anunțând imediat titularul fiecărui rând nepotrivit. Dacă urmărirea așteaptă închiderea lunii, șansa de a obține documentul scade.

Această listă de verificare este un punct de plecare pentru a trata în fiecare lună la fel documentele lipsă de pe extras:

1. Procesați extrasul în ziua în care sosește. Fiecare rând se compară cu cheltuielile după numărul cardului, dată și sumă.
2. Legați rândurile nepotrivite de o persoană. Fiecare card este alocat unui angajat; niciun rând nu rămâne fără responsabil.
3. Întrebați despre rânduri concrete. „Plata de 1.200 TRY din 12 octombrie nu are factură” (exemplu) primește răspuns mai repede decât „vă lipsesc documente”.
4. Stabiliți un termen. Politica privind cardurile trebuie să precizeze până când se încarcă documentele.
5. Decideți după termen. Pentru fiecare rând încă fără document, consemnați dacă merge la KKEG sau se refacturează, cu data deciziei.
6. Urmăriți cifrele. Notați lunar câte rânduri au document și câte nu. Lipsurile repetate la aceeași persoană sau același comerciant semnalează că politica trebuie revizuită.

Tot așa reduc datele cardurilor corporative reconcilierea manuală: potrivirea se bazează pe câmpuri pe care extrasul le conține deja, precum numărul cardului, data și suma, iar oamenii se ocupă doar de rândurile fără corespondent. Pașii generali îi găsiți în ghidul nostru de reconciliere a extrasului cardului de credit corporativ.

Cum funcționează în Masraff?

Reconcilierea extraselor din Masraff potrivește extrasele cardurilor de credit corporative cu cheltuielile din sistem și urmărește rândurile pentru care documentul nu a sosit. Nu folosește conexiune bancară; extrasul se încarcă sub formă de fișier Excel.

• Încărcarea extrasului Excel: orice fișier Excel cu coloane pentru ID-ul cardului, dată și sumă poate fi încărcat după ce antetele coloanelor au fost asociate o dată. Pentru plățile în valută se completează și cursul de schimb.
• Potrivire automată: fiecare rând este comparat cu cheltuielile titularului cardului după metoda de plată (ID card), dată și sumă. Cheltuiala corespunzătoare este marcată „potrivită”. Pentru potrivire, cardul trebuie selectat ca metodă de plată a cheltuielii.
• Cheltuieli din rândurile nepotrivite: pentru fiecare rând nepotrivit din extras se creează automat o cheltuială.
• Notificare: când aceste cheltuieli sunt create, utilizatorii vizați primesc o notificare să își încarce documentele.
• Urmărirea documentelor lipsă: utilizatorii cu drepturi de contabilitate văd câte rânduri din extras au document și câte încă nu.
• Ordinea nu contează: potrivirea se verifică din nou la fiecare încărcare sau modificare a unei cheltuieli, astfel că fotografia bonului poate fi făcută înainte sau după încărcarea extrasului.

Contul în care ajunge un rând fără document depinde de setările dvs. contabile; determinarea conturilor din Masraff acoperă și scenarii KKEG. Detaliile le găsiți pe pagina Masraff despre reconcilierea cardurilor corporative.

Întrebări frecvente

Înlocuiește chitanța de card factura în Turcia?

Nu. Chitanța POS dovedește plata, dar nu arată separat bunul sau serviciul cumpărat și TVA-ul. Pentru deducerea cheltuielii și a TVA-ului este nevoie de factură sau bon; confirmați cazurile speciale cu consultantul fiscal.

Se poate deduce TVA-ul unei plăți cu cardul dacă bonul s-a pierdut?

Nu. Potrivit art. 34 din Legea turcă a TVA, taxa trebuie evidențiată separat pe o factură sau un document similar pentru a fi dedusă. Cel mai rapid este, de obicei, să cereți comerciantului o copie a facturii sau retrimiterea e-Arşiv.

Poate fi recuperată de la angajat o plată fără document?

Dacă achiziția nu a fost profesională, compania poate cere angajatului rambursarea și poate urmări suma în contul 135 Creanțe asupra personalului. Dacă suma va fi reținută din salariu, pregătiți din timp o bază scrisă și verificați-o separat din perspectiva dreptului muncii.

Cum se reduc documentele lipsă de pe extrasele de card?

Potrivirea extrasului în ziua sosirii, anunțarea imediată a titularului fiecărui rând nepotrivit și un termen scris pentru încărcare reduc lipsurile. Cel mai eficient obicei este încărcarea bonului în momentul achiziției.