Cargos de tarjeta sin justificante: ¿qué hacer?

A final de mes llega el extracto de la tarjeta corporativa y el equipo financiero empieza a cotejar cada línea con los gastos presentados. La mayoría de las líneas tiene su pareja; algunas no tienen ni ticket ni factura. La tarjeta se cargó y el dinero salió, pero falta el papel que justifica la compra. Este artículo explica qué significa en Turquía, a efectos fiscales y contables, un cargo de tarjeta sin justificante, cómo puede contabilizarse y cómo seguir los justificantes que faltan antes de que se conviertan en una carrera al cierre de mes.

¿Qué es un cargo de tarjeta sin justificante?

Un cargo de tarjeta sin justificante es una operación que aparece en el extracto pero de la que la empresa no ha recibido ni ticket ni factura. El extracto solo prueba el pago; no muestra qué se compró, a quién ni con qué tipo de IVA.

Suele ocurrir por alguno de estos motivos:

• El empleado recibió el ticket, pero lo perdió u olvidó subirlo.
• El comercio aún no ha emitido la factura o envió la e-Arşiv (factura electrónica de archivo) a un correo equivocado.
• Es una suscripción o un pedido en línea y la factura está en otra cuenta.
• La compra fue personal y el empleado nunca la presentó como gasto.

En los tres primeros casos el problema es conseguir el documento. En el cuarto, la cuestión no es el documento sino si el gasto pertenece a la empresa. Por eso, en cada línea sin justificante pregunte primero «¿dónde está el documento?» y después «¿de quién es este gasto?».

¿Se puede deducir como gasto un cargo de tarjeta sin justificante?

En Turquía, un cargo de tarjeta sin justificante no puede deducirse de la base imponible y su IVA no es deducible; el comprobante del datáfono o el extracto bancario no sustituyen a una factura o ticket.

La base legal:

• Ley de Procedimiento Tributario (VUK, Ley n.º 213, Diario Oficial 10.01.1961), art. 227: los registros llevados según las leyes tributarias deben estar respaldados por documentos. Un gasto que no se puede documentar no reduce la base imponible.
• Ley del IVA (KDV Kanunu, Ley n.º 3065, en vigor desde el 01.01.1985), arts. 29 y 34: el IVA soportado solo es deducible si figura por separado en una factura de compra o documento similar. Sin documento no hay deducción.
• Ley de Procedimiento Tributario, art. 231/5: el vendedor debe emitir la factura en un plazo máximo de 7 días desde la entrega. Un documento que aún no ha llegado no siempre está perdido.

Si la compra fue realmente para el negocio, la empresa la ha pagado igualmente; pero si el documento no llega nunca, el importe se trata como KKEG (gasto no deducible fiscalmente) y se suma a la base imponible al cierre del periodo. Explicamos cómo se contabiliza el KKEG en nuestro artículo sobre el KKEG y su asiento contable.

Este artículo ofrece un marco general. Confirme la práctica contable y declarativa de su empresa con su asesor fiscal (mali müşavir).

¿Cómo se contabiliza un cargo de tarjeta sin justificante?

Un cargo de tarjeta sin justificante se deja en espera hasta que llega el documento; si no llega, se registra como gasto KKEG o se repercute al empleado. La elección depende de si la compra fue para el negocio.

La tabla muestra tres resultados posibles para un cargo de 1.200 TRY (IVA del 20 % incluido). Los importes son ejemplos; las cuentas siguen el Plan de Cuentas Uniforme turco (Tekdüzen Hesap Planı) y pueden variar en su plan. En la práctica, la deuda de la tarjeta suele registrarse en la cuenta 309 Otras deudas financieras.

Dos reglas facilitan la práctica. Primera: no pase una línea sin justificante a KKEG de inmediato; fije un plazo de espera razonable, porque la factura puede llegar en pocos días. Segunda: base la decisión de repercutir un importe al empleado en una política de tarjetas escrita; si se va a descontar de la nómina, aclare por separado cómo se acuerda por escrito con el empleado.

¿Cómo se hace el seguimiento de los justificantes que faltan a fin de mes?

Los justificantes que faltan se siguen emparejando las líneas del extracto con los gastos y avisando de inmediato al titular de cada línea sin pareja. Si el seguimiento espera al cierre de mes, baja la probabilidad de recuperar el documento.

Esta lista de control es un punto de partida para tratar cada mes igual los justificantes que faltan en el extracto:

1. Procese el extracto el día que llega. Cada línea se compara con los gastos por número de tarjeta, fecha e importe.
2. Asigne las líneas sin pareja a una persona. Cada tarjeta está asignada a un empleado; ninguna línea queda sin responsable.
3. Pregunte por líneas concretas. «El cargo de 1.200 TRY del 12 de octubre no tiene factura» (ejemplo) obtiene respuesta antes que «le faltan justificantes».
4. Fije un plazo. La política de tarjetas debe indicar hasta cuándo se suben los justificantes.
5. Decida al vencer el plazo. Para cada línea sin documento, registre si va a KKEG o se repercute, con la fecha de la decisión.
6. Vigile las cifras. Anote cada mes cuántas líneas tienen justificante y cuántas no. Las faltas repetidas de una misma persona o comercio indican que conviene revisar la política.

Así es también como los datos de las tarjetas corporativas reducen la conciliación manual: el emparejamiento se basa en campos que el extracto ya contiene, como número de tarjeta, fecha e importe, y las personas solo se ocupan de las líneas sin coincidencia. Encontrará los pasos generales en nuestra guía de conciliación del extracto de la tarjeta de crédito corporativa.

¿Cómo funciona en Masraff?

La conciliación de extractos de Masraff empareja los extractos de las tarjetas de crédito corporativas con los gastos del sistema y sigue las líneas cuyo justificante no ha llegado. No utiliza conexión bancaria; el extracto se sube como archivo Excel.

• Carga del extracto en Excel: se puede subir cualquier Excel con columnas de ID de tarjeta, fecha e importe una vez asignados sus encabezados. En los cargos en divisa también se rellena el tipo de cambio.
• Emparejamiento automático: cada línea se compara con los gastos del titular de la tarjeta por forma de pago (ID de tarjeta), fecha e importe. El gasto que coincide se marca como «emparejado». Para ello, la tarjeta debe estar seleccionada como forma de pago en el gasto.
• Gastos a partir de líneas sin pareja: por cada línea del extracto sin pareja se crea automáticamente un gasto.
• Aviso: cuando se crean esos gastos, los usuarios correspondientes reciben un aviso para subir sus justificantes.
• Seguimiento de justificantes: los usuarios con permisos de contabilidad ven cuántas líneas del extracto tienen justificante y cuántas siguen sin él.
• El orden no importa: el emparejamiento se vuelve a comprobar cada vez que un usuario sube o modifica un gasto, así que la foto del ticket puede hacerse antes o después de subir el extracto.

A qué cuenta va una línea sin justificante depende de su configuración contable; la determinación de cuentas de Masraff también cubre escenarios de KKEG. Encontrará los detalles en la página de conciliación de tarjetas corporativas de Masraff.

Preguntas frecuentes

¿Sustituye el comprobante de la tarjeta a la factura en Turquía?

No. El comprobante del datáfono muestra el pago, pero no detalla por separado el bien o servicio comprado ni el IVA. Para deducir el gasto y el IVA se necesita una factura o ticket; confirme los casos especiales con su asesor fiscal.

¿Se puede deducir el IVA de un cargo con el ticket perdido?

No. Según el art. 34 de la Ley del IVA turca, el impuesto debe figurar por separado en una factura o documento similar para deducirse. Pedir al comercio una copia de la factura o el reenvío de la e-Arşiv suele ser la vía más rápida.

¿Se puede reclamar al empleado un cargo sin justificante?

Si la compra no fue para el negocio, la empresa puede reclamar el importe al empleado y registrarlo en la cuenta 135 Créditos al personal. Si se descontará del salario, prepare antes una base por escrito y revíselo aparte desde el punto de vista laboral.

¿Cómo reducir los justificantes que faltan en los extractos de tarjeta?

Conciliar el extracto el día que llega, avisar de inmediato al titular de cada línea sin pareja y fijar por escrito un plazo de carga reducen las faltas. El hábito más eficaz es subir el ticket en el momento de la compra.