Spesa con carta senza giustificativo: cosa fare?

A fine mese arriva l'estratto conto della carta aziendale e il team finanziario inizia a confrontare ogni riga con le note spese presentate. La maggior parte delle righe trova corrispondenza; alcune non hanno né scontrino né fattura. La carta è stata addebitata, il denaro è uscito, ma il documento che giustifica l'acquisto manca. Questo articolo spiega che cosa significa in Turchia, dal punto di vista fiscale e contabile, una spesa con carta senza giustificativo, come può essere registrata e come seguire i giustificativi mancanti prima che diventino una corsa alla chiusura del mese.

Che cos'è una spesa con carta senza giustificativo?

Una spesa con carta senza giustificativo è un'operazione che compare nell'estratto conto ma per cui all'azienda non è arrivato né scontrino né fattura. L'estratto prova solo il pagamento; non indica che cosa è stato acquistato, da chi e con quale aliquota IVA.

Di solito accade per uno di questi motivi:

• Il dipendente ha ricevuto lo scontrino ma lo ha perso o ha dimenticato di caricarlo.
• L'esercente non ha ancora emesso la fattura o ha inviato l'e-Arşiv (fattura elettronica d'archivio) a un indirizzo e-mail sbagliato.
• Si tratta di un abbonamento o di un ordine online e la fattura si trova in un altro account.
• L'acquisto era personale e il dipendente non lo ha mai inserito come spesa.

Nei primi tre casi il problema è recuperare il documento. Nel quarto la questione non è il documento, ma se la spesa appartenga davvero all'azienda. Per ogni riga senza giustificativo chiedete quindi prima «dov'è il documento?» e poi «di chi è questa spesa?».

Una spesa con carta senza giustificativo è deducibile?

In Turchia una spesa con carta senza giustificativo non può essere dedotta dalla base imponibile e la sua IVA non è detraibile; la ricevuta del POS o l'estratto bancario non sostituiscono fattura o scontrino.

Il fondamento normativo:

• Legge sulla procedura tributaria (VUK, Legge n. 213, Gazzetta Ufficiale 10.01.1961), art. 227: le registrazioni tenute secondo le leggi fiscali devono essere supportate da documenti. Una spesa non documentata non riduce la base imponibile.
• Legge sull'IVA (KDV Kanunu, Legge n. 3065, in vigore dal 01.01.1985), artt. 29 e 34: l'IVA sugli acquisti è detraibile solo se indicata separatamente in una fattura di acquisto o documento analogo. Senza documento, niente detrazione.
• Legge sulla procedura tributaria, art. 231/5: il venditore deve emettere la fattura entro 7 giorni dalla consegna. Un documento non ancora arrivato non è quindi sempre perso.

Se l'acquisto era davvero aziendale, l'azienda lo ha comunque pagato; ma se il documento non arriva mai, l'importo è trattato come KKEG (spesa fiscalmente non deducibile) e ripreso a tassazione a fine periodo. Spieghiamo come si registra il KKEG nel nostro articolo sul KKEG e la sua registrazione contabile.

Questo articolo offre un quadro generale. Verificate la prassi contabile e dichiarativa della vostra azienda con il vostro consulente fiscale (mali müşavir).

Come si registra una spesa con carta senza giustificativo?

Una spesa con carta senza giustificativo resta in sospeso finché arriva il documento; se non arriva, viene registrata come costo KKEG oppure riaddebitata al dipendente. La scelta dipende dal fatto che l'acquisto fosse aziendale.

La tabella mostra tre esiti possibili per una spesa di 1.200 TRY (IVA al 20% inclusa). Gli importi sono esempi; i conti seguono il piano dei conti uniforme turco (Tekdüzen Hesap Planı) e possono differire nel vostro. Nella pratica il debito della carta è spesso registrato sul conto 309 Altri debiti finanziari.

Due regole semplificano il lavoro. Primo: non spostate subito in KKEG una riga senza documento; fissate un tempo di attesa ragionevole, perché la fattura può arrivare in pochi giorni. Secondo: basate ogni riaddebito al dipendente su una policy scritta sulle carte; se l'importo sarà trattenuto in busta paga, chiarite a parte come viene concordato per iscritto con il dipendente.

Come si seguono i giustificativi mancanti a fine mese?

I giustificativi mancanti si seguono abbinando le righe dell'estratto alle spese e avvisando subito il titolare di ogni riga non abbinata. Se il controllo aspetta la chiusura del mese, la probabilità di recuperare il documento cala.

Questa checklist è un punto di partenza per gestire ogni mese allo stesso modo i giustificativi mancanti dell'estratto:

1. Elaborate l'estratto il giorno in cui arriva. Ogni riga viene confrontata con le spese per numero di carta, data e importo.
2. Collegate le righe non abbinate a una persona. Ogni carta è assegnata a un dipendente; nessuna riga resta senza responsabile.
3. Chiedete riga per riga. «La spesa di 1.200 TRY del 12 ottobre non ha fattura» (esempio) ottiene risposta prima di «le mancano dei giustificativi».
4. Fissate una scadenza. La policy sulle carte deve indicare entro quando caricare i documenti.
5. Decidete dopo la scadenza. Per ogni riga ancora senza documento, registrate se va in KKEG o viene riaddebitata, con la data della decisione.
6. Tenete d'occhio i numeri. Ogni mese annotate quante righe hanno il giustificativo e quante no. Mancanze ripetute della stessa persona o dello stesso esercente sono un segnale per rivedere la policy.

È anche così che i dati delle carte aziendali riducono la riconciliazione manuale: l'abbinamento si basa su campi già presenti nell'estratto, come numero di carta, data e importo, e le persone si occupano solo delle righe senza corrispondenza. Trovate i passaggi generali nella nostra guida alla riconciliazione dell'estratto della carta di credito aziendale.

Come funziona in Masraff?

La riconciliazione degli estratti di Masraff abbina gli estratti delle carte di credito aziendali alle spese presenti nel sistema e segue le righe il cui giustificativo non è arrivato. Non usa una connessione bancaria; l'estratto si carica come file Excel.

• Caricamento dell'estratto Excel: qualsiasi file Excel con colonne per ID carta, data e importo può essere caricato dopo aver associato una volta le intestazioni. Per le spese in valuta si compila anche il tasso di cambio.
• Abbinamento automatico: ogni riga è confrontata con le spese del titolare della carta per metodo di pagamento (ID carta), data e importo. La spesa corrispondente è contrassegnata come «abbinata». Perché l'abbinamento avvenga, la carta deve essere selezionata come metodo di pagamento della spesa.
• Spese dalle righe non abbinate: per ogni riga dell'estratto non abbinata viene creata automaticamente una spesa.
• Notifica: quando queste spese vengono create, gli utenti interessati ricevono una notifica per caricare i giustificativi.
• Monitoraggio dei giustificativi mancanti: gli utenti con permessi contabili vedono quante righe dell'estratto hanno il giustificativo e quante ne sono ancora prive.
• L'ordine non conta: l'abbinamento viene ricontrollato a ogni caricamento o modifica di una spesa, quindi la foto dello scontrino può essere scattata prima o dopo il caricamento dell'estratto.

Il conto su cui finisce una riga senza giustificativo dipende dalle vostre impostazioni contabili; la determinazione dei conti di Masraff copre anche scenari KKEG. Trovate i dettagli nella pagina di Masraff sulla riconciliazione delle carte aziendali.

Domande frequenti

La ricevuta della carta di credito sostituisce la fattura in Turchia?

No. La ricevuta del POS prova il pagamento, ma non indica separatamente il bene o servizio acquistato né l'IVA. Per dedurre la spesa e detrarre l'IVA serve una fattura o uno scontrino; verificate i casi particolari con il vostro consulente fiscale.

Si può detrarre l'IVA di una spesa con carta se lo scontrino è perso?

No. Secondo l'art. 34 della legge turca sull'IVA, l'imposta deve essere indicata separatamente in una fattura o documento analogo per essere detratta. Chiedere all'esercente una copia della fattura o un nuovo invio dell'e-Arşiv è di solito la via più rapida.

Si può recuperare dal dipendente una spesa senza giustificativo?

Se l'acquisto non era aziendale, l'azienda può chiedere al dipendente di rimborsare l'importo e registrarlo sul conto 135 Crediti verso il personale. Se sarà trattenuto dallo stipendio, predisponete prima una base scritta e verificatela a parte sotto il profilo del diritto del lavoro.

Come ridurre i giustificativi mancanti negli estratti delle carte?

Abbinare l'estratto il giorno in cui arriva, avvisare subito il titolare di ogni riga non abbinata e fissare per iscritto una scadenza di caricamento riducono le mancanze. L'abitudine più efficace è caricare lo scontrino al momento dell'acquisto.