Kortköp utan kvitto på kontoutdraget: vad gäller?

I slutet av månaden kommer företagskortets kontoutdrag och ekonomiteamet börjar stämma av varje rad mot inlämnade utlägg. De flesta rader har en motsvarighet, men några saknar både kvitto och faktura. Kortet har debiterats och pengarna är borta, men underlaget för köpet saknas. Den här artikeln förklarar vad ett kortköp utan underlag innebär skattemässigt och redovisningsmässigt i Turkiet, hur det kan bokföras och hur man följer upp saknade underlag innan de blir en stressig månadsavslutning.

Vad är ett kortköp utan underlag?

Ett kortköp utan underlag är en korttransaktion som syns på kontoutdraget men där inget kvitto eller ingen faktura har kommit in till företaget. Utdraget visar bara att betalningen gjorts; det visar inte vad som köpts, av vem eller med vilken momssats.

Det beror oftast på något av följande:

• Den anställde fick ett kvitto men tappade bort det eller glömde att ladda upp det.
• Säljaren har inte utfärdat fakturan ännu eller skickade e-Arşiv-fakturan (elektronisk arkivfaktura) till fel e-postadress.
• Köpet är en prenumeration eller en onlinebeställning och fakturan ligger i ett annat konto.
• Köpet var privat och den anställde registrerade det aldrig som utlägg.

I de tre första fallen handlar det om att få tag på underlaget. I det fjärde är frågan inte underlaget utan om kostnaden alls hör till företaget. Fråga därför för varje rad utan underlag först ”var är underlaget?” och sedan ”vems kostnad är det här?”.

Kan ett kortköp utan underlag dras av som kostnad?

I Turkiet kan ett kortköp utan underlag inte dras av från skatteunderlaget och momsen går inte att dra av; ett kortterminalkvitto eller bankutdrag ersätter inte en faktura eller ett kvitto.

Rättslig grund:

• Skatteförfarandelagen (VUK, lag nr 213, Officiella tidningen 10.01.1961), art. 227: bokföring enligt skattelagarna ska styrkas med underlag. En kostnad som inte kan styrkas minskar inte skatteunderlaget.
• Momslagen (KDV Kanunu, lag nr 3065, i kraft sedan 01.01.1985), art. 29 och 34: ingående moms får dras av bara om den anges separat på en inköpsfaktura eller liknande underlag. Inget underlag, inget avdrag.
• Skatteförfarandelagen, art. 231/5: säljaren ska utfärda fakturan senast 7 dagar efter leveransen. Ett underlag som inte kommit än är alltså inte alltid förlorat.

Om köpet verkligen gällde verksamheten har företaget ändå betalat; men kommer underlaget aldrig behandlas beloppet som KKEG (ej avdragsgill kostnad) och läggs till skatteunderlaget vid periodens slut. Hur KKEG bokförs förklarar vi i vår artikel om KKEG och bokföringsposten.

Artikeln ger en allmän ram. Stäm av bokförings- och deklarationspraxis i ert företag med er redovisningskonsult (mali müşavir).

Hur bokförs ett kortköp utan underlag?

Ett kortköp utan underlag hålls öppet tills underlaget kommer; kommer det aldrig bokförs det som KKEG-kostnad eller vidarefaktureras till den anställde. Valet beror på om köpet gällde verksamheten.

Tabellen visar tre möjliga utfall för ett kortköp på 1 200 TRY (inklusive 20 % moms). Beloppen är exempel; kontona följer den turkiska enhetliga kontoplanen (Tekdüzen Hesap Planı) och kan skilja sig i er kontoplan. Skulden på kortet förs i praktiken oftast på konto 309 Övriga finansiella skulder.

Två regler gör det enklare. För det första: flytta inte en rad utan underlag till KKEG direkt; bestäm en rimlig väntetid, eftersom fakturan kan komma inom några dagar. För det andra: grunda beslut om vidarefakturering till anställda på en skriftlig kortpolicy; ska beloppet dras på lönen, klargör separat hur det avtalas skriftligt med den anställde.

Hur följer man upp saknade underlag vid månadsskiftet?

Saknade underlag följs upp genom att matcha utdragets rader mot utlägg och direkt meddela ägaren till varje rad utan matchning. Väntar uppföljningen till månadsskiftet minskar chansen att få fram underlaget.

Den här checklistan är en utgångspunkt för att hantera saknade underlag på kortutdraget på samma sätt varje månad:

1. Hantera utdraget samma dag det kommer. Varje rad jämförs med utläggen på kortnummer, datum och belopp.
2. Koppla omatchade rader till en person. Varje kort är tilldelat en anställd; ingen rad blir utan ägare.
3. Fråga om enskilda rader. ”Köpet på 1 200 TRY den 12 oktober saknar faktura” (exempel) får svar snabbare än ”du saknar underlag”.
4. Sätt en deadline. Kortpolicyn ska ange när underlagen senast ska laddas upp.
5. Besluta efter deadline. För varje rad som fortfarande saknar underlag noteras om den går till KKEG eller vidarefaktureras, med beslutsdatum.
6. Följ siffrorna. Notera varje månad hur många rader som fått underlag och hur många som inte fått det. Återkommande luckor hos samma person eller säljare är en signal att se över policyn.

Det är också så kortdata minskar manuell avstämning: matchningen bygger på fält som redan finns i utdraget, som kortnummer, datum och belopp, och människor hanterar bara raderna utan träff. De allmänna stegen finns i vår guide till avstämning av företagskreditkortets kontoutdrag.

Hur fungerar det i Masraff?

Masraffs avstämning av kontoutdrag matchar företagskreditkortens utdrag mot utläggen i systemet och följer upp raderna där underlaget inte har kommit. Ingen bankkoppling används; utdraget laddas upp som en Excel-fil.

• Uppladdning av Excel-utdrag: vilken Excel-fil som helst med kolumner för kort-ID, datum och belopp kan laddas upp när kolumnrubrikerna har mappats en gång. För köp i utländsk valuta fylls även växelkursen i.
• Automatisk matchning: varje rad jämförs med korthållarens utlägg på betalningssätt (kort-ID), datum och belopp. Ett matchande utlägg markeras som ”matchat”. För matchning måste kortet vara valt som betalningssätt på utlägget.
• Utlägg från omatchade rader: för varje omatchad rad i utdraget skapas automatiskt ett utlägg.
• Avisering: när dessa utlägg skapas får berörda användare en avisering om att ladda upp sina underlag.
• Uppföljning av saknade underlag: användare med redovisningsbehörighet ser hur många rader i utdraget som har underlag och hur många som fortfarande saknar det.
• Ordningen spelar ingen roll: matchningen kontrolleras igen varje gång en användare laddar upp eller ändrar ett utlägg, så kvittobilden kan tas före eller efter att utdraget laddats upp.

Vilket konto en rad utan underlag hamnar på beror på era redovisningsinställningar; Masraffs kontobestämning täcker även KKEG-scenarier. Detaljer finns på Masraffs sida om avstämning av företagskort.

Vanliga frågor

Ersätter ett kortkvitto fakturan i Turkiet?

Nej. Ett kortterminalkvitto visar betalningen men anger inte separat den köpta varan eller tjänsten och momsen. För att dra av kostnaden och momsen krävs en faktura eller ett kvitto; stäm av specialfall med er redovisningskonsult.

Går det att dra av momsen på ett kortköp med borttappat kvitto?

Nej. Enligt art. 34 i den turkiska momslagen måste momsen anges separat på en faktura eller liknande underlag för att få dras av. Att be säljaren om en fakturakopia eller att skicka e-Arşiv-fakturan igen är oftast snabbast.

Kan ett kortköp utan underlag krävas tillbaka från den anställde?

Om köpet inte gällde verksamheten kan företaget kräva beloppet av den anställde och föra det på konto 135 Fordringar på personal. Ska det dras på lönen, ordna ett skriftligt underlag i förväg och kontrollera det separat mot arbetsrätten.

Hur minskar man saknade underlag på kortutdrag?

Att stämma av utdraget samma dag det kommer, meddela ägaren till varje omatchad rad direkt och sätta en skriftlig deadline för uppladdning minskar luckorna. Den mest effektiva vanan är att ladda upp kvittot direkt vid köpet.