Dépense carte sans justificatif : que faire ?

En fin de mois, le relevé de la carte d'entreprise arrive et l'équipe financière commence à rapprocher chaque ligne des notes de frais soumises. La plupart des lignes ont leur correspondance ; quelques-unes n'ont ni ticket ni facture. La carte a été débitée, l'argent est parti, mais la pièce qui justifie l'achat manque. Cet article explique ce qu'une dépense carte sans justificatif signifie en Turquie sur le plan fiscal et comptable, comment la comptabiliser et comment suivre les justificatifs manquants avant qu'ils ne deviennent une course contre la montre à la clôture.

Qu'est-ce qu'une dépense carte sans justificatif ?

Une dépense carte sans justificatif est une opération qui figure sur le relevé mais pour laquelle aucun ticket ni aucune facture n'est parvenu à l'entreprise. Le relevé prouve seulement le paiement ; il ne dit pas ce qui a été acheté, à qui ni à quel taux de TVA.

Cela arrive généralement pour l'une de ces raisons :

• Le salarié a reçu un ticket mais l'a perdu ou a oublié de le télécharger.
• Le commerçant n'a pas encore émis la facture ou a envoyé l'e-Arşiv (facture électronique d'archive) à une mauvaise adresse.
• Il s'agit d'un abonnement ou d'une commande en ligne, et la facture se trouve dans un autre compte.
• L'achat était personnel et le salarié ne l'a jamais déclaré en note de frais.

Dans les trois premiers cas, le problème est d'obtenir la pièce. Dans le quatrième, la question n'est pas le justificatif mais de savoir si la dépense relève de l'entreprise. Pour chaque ligne sans justificatif, demandez donc d'abord « où est la pièce ? », puis « à qui est cette dépense ? ».

Une dépense carte sans justificatif est-elle déductible ?

En Turquie, une dépense carte sans justificatif ne peut pas être déduite de la base imposable et sa TVA n'est pas récupérable ; la facturette du TPE ou le relevé bancaire ne remplacent pas une facture ou un ticket.

Le fondement juridique :

• Loi de procédure fiscale (VUK, loi n° 213, Journal officiel du 10.01.1961), art. 227 : les écritures tenues selon les lois fiscales doivent être appuyées par des pièces. Une charge non justifiée ne réduit pas la base imposable.
• Loi sur la TVA (KDV Kanunu, loi n° 3065, en vigueur depuis le 01.01.1985), art. 29 et 34 : la TVA d'amont n'est déductible que si elle figure séparément sur une facture d'achat ou un document équivalent. Sans pièce, pas de déduction.
• Loi de procédure fiscale, art. 231/5 : le vendeur doit émettre la facture au plus tard 7 jours après la livraison. Un justificatif pas encore reçu n'est donc pas toujours perdu.

Si l'achat était réellement professionnel, l'entreprise l'a tout de même payé ; mais si la pièce n'arrive jamais, le montant est traité comme KKEG (charge non déductible fiscalement) et réintégré à la base imposable en fin de période. Nous expliquons la comptabilisation du KKEG dans notre article sur le KKEG et son écriture comptable.

Cet article donne un cadre général. Confirmez la pratique comptable et déclarative de votre entreprise avec votre expert-comptable (mali müşavir).

Comment comptabiliser une dépense carte sans justificatif ?

Une dépense carte sans justificatif reste en attente jusqu'à l'arrivée de la pièce ; si elle n'arrive jamais, elle est passée en charge KKEG ou refacturée au salarié. Le choix dépend du caractère professionnel de l'achat.

Le tableau montre trois issues possibles pour une dépense de 1 200 TRY (TVA de 20 % incluse). Les montants sont des exemples ; les comptes suivent le plan comptable uniforme turc (Tekdüzen Hesap Planı) et peuvent différer dans le vôtre. En pratique, la dette de carte est le plus souvent suivie au compte 309 Autres dettes financières.

Deux règles simplifient la pratique. D'abord, ne passez pas tout de suite une ligne sans pièce en KKEG ; fixez un délai d'attente raisonnable, car la facture peut arriver sous quelques jours. Ensuite, fondez toute refacturation à un salarié sur une politique carte écrite ; si le montant doit être retenu sur la paie, précisez à part comment cela est convenu par écrit avec le salarié.

Comment suivre les justificatifs manquants en fin de mois ?

Les justificatifs manquants se suivent en rapprochant les lignes du relevé des dépenses et en prévenant immédiatement le titulaire de chaque ligne non rapprochée. Si le suivi attend la clôture, les chances de récupérer la pièce diminuent.

Cette liste de contrôle est un point de départ pour traiter chaque mois de la même façon les justificatifs manquants du relevé :

1. Traitez le relevé le jour de sa réception. Chaque ligne est comparée aux dépenses par numéro de carte, date et montant.
2. Rattachez les lignes non rapprochées à une personne. Chaque carte est attribuée à un salarié ; aucune ligne ne reste sans responsable.
3. Posez des questions ligne par ligne. « La dépense de 1 200 TRY du 12 octobre n'a pas de facture » (exemple) obtient une réponse plus vite que « il vous manque des justificatifs ».
4. Fixez une date limite. La politique carte doit indiquer jusqu'à quand les pièces doivent être téléchargées.
5. Décidez après l'échéance. Pour chaque ligne toujours sans pièce, consignez si elle va en KKEG ou est refacturée, avec la date de décision.
6. Suivez les chiffres. Notez chaque mois combien de lignes ont leur justificatif et combien n'en ont pas. Des manques répétés chez la même personne ou le même commerçant invitent à revoir la politique.

C'est aussi ainsi que les données des cartes d'entreprise réduisent le rapprochement manuel : on s'appuie sur des champs déjà présents dans le relevé, comme le numéro de carte, la date et le montant, et les équipes ne traitent que les lignes sans correspondance. Vous trouverez les étapes générales dans notre guide du rapprochement du relevé de carte de crédit d'entreprise.

Comment cela fonctionne-t-il dans Masraff ?

Le rapprochement des relevés de Masraff met en correspondance les relevés des cartes de crédit d'entreprise avec les dépenses du système et suit les lignes dont le justificatif n'est pas arrivé. Il n'utilise pas de connexion bancaire ; le relevé est importé sous forme de fichier Excel.

• Import du relevé Excel : tout fichier Excel comportant des colonnes ID de carte, date et montant peut être importé une fois ses en-têtes associés. Pour les dépenses en devises, le taux de change est également renseigné.
• Rapprochement automatique : chaque ligne est comparée aux dépenses du titulaire de la carte par mode de paiement (ID de carte), date et montant. La dépense correspondante est marquée « rapprochée ». Il faut pour cela que la carte soit sélectionnée comme mode de paiement de la dépense.
• Dépenses créées à partir des lignes non rapprochées : une dépense est créée automatiquement pour chaque ligne du relevé sans correspondance.
• Notification : lorsque ces dépenses sont créées, les utilisateurs concernés sont invités par notification à télécharger leurs justificatifs.
• Suivi des justificatifs manquants : les utilisateurs ayant des droits comptables voient combien de lignes du relevé ont leur justificatif et combien n'en ont toujours pas.
• L'ordre importe peu : le rapprochement est revérifié à chaque ajout ou modification d'une dépense ; la photo du ticket peut donc être prise avant ou après l'import du relevé.

Le compte sur lequel passe une ligne sans justificatif dépend de vos paramètres comptables ; la détermination des comptes de Masraff couvre aussi des scénarios KKEG. Vous trouverez les détails sur la page de rapprochement des cartes d'entreprise de Masraff.

Questions fréquentes

La facturette de carte bancaire remplace-t-elle la facture en Turquie ?

Non. La facturette du TPE prouve le paiement, mais n'indique pas séparément le bien ou le service acheté ni la TVA. Une facture ou un ticket est nécessaire pour déduire la charge et la TVA ; confirmez les cas particuliers avec votre expert-comptable.

Peut-on récupérer la TVA d'une dépense carte dont le ticket est perdu ?

Non. Selon l'art. 34 de la loi turque sur la TVA, la taxe doit figurer séparément sur une facture ou un document équivalent pour être déduite. Demander au commerçant une copie de la facture ou un nouvel envoi de l'e-Arşiv est généralement le plus rapide.

Peut-on réclamer au salarié une dépense sans justificatif ?

Si l'achat n'était pas professionnel, l'entreprise peut en demander le remboursement au salarié et suivre le montant au compte 135 Créances sur le personnel. Si le montant doit être retenu sur le salaire, prévoyez une base écrite au préalable et vérifiez-la à part au regard du droit du travail.

Comment réduire les justificatifs manquants sur les relevés de carte ?

Rapprocher le relevé le jour de sa réception, prévenir aussitôt le titulaire de chaque ligne non rapprochée et fixer par écrit un délai de téléchargement réduisent les manques. L'habitude la plus efficace reste de télécharger le ticket au moment de l'achat.