Үзінді көшірмеде құжаты жоқ карта шығыны

Ай соңында корпоративтік картаның үзінді көшірмесі келеді де, қаржы тобы әр жолды ұсынылған шығыстармен салыстыра бастайды. Жолдардың көбінің сәйкесі бар, ал бірнешеуінде не чек, не шот-фактура жоқ. Картадан ақша алынған, төлем жасалған, бірақ сатып алуды растайтын құжат жоқ. Бұл мақала Түркияда құжатсыз карта шығынының салық пен бухгалтерлік есеп тұрғысынан нені білдіретінін, оны қалай тіркеуге болатынын және жетіспейтін құжаттарды ай соңындағы асығыстыққа айналдырмай қалай қадағалау керегін түсіндіреді.

Құжаты келмеген карта шығыны деген не?

Құжаты келмеген карта шығыны — үзінді көшірмеде көрінетін, бірақ оған қатысты компанияға чек те, шот-фактура да келмеген карта операциясы. Үзінді көшірме тек төлемнің жасалғанын көрсетеді; не, кімнен және ҚҚС-тың қандай мөлшерлемесімен сатып алынғанын көрсетпейді.

Бұл әдетте мына себептердің бірінен болады:

• Қызметкер чекті алған, бірақ жоғалтып алған немесе жүктеуді ұмытқан.
• Сатушы шот-фактураны әлі жазбаған немесе e-Arşiv (электрондық мұрағат шот-фактурасы) құжатын қате электрондық поштаға жіберген.
• Сатып алу — жазылым немесе онлайн тапсырыс, ал шот-фактура бөлек аккаунтта қалған.
• Сатып алу жеке болған және қызметкер оны шығыс ретінде енгізбеген.

Алғашқы үш жағдайда мәселе — құжатты алу. Төртіншісінде мәселе құжатта емес, шығыстың компанияға тиесілі екенінде. Сондықтан құжатсыз әр жол бойынша алдымен «құжат қайда?», сосын «бұл кімнің шығыны?» деп сұраңыз.

Құжаты келмеген карта шығынын шығыс ретінде шегеруге бола ма?

Түркияда құжаты келмеген карта шығынын салық базасынан шегеруге болмайды және оның ҚҚС-ы есепке алынбайды; POS чегі немесе банк үзіндісі шот-фактура мен чектің орнын баспайды.

Құқықтық негіздер:

• Салық рәсімдері туралы заң (VUK, № 213, Ресми газет 10.01.1961), 227-бап: салық заңдары бойынша жүргізілетін жазбалар құжатпен расталуы тиіс. Құжатпен дәлелденбеген шығыс салық базасын есептегенде шегерілмейді.
• ҚҚС туралы заң (KDV Kanunu, № 3065, 01.01.1985 бастап күшінде), 29 және 34-баптар: төленген ҚҚС тек сатып алу шот-фактурасында немесе ұқсас құжатта бөлек көрсетілсе ғана есепке алынады. Құжат жоқ болса, шегерім де жоқ.
• Салық рәсімдері туралы заң, 231/5-бап: сатушы шот-фактураны жеткізілген күннен бастап кешіктірмей 7 күн ішінде жазуға міндетті. Демек, әлі келмеген құжат әрдайым жоғалған құжат емес.

Сатып алу шынымен жұмыс үшін болса, компания оны бәрібір төлеген; бірақ құжат мүлде келмесе, сома KKEG (заңмен қабылданбайтын шығыс) болып саналады және кезең соңында салық базасына қосылады. KKEG қалай тіркелетінін KKEG және бухгалтерлік жазба туралы мақаламызда толық түсіндірдік.

Бұл мақала жалпы шеңберді ұсынады. Компанияңыздағы есеп пен декларация тәжірибесін қаржылық кеңесшіңізбен (mali müşavir) растаңыз.

Құжаты келмеген карта шығыны бухгалтерияда қалай тіркеледі?

Құжаты келмеген карта шығыны құжат келгенше күтуде тұрады; құжат мүлде келмесе, не KKEG ретінде шығысқа жазылады, не қызметкерге қайта жүктеледі. Таңдау сатып алудың жұмысқа қатысты болуына байланысты.

Кестеде 1 200 TRY (ҚҚС 20% қоса) карта шығыны үшін үш ықтимал нәтиже көрсетілген. Сомалар мысал ретінде берілген; шот нөмірлері Түркияның бірыңғай шоттар жоспары (Tekdüzen Hesap Planı) бойынша және сіздің жоспарыңызда өзгеше болуы мүмкін. Тәжірибеде карта бойынша берешек көбіне 309 Өзге қаржылық міндеттемелер шотында есептеледі.

Тәжірибеде екі ереже жұмысты жеңілдетеді. Біріншіден, құжатсыз жолды бірден KKEG-ге ауыстырмаңыз; орынды күту мерзімін белгілеңіз, себебі шот-фактура бірнеше күнде келуі мүмкін. Екіншіден, соманы қызметкерге жүктеу шешімін жазбаша карта саясатына негіздеңіз; жалақыдан ұсталатын болса, мұны қызметкермен жазбаша қалай келісетініңізді бөлек анықтаңыз.

Ай соңында жетіспейтін құжаттар қалай қадағаланады?

Жетіспейтін құжаттар үзінді жолдарын шығыстармен сәйкестендіріп, сәйкес келмеген әр жолдың иесіне бірден хабарлау арқылы қадағаланады. Қадағалау ай соңына қалса, құжатты алу мүмкіндігі азаяды.

Төмендегі тексеру тізімі карта үзіндісіндегі жетіспейтін құжаттарды ай сайын бірдей тәртіппен өңдеуге арналған бастапқы нүкте:

1. Үзіндіні келген күні өңдеңіз. Әр жол шығыстармен карта нөмірі, күні және сомасы бойынша салыстырылсын.
2. Сәйкес келмеген жолдарды адамға байлаңыз. Әр карта бір қызметкерге бекітілсін; иесіз жол қалмасын.
3. Нақты жол бойынша сұраңыз. «12 қазандағы 1 200 TRY шығынның шот-фактурасы жоқ» (мысал) деген нақты хабарлама «құжаттарыңыз жетіспейді» дегеннен тезірек жауап алады.
4. Соңғы мерзім белгілеңіз. Құжаттар қай күнге дейін жүктелуі керегі карта саясатында жазылсын.
5. Мерзімнен кейін шешім қабылдаңыз. Құжаты келмеген әр жол бойынша KKEG ме, қызметкерге жүктеу ме — шешім күнімен бірге тіркелсін.
6. Сандарды қадағалаңыз. Ай сайын қанша жолдың құжаты келгенін, қаншасының келмегенін белгілеңіз. Бір адамда немесе бір сатушыда қайталанатын олқылықтар саясатты қайта қарау белгісі.

Корпоративтік карта деректері арқылы қолмен салыстыруды азайтудың жолы да осы: сәйкестендіру үзіндіде бұрыннан бар карта нөмірі, күн және сома сияқты өрістерге сүйенеді, ал адамдар тек сәйкес келмеген жолдармен айналысады. Салыстырудың жалпы қадамдарын корпоративтік кредит картасының үзінді көшірмесін салыстыру нұсқаулығымыздан таба аласыз.

Masraff-та бұл қалай жұмыс істейді?

Masraff-тың үзінді көшірмені салыстыру мүмкіндігі корпоративтік кредит карталарының үзінділерін жүйедегі шығыстармен сәйкестендіреді және құжаты келмеген жолдарды қадағалайды. Банкпен байланыс қолданылмайды; үзінді Excel файлы ретінде жүктеледі.

• Excel үзіндісін жүктеу: карта ID-і, күні және сомасы бағандары бар кез келген Excel файлын баған тақырыптары бір рет сәйкестендірілгеннен кейін жүктеуге болады. Валютадағы шығыстарда айырбас бағамы өрісі де толтырылады.
• Автоматты сәйкестендіру: жүктелген әр жол карта иесінің шығыстарымен төлем түрі (карта ID), күні және сомасы бойынша салыстырылады. Сәйкес келген шығыс «сәйкестендірілді» деп белгіленеді. Ол үшін шығыстың төлем түрінде сол карта таңдалуы керек.
• Сәйкес келмеген жолдан шығыс: үзіндідегі сәйкес келмеген әр жол үшін автоматты түрде шығыс жасалады.
• Хабарлама: бұл шығыстар жасалғанда тиісті пайдаланушыларға құжаттарын жүктеу туралы хабарлама барады.
• Жетіспейтін құжаттарды қадағалау: бухгалтерлік құқығы бар пайдаланушылар үзінді жолдарының қаншасының құжаты келгенін және қаншасының әлі келмегенін көре алады.
• Рет маңызды емес: пайдаланушы шығысты жүктегенде немесе жаңартқанда сәйкестендіру қайта тексеріледі; чектің суретін үзіндіге дейін де, кейін де түсіруге болады.

Құжаты мүлде келмеген жолдың қай шотқа түсетіні бухгалтерлік баптауларыңызға байланысты; Masraff-тың шотты анықтау баптаулары KKEG сценарийлерін де қамтиды. Толығырақ Masraff корпоративтік карталарды салыстыру бетінде таба аласыз.

Жиі қойылатын сұрақтар

Түркияда кредит картасының чегі шот-фактураның орнын баса ма?

Жоқ. POS чегі төлемнің жасалғанын көрсетеді, бірақ сатып алынған тауарды не қызметті және ҚҚС-ты бөлек көрсетпейді. Шығысты шегеру мен ҚҚС-ты есепке алу үшін шот-фактура немесе чек қажет; ерекше жағдайларды қаржылық кеңесшіңізбен растаңыз.

Чегі жоғалған карта шығынының ҚҚС-ын есепке алуға бола ма?

Жоқ. Түркияның ҚҚС туралы заңының 34-бабына сәйкес, есепке алу үшін ҚҚС шот-фактурада немесе ұқсас құжатта бөлек көрсетілуі тиіс. Сатушыдан шот-фактураның көшірмесін немесе e-Arşiv құжатын қайта сұрау көбіне ең жылдам шешім.

Құжаты келмеген шығынды қызметкерден өндіруге бола ма?

Сатып алу жұмысқа қатысты болмаса, компания соманы қызметкерден талап етіп, оны 135 Қызметкерлерден алынатын дебиторлық берешек шотында есепке ала алады. Жалақыдан ұсталатын болса, оның жазбаша негізін алдын ала жасап, еңбек құқығы тұрғысынан бөлек тексеріңіз.

Карта үзінділеріндегі жетіспейтін құжаттарды қалай азайтуға болады?

Үзіндіні келген күні сәйкестендіру, сәйкес келмеген жолдың иесіне бірден хабарлау және құжат жүктеуге жазбаша соңғы мерзім қою олқылықтарды азайтады. Чекті сатып алу сәтінде жүктеу — ең тиімді әдет.