Плащане с карта без документ: какво следва?

В края на месеца пристига извлечението по фирмената кредитна карта и финансовият екип започва да сравнява всеки ред с подадените разходи. Повечето редове имат съответствие, но няколко нямат нито касова бележка, нито фактура. Картата е таксувана, парите са платени, но документът за покупката липсва. Тази статия обяснява какво означава плащане с карта без документ за данъците и счетоводството в Турция, как може да се осчетоводи и как липсващите документи да се следят, преди да се превърнат в суматоха при приключването на месеца.

Какво е плащане с карта без документ?

Плащане с карта без документ е операция, която се вижда в извлечението, но за която до компанията не е стигнала касова бележка или фактура. Извлечението доказва само плащането; то не показва какво е купено, от кого и с каква ставка на ДДС.

Обикновено причината е една от следните:

• Служителят е получил бележка, но я е изгубил или е забравил да я качи.
• Търговецът още не е издал фактурата или е изпратил e-Arşiv (електронна архивна фактура) на грешен имейл адрес.
• Покупката е абонамент или онлайн поръчка и фактурата е в отделен акаунт.
• Покупката е лична и служителят не я е подал като разход.

В първите три случая проблемът е да се намери документът. В четвъртия въпросът не е документът, а дали разходът изобщо е на компанията. Затова за всеки ред без документ първо питайте „къде е документът?“, а след това „чий е този разход?“.

Може ли плащане с карта без документ да се признае за разход?

В Турция плащане с карта без документ не може да се приспадне от данъчната основа, а ДДС по него не се приспада; POS бележката или банковото извлечение не заместват фактура или касова бележка.

Правното основание:

• Закон за данъчното производство (VUK, Закон № 213, Държавен вестник 10.01.1961), чл. 227: записите, водени по данъчните закони, трябва да се доказват с документи. Разход, който не може да се документира, не намалява данъчната основа.
• Закон за ДДС (KDV Kanunu, Закон № 3065, в сила от 01.01.1985), чл. 29 и 34: платеният ДДС се приспада само ако е посочен отделно във фактура или подобен документ. Без документ няма приспадане.
• Закон за данъчното производство, чл. 231/5: продавачът трябва да издаде фактурата най-късно 7 дни след доставката. Затова документ, който още не е пристигнал, не винаги е изгубен.

Ако покупката наистина е била за бизнеса, компанията все пак е платила; но ако документът не пристигне, сумата се третира като KKEG (непризнати за данъчни цели разходи) и в края на периода се добавя към данъчната основа. Как се осчетоводява KKEG, обясняваме в статията за KKEG и счетоводния запис.

Статията дава обща рамка. Потвърдете практиката на осчетоводяване и деклариране във вашата компания с вашия счетоводител (mali müşavir).

Как се осчетоводява плащане с карта без документ?

Плащане с карта без документ се задържа, докато документът пристигне; ако не пристигне, то се отчита като разход KKEG или се префактурира на служителя. Изборът зависи от това дали покупката е служебна.

Таблицата показва три възможни изхода за плащане от 1 200 TRY (с включен ДДС 20%). Сумите са примерни; сметките следват турския Единен сметкоплан (Tekdüzen Hesap Planı) и може да се различават във вашия. На практика задължението по картата най-често се води по сметка 309 „Други финансови задължения“.

Две правила улесняват практиката. Първо, не прехвърляйте веднага ред без документ към KKEG; определете разумен срок за изчакване, защото фактурата може да дойде след няколко дни. Второ, основавайте решението за префактуриране на служител на писмена политика за картите; ако сумата ще се удържа от заплатата, изяснете отделно как това се договаря писмено със служителя.

Как се следят липсващите документи в края на месеца?

Липсващите документи се следят, като редовете от извлечението се съпоставят с разходите и собственикът на всеки несъпоставен ред се уведомява веднага. Ако проследяването се отложи за края на месеца, шансът документът да бъде намерен намалява.

Този контролен списък е отправна точка, за да обработвате липсващите документи по извлечението по един и същи начин всеки месец:

1. Обработвайте извлечението в деня на получаване. Всеки ред се сравнява с разходите по номер на карта, дата и сума.
2. Свържете несъпоставените редове с човек. Всяка карта е зачислена на служител; не остава ред без собственик.
3. Питайте за конкретен ред. „Плащането от 1 200 TRY на 12 октомври няма фактура“ (пример) получава по-бърз отговор от „липсват ви документи“.
4. Определете краен срок. Политиката за картите трябва да посочва до кога се качват документите.
5. Решете след срока. За всеки ред без документ запишете дали отива в KKEG или се префактурира, заедно с датата на решението.
6. Следете числата. Всеки месец отбелязвайте за колко реда има документи и за колко няма. Повтарящи се пропуски при един и същ човек или търговец са сигнал за преглед на политиката.

Така данните от фирмените карти намаляват и ръчното съгласуване: съпоставянето стъпва на полета, които вече са в извлечението — номер на карта, дата и сума, а хората се занимават само с несъвпадащите редове. Общите стъпки ще намерите в ръководството ни за съгласуване на извлечението по фирмена кредитна карта.

Как работи това в Masraff?

Функцията за съгласуване на извлечения в Masraff съпоставя извлеченията по фирмени кредитни карти с разходите в системата и следи редовете, за които документите не са пристигнали. Не използва банкова връзка; извлечението се качва като Excel файл.

• Качване на извлечение в Excel: всеки Excel файл с колони за ID на картата, дата и сума може да се качи, след като заглавията на колоните се съпоставят веднъж. При валутни плащания се попълва и полето за обменен курс.
• Автоматично съпоставяне: всеки ред се сравнява с разходите на титуляря на картата по начин на плащане (ID на картата), дата и сума. Съвпадащият разход се маркира като „съпоставен“. За съвпадение картата трябва да е избрана като начин на плащане в разхода.
• Разходи от несъпоставени редове: за всеки несъпоставен ред от извлечението автоматично се създава разход.
• Уведомление: когато тези разходи се създадат, съответните потребители получават уведомление да качат документите си.
• Проследяване на липсващи документи: потребителите със счетоводни права виждат за колко реда от извлечението има документ и за колко още няма.
• Редът няма значение: съпоставянето се проверява отново при всяко качване или промяна на разход, така че снимката на бележката може да се направи преди или след качването на извлечението.

По коя сметка ще мине ред без документ зависи от счетоводните ви настройки; настройките за определяне на сметки в Masraff обхващат и сценарии за KKEG. Подробности ще намерите на страницата за съгласуване на фирмени карти в Masraff.

Често задавани въпроси

Замества ли бележката от кредитна карта фактурата в Турция?

Не. POS бележката показва плащането, но не посочва отделно купената стока или услуга и ДДС. За признаване на разхода и приспадане на ДДС е нужна фактура или касова бележка; потвърдете специалните случаи със счетоводителя си.

Може ли да се приспадне ДДС при изгубена бележка?

Не. Според чл. 34 от турския Закон за ДДС данъкът трябва да е посочен отделно във фактура или подобен документ. Най-бързото решение обикновено е да поискате от търговеца копие на фактурата или повторно изпращане на e-Arşiv.

Може ли сума без документ да се възстанови от служителя?

Ако покупката не е служебна, компанията може да поиска сумата от служителя и да я води по сметка 135 „Вземания от персонала“. Ако ще се удържа от заплатата, подгответе предварително писмено основание и проверете отделно трудовоправните изисквания.

Как да намалим липсващите документи в извлеченията по карти?

Съпоставяне на извлечението в деня на получаване, незабавно уведомяване на собственика на несъпоставения ред и писмен срок за качване намаляват пропуските. Най-ефективният навик е бележката да се качва в момента на покупката.