Kartenumsatz ohne Beleg: Was passiert damit?

Am Monatsende kommt die Abrechnung der Firmenkreditkarte, und das Finanzteam gleicht jede Zeile mit den eingereichten Ausgaben ab. Die meisten Zeilen haben ein Gegenstück, einige aber weder Kassenbon noch Rechnung. Die Karte wurde belastet, das Geld ist weg, doch der Beleg für den Kauf fehlt. Dieser Artikel erklärt, was ein Kartenumsatz ohne Beleg in der Türkei steuerlich und buchhalterisch bedeutet, wie er gebucht werden kann und wie man fehlende Belege verfolgt, bevor daraus Hektik zum Monatsabschluss wird.

Was ist ein Kartenumsatz ohne Beleg?

Ein Kartenumsatz ohne Beleg ist eine Kartenzahlung, die auf der Abrechnung erscheint, zu der aber kein Kassenbon und keine Rechnung im Unternehmen angekommen ist. Die Abrechnung belegt nur die Zahlung; sie zeigt nicht, was, bei wem und zu welchem Umsatzsteuersatz gekauft wurde.

Meist hat das einen dieser Gründe:

• Der Mitarbeiter hat einen Beleg bekommen, ihn aber verloren oder vergessen hochzuladen.
• Der Händler hat die Rechnung noch nicht ausgestellt oder die e-Arşiv-Rechnung (elektronische Archivrechnung) an die falsche E-Mail-Adresse geschickt.
• Es handelt sich um ein Abonnement oder eine Online-Bestellung, und die Rechnung liegt in einem anderen Konto.
• Der Kauf war privat, und der Mitarbeiter hat ihn nie als Ausgabe erfasst.

In den ersten drei Fällen geht es darum, an den Beleg zu kommen. Im vierten geht es nicht um den Beleg, sondern darum, ob die Ausgabe überhaupt zum Unternehmen gehört. Fragen Sie deshalb bei jeder Zeile ohne Beleg zuerst „Wo ist der Beleg?“ und danach „Wessen Ausgabe ist das?“.

Kann ein Kartenumsatz ohne Beleg als Betriebsausgabe abgezogen werden?

In der Türkei kann ein Kartenumsatz ohne Beleg nicht von der steuerlichen Bemessungsgrundlage abgezogen werden, und seine Umsatzsteuer ist nicht abziehbar; POS-Beleg oder Kontoauszug ersetzen keine Rechnung.

Die Rechtsgrundlagen:

• Abgabenordnung (VUK, Gesetz Nr. 213, Amtsblatt 10.01.1961), Art. 227: Aufzeichnungen nach den Steuergesetzen müssen durch Belege nachgewiesen werden. Eine nicht belegte Ausgabe mindert die Bemessungsgrundlage nicht.
• Umsatzsteuergesetz (KDV Kanunu, Gesetz Nr. 3065, in Kraft seit 01.01.1985), Art. 29 und 34: Vorsteuer ist nur abziehbar, wenn sie auf einer Eingangsrechnung oder einem gleichwertigen Beleg gesondert ausgewiesen ist. Ohne Beleg kein Vorsteuerabzug.
• Abgabenordnung, Art. 231/5: Der Verkäufer muss die Rechnung spätestens 7 Tage nach der Lieferung ausstellen. Ein noch nicht eingetroffener Beleg ist also nicht immer ein verlorener Beleg.

War der Kauf tatsächlich betrieblich, hat das Unternehmen trotzdem bezahlt; kommt der Beleg aber nie, wird der Betrag als KKEG (steuerlich nicht abzugsfähige Ausgabe) behandelt und zum Periodenende der Bemessungsgrundlage hinzugerechnet. Wie KKEG gebucht wird, erklären wir in unserem Artikel zu KKEG und der Buchung.

Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Rahmen. Klären Sie die Buchungs- und Erklärungspraxis Ihres Unternehmens mit Ihrem Steuerberater (mali müşavir).

Wie wird ein Kartenumsatz ohne Beleg gebucht?

Ein Kartenumsatz ohne Beleg wird zurückgehalten, bis der Beleg kommt; kommt er nie, wird er entweder als KKEG gebucht oder dem Mitarbeiter weiterbelastet. Entscheidend ist, ob der Kauf betrieblich war.

Die Tabelle zeigt drei mögliche Ergebnisse für eine Kartenzahlung von 1.200 TRY (inklusive 20 % Umsatzsteuer). Die Beträge sind Beispiele; die Kontonummern folgen dem türkischen Einheitskontenrahmen (Tekdüzen Hesap Planı) und können in Ihrem Kontenplan abweichen. Die Kartenverbindlichkeit wird in der Praxis meist auf 309 Sonstige Finanzverbindlichkeiten geführt.

Zwei Regeln erleichtern die Praxis. Erstens: Buchen Sie eine Zeile ohne Beleg nicht sofort als KKEG, sondern legen Sie eine angemessene Wartefrist fest, denn die Rechnung kann in wenigen Tagen kommen. Zweitens: Stützen Sie eine Weiterbelastung an Mitarbeiter auf eine schriftliche Kartenrichtlinie; soll der Betrag vom Gehalt einbehalten werden, klären Sie gesondert, wie das schriftlich mit dem Mitarbeiter vereinbart wird.

Wie verfolgt man fehlende Belege zum Monatsende?

Fehlende Belege verfolgt man, indem man Abrechnungszeilen mit Ausgaben abgleicht und die Verantwortlichen nicht zugeordneter Zeilen sofort benachrichtigt. Wartet man bis zum Monatsende, sinkt die Chance, den Beleg noch zu bekommen.

Diese Checkliste ist ein Ausgangspunkt, um fehlende Belege auf der Kartenabrechnung jeden Monat gleich zu behandeln:

1. Bearbeiten Sie die Abrechnung am Tag des Eingangs. Jede Zeile wird über Kartennummer, Datum und Betrag mit den Ausgaben verglichen.
2. Ordnen Sie offene Zeilen einer Person zu. Jede Karte ist einem Mitarbeiter zugewiesen, keine Zeile bleibt ohne Verantwortlichen.
3. Fragen Sie zeilengenau nach. „Zur Zahlung von 1.200 TRY am 12. Oktober fehlt die Rechnung“ (Beispiel) wird schneller beantwortet als „Ihre Belege fehlen“.
4. Legen Sie eine Frist fest. Die Kartenrichtlinie sollte festhalten, bis wann Belege hochzuladen sind.
5. Entscheiden Sie nach Fristablauf. Für jede Zeile ohne Beleg wird festgehalten, ob sie als KKEG gebucht oder weiterbelastet wird, mit Datum der Entscheidung.
6. Beobachten Sie die Zahlen. Notieren Sie jeden Monat, wie viele Zeilen einen Beleg haben und wie viele nicht. Wiederkehrende Lücken bei derselben Person oder demselben Händler sind ein Anlass, die Richtlinie zu prüfen.

So nutzt man auch Daten von Firmenkarten, um den manuellen Abgleich zu verringern: Der Abgleich stützt sich auf Felder, die ohnehin in der Abrechnung stehen, etwa Kartennummer, Datum und Betrag, und Menschen kümmern sich nur um die Zeilen ohne Treffer. Die allgemeinen Schritte finden Sie in unserem Leitfaden zur Abstimmung der Firmenkreditkartenabrechnung.

Wie funktioniert das in Masraff?

Die Abrechnungsabstimmung von Masraff gleicht Abrechnungen von Firmenkreditkarten mit den Ausgaben im System ab und verfolgt die Zeilen, zu denen noch kein Beleg vorliegt. Eine Bankanbindung gibt es nicht; die Abrechnung wird als Excel-Datei hochgeladen.

• Excel-Abrechnung hochladen: Jede Excel-Datei mit Spalten für Karten-ID, Datum und Betrag kann hochgeladen werden, sobald ihre Spaltenüberschriften einmal zugeordnet sind. Bei Fremdwährungsumsätzen wird zusätzlich der Wechselkurs ausgefüllt.
• Automatischer Abgleich: Jede Zeile wird mit den Ausgaben des Karteninhabers über Zahlungsart (Karten-ID), Datum und Betrag verglichen. Eine passende Ausgabe wird als „abgeglichen“ markiert. Voraussetzung ist, dass die Karte als Zahlungsart der Ausgabe gewählt ist.
• Ausgaben aus offenen Zeilen: Für jede nicht zugeordnete Abrechnungszeile wird automatisch eine Ausgabe angelegt.
• Benachrichtigung: Sobald diese Ausgaben entstehen, werden die betroffenen Nutzer benachrichtigt, ihre Belege hochzuladen.
• Verfolgung fehlender Belege: Nutzer mit Buchhaltungsrechten sehen, wie viele Abrechnungszeilen einen Beleg haben und wie vielen er noch fehlt.
• Reihenfolge egal: Der Abgleich wird bei jedem Hochladen oder Ändern einer Ausgabe erneut geprüft; das Belegfoto kann also vor oder nach dem Hochladen der Abrechnung entstehen.

Auf welchem Konto eine Zeile ohne Beleg landet, hängt von Ihren Buchhaltungseinstellungen ab; die Kontenfindung in Masraff deckt auch KKEG-Szenarien ab. Details finden Sie auf der Seite zur Kreditkartenabrechnung in Masraff.

Häufig gestellte Fragen

Ersetzt ein Kreditkartenbeleg in der Türkei die Rechnung?

Nein. Ein POS-Beleg zeigt die Zahlung, weist aber die gekaufte Ware oder Leistung und die Umsatzsteuer nicht gesondert aus. Für den Abzug von Ausgabe und Vorsteuer ist eine Rechnung oder ein Kassenbon nötig; klären Sie Sonderfälle mit Ihrem Steuerberater.

Ist die Vorsteuer bei verlorenem Beleg abziehbar?

Nein. Nach Art. 34 des türkischen Umsatzsteuergesetzes muss die Steuer auf einer Rechnung oder einem gleichwertigen Beleg gesondert ausgewiesen sein. Den Händler um eine Rechnungskopie oder die erneute Zusendung der e-Arşiv-Rechnung zu bitten, ist meist der schnellste Weg.

Kann ein Umsatz ohne Beleg vom Mitarbeiter zurückgefordert werden?

War der Kauf nicht betrieblich, kann das Unternehmen den Betrag vom Mitarbeiter zurückfordern und auf 135 Forderungen gegen Mitarbeiter führen. Soll er vom Gehalt einbehalten werden, schaffen Sie vorher eine schriftliche Grundlage und prüfen Sie das arbeitsrechtlich gesondert.

Wie reduziert man fehlende Belege auf Kartenabrechnungen?

Den Abgleich am Eingangstag machen, offene Zeilen sofort melden und eine schriftliche Frist für das Hochladen setzen: Das verringert Lücken. Am wirksamsten ist es, den Beleg direkt beim Kauf hochzuladen.