Аперацыя па картцы без чэка: што з ёй рабіць?

У канцы месяца прыходзіць выпіска па карпаратыўнай картцы, і фінансавы аддзел пачынае зверыць кожны радок з пададзенымі выдаткамі. У большасці радкоў ёсць пара, але ў некалькіх няма ні чэка, ні рахунку-фактуры. Грошы спісаныя, а дакумента, які пацвярджае пакупку, няма. У гэтым артыкуле разбіраем, што азначае аперацыя па картцы без пацвярджальнага дакумента для падатковага і бухгалтарскага ўліку ў Турцыі, як яе можна адлюстраваць і як сачыць за адсутнымі дакументамі, каб яны не ператвараліся ў аўрал пры закрыцці месяца.

Што такое аперацыя па картцы без дакумента?

Аперацыя па картцы без дакумента — гэта спісанне, якое ёсць у выпісцы, але па якім у кампанію не паступіў ні чэк, ні рахунак-фактура. Выпіска пацвярджае толькі аплату; яна не паказвае, што куплена, у каго і па якой стаўцы ПДВ.

Звычайна так здараецца па адной з прычын:

• Супрацоўнік атрымаў чэк, але згубіў яго або забыўся загрузіць.
• Прадавец яшчэ не выставіў рахунак-фактуру або адправіў e-Arşiv (электронны архіўны рахунак) не на той адрас.
• Гэта падпіска або анлайн-заказ, і рахунак застаўся ў асобным акаўнце.
• Пакупка была асабістай, і супрацоўнік не аформіў яе як выдатак.

У першых трох выпадках задача — атрымаць дакумент. У чацвёртым пытанне не ў дакуменце, а ў тым, ці адносіцца выдатак да кампаніі наогул. Таму па кожным радку без дакумента спачатку пытайцеся «дзе дакумент?», а потым «чый гэта выдатак?».

Ці можна ўлічыць аперацыю па картцы без дакумента ў выдатках?

У Турцыі аперацыю па картцы без дакумента нельга вылічыць з падатковай базы, а ПДВ па ёй нельга прыняць да вылічэння; слып POS-тэрмінала або банкаўская выпіска не замяняюць рахунак-фактуру ці чэк.

Прававая аснова:

• Падатковы працэсуальны кодэкс (VUK, закон № 213, Афіцыйная газета 10.01.1961), арт. 227: запісы, якія вядуцца паводле падатковых законаў, павінны пацвярджацца дакументамі. Выдатак без дакумента не памяншае падатковую базу.
• Закон аб ПДВ (KDV Kanunu, закон № 3065, дзейнічае з 01.01.1985), арт. 29 і 34: уваходны ПДВ прымаецца да вылічэння, толькі калі ён асобна пазначаны ў рахунку-фактуры ці аналагічным дакуменце. Няма дакумента — няма вылічэння.
• Падатковы працэсуальны кодэкс, арт. 231/5: прадавец абавязаны выставіць рахунак-фактуру не пазней чым праз 7 дзён з моманту пастаўкі. Значыць, дакумент, які яшчэ не прыйшоў, не заўсёды згублены.

Калі пакупка сапраўды была для справы, кампанія ўсё роўна за яе заплаціла; але калі дакумент так і не паступіць, сума лічыцца KKEG (выдаткі, якія не прымаюцца да вылічэння) і ў канцы перыяду дадаецца да падатковай базы. Як адлюстроўваецца KKEG, мы падрабязна расказалі ў артыкуле пра KKEG і бухгалтарскі запіс.

Артыкул дае агульную карціну. Парадак уліку і справаздачнасці ў вашай кампаніі ўдакладніце ў свайго фінансавага кансультанта (mali müşavir).

Як адлюстраваць ва ўліку аперацыю па картцы без дакумента?

Аперацыю па картцы без дакумента трымаюць адкрытай, пакуль дакумент не паступіць; калі ён так і не прыйдзе, яе альбо спісваюць у выдаткі як KKEG, альбо перавыстаўляюць супрацоўніку. Выбар залежыць ад таго, ці была пакупка дзелавой.

У табліцы — тры магчымыя вынікі для аперацыі на 1 200 TRY (з ПДВ 20 %). Сумы ўмоўныя; нумары рахункаў дадзены паводле турэцкага адзінага плана рахункаў (Tekdüzen Hesap Planı) і ў вашым плане могуць адрознівацца. Запазычанасць па картцы на практыцы часцей за ўсё ўлічваюць на рахунку 309 «Іншыя фінансавыя абавязацельствы».

На практыцы дапамагаюць два правілы. Першае: не адносьце радок без дакумента да KKEG адразу — усталюйце разумны тэрмін чакання, бо рахунак можа прыйсці праз некалькі дзён. Другое: рашэнне пра перавыстаўленне сумы супрацоўніку абапірайце на пісьмовую палітыку па картках; калі суму будуць утрымліваць з заробку, асобна вызначце, як гэта пісьмова ўзгадняецца з супрацоўнікам.

Як сачыць за адсутнымі дакументамі ў канцы месяца?

За адсутнымі дакументамі сочаць, супастаўляючы радкі выпіскі з выдаткамі і адразу апавяшчаючы ўладальніка кожнага несупастаўленага радка. Калі адкладаць гэта да канца месяца, шанцы атрымаць дакумент падаюць.

Гэты чэк-ліст — адпраўная кропка, каб кожны месяц аднолькава працаваць з адсутнымі дакументамі па выпісцы:

1. Апрацоўвайце выпіску ў дзень атрымання. Кожны радок зверваецца з выдаткамі па нумары карткі, даце і суме.
2. Прывязвайце несупастаўленыя радкі да чалавека. Кожная картка замацавана за супрацоўнікам, радкоў без уладальніка не застаецца.
3. Пытайцеся пра канкрэтны радок. «Па аперацыі на 1 200 TRY ад 12 кастрычніка няма рахунку» (прыклад) дае адказ хутчэй, чым «у вас не хапае дакументаў».
4. Устанавіце тэрмін. У палітыцы па картках павінна быць пазначана, да якога чысла загружаюцца дакументы.
5. Прымайце рашэнне пасля тэрміну. Па кожным радку без дакумента фіксуйце, ці ідзе ён у KKEG ці перавыстаўляецца супрацоўніку, з датай рашэння.
6. Сачыце за лічбамі. Штомесяц адзначайце, па колькіх радках дакументы прыйшлі і па колькіх не. Паўторныя прабелы ў аднаго чалавека ці прадаўца — падстава перагледзець палітыку.

Менавіта так даныя карпаратыўных картак і дапамагаюць скараціць ручную зверку: супастаўленне будуецца на палях, якія ўжо ёсць у выпісцы, — нумар карткі, дата і сума, — а людзі займаюцца толькі радкамі без супадзення. Агульныя крокі зверкі апісаны ў нашым дапаможніку па зверцы выпіскі карпаратыўнай крэдытнай карткі.

Як гэта працуе ў Masraff?

Функцыя зверкі выпісак у Masraff супастаўляе выпіскі па карпаратыўных крэдытных картках з выдаткамі ў сістэме і адсочвае радкі, па якіх не паступілі дакументы. Падключэння да банка няма: выпіска загружаецца файлам Excel.

• Загрузка выпіскі ў Excel: можна загрузіць любы файл Excel са слупкамі ID карткі, даты і сумы пасля таго, як адзін раз супастаўлены загалоўкі слупкоў. Для аперацый у валюце дадаткова запаўняецца курс.
• Аўтаматычнае супастаўленне: кожны радок параўноўваецца з выдаткамі ўладальніка карткі па спосабе аплаты (ID карткі), даце і суме. Выдатак, які супаў, пазначаецца як «супастаўлены». Для супадзення ў спосабе аплаты выдатку павінна быць выбрана гэтая картка.
• Выдаткі з несупастаўленых радкоў: па кожным несупастаўленым радку выпіскі аўтаматычна ствараецца выдатак.
• Апавяшчэнне: калі такія выдаткі створаны, адпаведным карыстальнікам прыходзіць апавяшчэнне з просьбай загрузіць дакументы.
• Кантроль адсутных дакументаў: карыстальнікі з правамі бухгалтэрыі бачаць, па колькіх радках выпіскі дакументы прыйшлі, а па колькіх яшчэ не.
• Парадак не важны: пры кожнай загрузцы або змене выдатку супастаўленне правяраецца нанова, таму фота чэка можна зрабіць да або пасля загрузкі выпіскі.

На які рахунак трапіць радок без дакумента, залежыць ад вашых уліковых налад; налады вызначэння рахункаў у Masraff ахопліваюць і сцэнарыі KKEG. Падрабязнасці — на старонцы зверкі карпаратыўных картак Masraff.

Частыя пытанні

Ці замяняе слып па крэдытнай картцы рахунак-фактуру ў Турцыі?

Не. Слып POS-тэрмінала пацвярджае аплату, але не паказвае асобна купленыя тавар ці паслугу і ПДВ. Для ўліку выдатку і вылічэння ПДВ патрэбны рахунак-фактура або чэк; асаблівыя выпадкі ўдакладніце ў фінансавага кансультанта.

Ці можна прыняць да вылічэння ПДВ, калі чэк па картцы згублены?

Не. Паводле арт. 34 турэцкага закона аб ПДВ для вылічэння падатак павінен быць асобна пазначаны ў рахунку-фактуры ці аналагічным дакуменце. Звычайна хутчэй за ўсё папрасіць у прадаўца копію рахунку або паўторна адправіць e-Arşiv.

Ці можна спагнаць суму без дакумента з супрацоўніка?

Калі пакупка не была дзелавой, кампанія можа запатрабаваць суму ў супрацоўніка і ўлічваць яе на рахунку 135 «Дэбіторская запазычанасць персаналу». Калі суму ўтрымліваюць з заробку, загадзя аформіце пісьмовую падставу і асобна праверце гэта паводле працоўнага заканадаўства.

Як скараціць колькасць адсутных дакументаў па выпісках картак?

Зверка выпіскі ў дзень атрымання, неадкладнае апавяшчэнне ўладальніка несупастаўленага радка і пісьмовы тэрмін загрузкі дакументаў скарачаюць прабелы. Самая дзейсная звычка — загружаць чэк адразу пры пакупцы.