Netsis'e Masraf Aktarımı: Dekont mu Fatura mı?

Onaylanan bir masrafı Netsis'e aktarmadan önce muhasebe ekibinin tek bir soruyu yanıtlaması gerekir: bu kayıt dekont olarak mı, alış faturası olarak mı, yoksa kasa hareketi olarak mı girecek? Yanlış seçim ilk gün sorun çıkarmaz. Sorun, ay sonunda tedarikçi carisi tutmadığında, aynı KDV iki kez indirildiğinde ya da kasa bakiyesi fiziki sayımla uyuşmadığında ortaya çıkar. Bu yazı, Netsis kullanan finans ekipleri için bu kararı belge türüne göre veren basit bir yöntem, örnek kayıtlar ve aktarım öncesi bir kontrol listesi sunuyor.

Netsis'in ekran ve menü adları ürüne ve sürüme göre değişir. Aşağıdaki anlatım kayıt mantığını esas alır; ekrandaki karşılığını kendi Netsis kurulumunuzdan ve iş ortağınızdan kontrol edin.

Netsis'e masraf aktarırken dekont mu fatura mı seçilmeli?

Netsis'te masrafın gideceği yeri, belgenin kime kesildiği ve harcamayı kimin ödediği belirler. Tedarikçi faturası alış faturasına, çalışan masrafı dekonta, kasadan ödenen harcama kasaya gider.

Tablodaki hesap kodları Tekdüzen Hesap Planı'na göredir. Hesap planının dayanağı, 26.12.1992 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan ve 01.01.1994'ten beri uygulanan 1 Sıra No'lu Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği'dir. Alt hesap yapısı şirketinize göre değişir.

Netsis'te dekont hangi masraflar için uygundur?

Netsis'te dekont, çalışanın kendi parasıyla ya da iş avansıyla ödediği masrafları gider, KDV ve çalışan hesabıyla tek fişte kaydetmek için uygundur. Dekont, birden fazla hesap türünü aynı kayıtta hareketlendirebildiği için çok satırlı bir masraf formuna iyi uyar.

Pratikte bir masraf formu bir dekont olarak girilir. Formdaki her masraf ayrı bir gider satırı, her KDV oranı ayrı bir 191 satırı olur; toplam tutar tek satırda çalışanın hesabına alacak yazılır. Açıklama alanına belge numarasını ve masraf formunun numarasını yazmak, sonradan yapılacak her mutabakatı kolaylaştırır.

Çalışanın avansı varsa karşı hesap 195 İş Avansları'dır ve masraf avansı kapatır. Avans yoksa şirketin çalışan için açtığı 320'li cari hesaba alacak yazılır; geri ödeme yapıldığında bu hesap 100 Kasa ya da 102 Bankalar karşılığında kapanır. Avans tarafını ayrıntılı görmek için personel avans yönetimi rehberine bakabilirsiniz.

Masraf ne zaman Netsis'e alış faturası olarak girilmelidir?

Şirket unvanına kesilmiş ve tedarikçiye ayrıca ödenecek bir fatura, Netsis'e alış faturası olarak girilmelidir. Böylece borç tedarikçinin carisinde görünür ve ödeme o cariden takip edilir.

Burada en sık yapılan hata aynı belgeyi iki yoldan kaydetmektir. Örnek: çalışan, şirket adına kesilmiş bir otel faturasını kendi kartıyla ödüyor. Muhasebe faturayı e-Fatura olarak gelen kutusundan alış faturası diye işliyor, çalışan da aynı faturayı masraf olarak beyan ediyor. İki kayıt da gider ve KDV yazarsa gider şişer, KDV iki kez indirilir. Böyle bir belge için tek bir yol seçin. Fatura alış faturası olarak girildiyse, çalışanın ödemesi tedarikçi carisi ile çalışan hesabı arasında bir virman kaydıyla kapatılır; masraf tarafında ikinci bir gider kaydı oluşmaz.

3065 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu'nun (RG 02.11.1984, yürürlük 01.01.1985) 34. maddesine göre KDV'nin indirilebilmesi için belgenin kanuni defterlere kaydedilmiş olması gerekir. Aynı belgenin iki kez kaydı bu nedenle yalnızca gider hatası değil, KDV hatasıdır.

Netsis'te masraf ne zaman kasa kaydı olarak girilir?

Masraf şirket kasasından nakit ödendiğinde, Netsis'te kasa hareketi olarak girilir. Gider ve KDV satırlarının karşılığı doğrudan 100 Kasa hesabıdır.

Kasa kaydı, çalışana yapılan geri ödeme için de kullanılır; ancak bu durumda kayıt gideri değil ödemeyi temsil eder. Önce masraf dekontla çalışanın hesabına yazılır, sonra geri ödeme kasadan yapıldığında kasa hareketi çalışanın hesabını kapatır. Gideri doğrudan kasaya yazıp çalışan hesabını atlamak, kimin hangi harcamayı yaptığı bilgisini kaybettirir.

Örnek kayıt: 120 TL'lik otopark fişi üç farklı yolda

Örnek: KDV dahil 120 TL, %20 KDV'li bir otopark fişi. Gider genel müdürlüğe ait. Aşağıdaki tutarlar ve hesap kodları örnektir.

Üç kayıtta gider ve KDV satırları aynıdır; değişen yalnızca alacak tarafıdır. Bu yüzden asıl karar "dekont mu fatura mı" sorusundan çok "borç kime" sorusudur: çalışana mı, tedarikçiye mi, yoksa ödeme kasadan mı yapıldı?

Netsis'e aktarmadan önce kontrol listesi

Aktarım başlamadan önce şu maddeleri tek tek doğrulayın:

1. Çalışan kodları: Her çalışanın Netsis'te bir 195 ya da 320'li hesabı var mı ve kodlar masraf sistemindekiyle aynı mı?
2. Gider hesabı eşlemesi: Her masraf kategorisi ve masraf merkezi bir 7'li hesaba (örneğin 760 ya da 770 alt hesabına) düşüyor mu?
3. KDV oranları: Her oran ayrı bir 191 alt hesabına ya da ayrı satıra gidiyor mu?
4. Belge numarası: Aynı belge numarası hem alış faturasında hem dekontta var mı?
5. Dönem: Kayıt, harcamanın yapıldığı döneme giriyor mu? 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun (RG 10.01.1961) 219. maddesi, işlemlerin deftere kaydını belirli sürelere bağlar; geç gelen belgeler için bir son kabul günü koyun.
6. KKEG satırları: Belge niteliği taşımayan ya da kısmen gider yazılamayan kalemler ayrıca işaretlendi mi? KKEG'nin hangi hesapta izleneceği için KKEG muhasebe kaydı yazısına bakabilirsiniz.

Kayıt türü ve KKEG sınıflandırması şirketin durumuna göre değişir; bu kararları mali müşavirinizle teyit edin.

Masraff'ta nasıl işler?

Masraff, kayıt Netsis'e ulaşmadan önceki kısmı düzenler: masraf doğru bilgiyle girilir, onaylanır ve hesapları kurallarla belirlenir.

• Detaylı KDV Belirleme: Her masraf için üç hesap belirlenir: 7'li gider hesabı, 191'li KDV hesabı ve çalışanın 195 ya da 320'li hesabı. Belge niteliği taşımayan harcamalar gibi KKEG senaryoları da bu kurallarla yönetilir.
• Gider Politikası Motoru: Kategori, zaman ve katılımcı bazlı limitler tanımlanır; aşımda uyarı verilir ya da süreç bloklanır.
• Gelişmiş Onay: Eşik, grade ve delegasyon kurallarıyla masraf formu doğru yöneticilere gider.
• Fatura QR ile masraf oluşturma: e-Fatura üzerindeki QR kod okutularak masraf oluşturulur; belge bilgisi elle yazılmaz.
• Ekstre Mutabakatı: Kurumsal kart ekstresi Excel olarak yüklenir, kart ID, tarih ve tutarla masraflarla eşleştirilir; eksik belgeler takip edilir.
• Son Masraf Kabul Günü: Şirketin belirlediği son masraf kabul günü uygulanır.

Logo Netsis, Masraff'ın entegrasyon sunduğu 20'den fazla ERP ve muhasebe sistemi arasındadır. Ayrıntılar Masraff'ın Logo Netsis entegrasyonu sayfasında. Onaylanan masrafların sizin Netsis kurulumunuzda hangi kayıt türüne ve hangi hesaplara yazılacağını kurulum sırasında Masraff ekibiyle netleştirin.

Sıkça sorulan sorular

Netsis'te çalışan masrafı hangi modülle kaydedilir?

Çalışanın kendi parasıyla ödediği masraf genellikle dekontla kaydedilir. Gider 7'li hesaba, KDV 191'e, toplam tutar çalışanın 195 ya da 320'li hesabına yazılır.

Netsis'te dekont ile alış faturası arasındaki fark nedir?

Alış faturası borcu bir tedarikçinin carisinde izler; dekont ise gider, KDV ve çalışan hesabı gibi farklı hesapları tek fişte hareketlendirir. Tedarikçiye ödenecek belge faturaya, çalışana ödenecek masraf dekonta gider.

Şirket adına kesilen fatura hem masraf hem alış faturası olarak girilir mi?

Hayır. Aynı belge yalnızca bir kez kaydedilmelidir; aksi halde gider şişer ve KDV iki kez indirilir. Fatura alış faturası olarak girildiyse, çalışanın ödemesi virmanla kapatılır.

Netsis kasa kaydı masraf için ne zaman kullanılır?

Harcama şirket kasasından nakit ödendiğinde ya da çalışana geri ödeme kasadan yapıldığında kasa kaydı kullanılır. Karşı hesap 100 Kasa'dır.

Masraff Netsis ile çalışır mı?

Evet. Logo Netsis, Masraff'ın entegrasyon listesinde yer alır. Ayrıntılar Logo Netsis entegrasyonu sayfasındadır.