Transférer les notes de frais vers Netsis

Avant de transférer une dépense approuvée vers Netsis, l'équipe comptable doit répondre à une seule question : l'écriture sera-t-elle saisie comme dekont (pièce comptable polyvalente), comme facture d'achat ou comme mouvement de caisse ? Un mauvais choix ne pose aucun problème le premier jour. Le problème apparaît en fin de mois, quand le compte fournisseur ne se rapproche pas, quand la même TVA a été déduite deux fois ou quand le solde de caisse ne correspond pas au comptage physique. Cet article propose aux équipes financières en Turquie qui utilisent Netsis une méthode simple pour trancher selon le type de pièce, avec des écritures types et une check-list avant transfert.

Les noms d'écrans et de menus de Netsis varient selon le produit et la version. L'explication ci-dessous suit la logique d'écriture ; vérifiez l'équivalent dans votre propre installation Netsis et auprès de votre intégrateur.

Dekont ou facture : comment passer les frais dans Netsis ?

Dans Netsis, c'est le destinataire de la pièce et la personne qui a payé qui déterminent où va la dépense. La facture fournisseur va en facture d'achat, la dépense du salarié en dekont, la dépense payée en espèces en caisse.

Les numéros de comptes du tableau suivent le Tekdüzen Hesap Planı, le plan comptable uniforme turc. Sa base juridique est la Communication générale n° 1 relative à l'application du système comptable, publiée au Journal officiel du 26.12.1992 et appliquée depuis le 01.01.1994. La structure des sous-comptes dépend de votre entreprise.

Pour quelles dépenses le dekont de Netsis convient-il ?

Dans Netsis, le dekont convient pour enregistrer les dépenses qu'un salarié a payées de sa poche ou sur une avance professionnelle, avec charge, TVA et compte du salarié dans une seule pièce. Comme un dekont peut mouvementer plusieurs types de comptes dans la même écriture, il s'adapte bien à une note de frais à plusieurs lignes.

En pratique, une note de frais est saisie comme un dekont. Chaque dépense devient une ligne de charge distincte, chaque taux de TVA une ligne 191 distincte, et le total est porté au crédit du compte du salarié sur une seule ligne. Indiquer le numéro de la pièce et celui de la note de frais dans le libellé facilite tout rapprochement ultérieur.

Si le salarié dispose d'une avance, la contrepartie est le compte 195 Avances professionnelles et la dépense solde l'avance. Sinon, on crédite le compte 320 ouvert par la société au nom du salarié ; lors du remboursement, ce compte est soldé par 100 Caisse ou 102 Banques. Pour le côté avances, consultez notre guide de gestion des avances aux salariés.

Quand une dépense doit-elle être saisie dans Netsis comme facture d'achat ?

Une facture établie au nom de la société et payable séparément au fournisseur doit être saisie dans Netsis comme facture d'achat. La dette apparaît alors sur le compte du fournisseur et le paiement est suivi depuis ce compte.

L'erreur la plus fréquente consiste à enregistrer deux fois la même pièce. Exemple : un salarié règle avec sa propre carte une facture d'hôtel établie au nom de la société. La comptabilité saisit la facture reçue dans la boîte e-Facture comme facture d'achat, et le salarié déclare la même facture en note de frais. Si les deux écritures passent charge et TVA, les charges sont gonflées et la TVA est déduite deux fois. Choisissez une seule voie pour une telle pièce. Si la facture a été saisie comme facture d'achat, le paiement du salarié est soldé par une écriture de virement entre le compte fournisseur et le compte du salarié ; aucune seconde charge n'est créée côté notes de frais.

Selon l'article 34 de la loi turque n° 3065 sur la TVA (Journal officiel du 02.11.1984, en vigueur depuis le 01.01.1985), la TVA n'est déductible que si la pièce a été enregistrée dans les livres légaux. Enregistrer deux fois la même pièce n'est donc pas seulement une erreur de charge, c'est une erreur de TVA.

Quand une dépense est-elle saisie dans Netsis comme écriture de caisse ?

Lorsqu'une dépense est payée en espèces depuis la caisse de la société, elle est saisie dans Netsis comme mouvement de caisse. La contrepartie des lignes de charge et de TVA est directement le compte 100 Caisse.

L'écriture de caisse sert aussi au remboursement du salarié, mais elle représente alors le paiement, pas la charge. La dépense est d'abord portée au compte du salarié par un dekont ; puis, lorsque le remboursement est effectué en caisse, le mouvement de caisse solde le compte du salarié. Passer la charge directement en caisse en sautant le compte du salarié fait perdre l'information sur qui a engagé quelle dépense.

Écriture type : un ticket de parking de 120 TRY de trois façons

Exemple : un ticket de parking de 120 TRY TTC, TVA à 20 %. La dépense relève du siège. Les montants et numéros de comptes ci-dessous sont des exemples.

Dans les trois écritures, les lignes de charge et de TVA sont identiques ; seul le crédit change. La vraie décision est donc moins « dekont ou facture » que « à qui doit-on l'argent » : au salarié, au fournisseur, ou le paiement a-t-il été fait en caisse ?

Check-list avant le transfert vers Netsis

Avant de lancer le transfert, vérifiez ces points un par un :

1. Codes salariés : chaque salarié a-t-il un compte 195 ou 320 dans Netsis, et les codes sont-ils identiques à ceux du système de notes de frais ?
2. Correspondance des comptes de charges : chaque catégorie de dépense et chaque centre de coûts aboutit-il sur un compte de classe 7 (par exemple un sous-compte de 760 ou 770) ?
3. Taux de TVA : chaque taux va-t-il sur un sous-compte 191 ou une ligne distincte ?
4. Numéro de pièce : le même numéro de pièce figure-t-il à la fois dans une facture d'achat et dans un dekont ?
5. Période : l'écriture est-elle passée sur la période où la dépense a été engagée ? L'article 219 du Code de procédure fiscale turc (VUK) n° 213 (Journal officiel du 10.01.1961) encadre dans le temps l'enregistrement des opérations ; fixez une date limite pour les pièces tardives.
6. Lignes KKEG : les éléments sans pièce valable ou seulement partiellement déductibles sont-ils signalés à part ? Pour savoir sur quel compte suivre le KKEG, consultez notre article sur la comptabilisation des charges non déductibles.

Le type d'écriture et la classification KKEG dépendent de la situation de votre entreprise ; faites valider ces choix par votre expert-comptable (mali müşavir).

Comment cela fonctionne-t-il dans Masraff ?

Masraff organise la partie qui précède l'arrivée de l'écriture dans Netsis : la dépense est saisie avec les bonnes informations, approuvée, et ses comptes sont déterminés par des règles.

• Détermination détaillée de la TVA : trois comptes sont fixés pour chaque dépense : le compte de charge de classe 7, le compte de TVA 191 et le compte 195 ou 320 du salarié. Les scénarios KKEG, comme les dépenses sans pièce valable, sont aussi gérés par ces règles.
• Moteur de politique de dépenses : des plafonds sont définis par catégorie, période et participants ; en cas de dépassement, un avertissement s'affiche ou le processus est bloqué.
• Approbation avancée : avec des seuils, des grades et des règles de délégation, la note de frais parvient aux bons responsables.
• Création de dépense par QR code de facture : la dépense est créée en scannant le QR code d'une e-Facture ; les données de la pièce ne sont pas saisies à la main.
• Rapprochement des relevés : le relevé de carte d'entreprise est importé au format Excel et rapproché des dépenses par ID de carte, date et montant ; les pièces manquantes sont suivies.
• Dernier jour d'acceptation des frais : le dernier jour d'acceptation fixé par la société est appliqué.

Logo Netsis fait partie des plus de 20 ERP et logiciels comptables avec lesquels Masraff propose une intégration. Les détails sont sur la page de l'intégration Logo Netsis de Masraff. Précisez avec l'équipe Masraff, lors de la mise en place, dans quel type d'écriture et sur quels comptes les dépenses approuvées seront passées dans votre installation Netsis.

Questions fréquentes

Avec quel module de Netsis enregistre-t-on les frais d'un salarié ?

Une dépense payée par le salarié de sa poche est généralement enregistrée par un dekont. La charge va sur un compte de classe 7, la TVA sur le 191 et le total sur le compte 195 ou 320 du salarié.

Quelle est la différence entre un dekont et une facture d'achat dans Netsis ?

La facture d'achat suit la dette sur le compte d'un fournisseur ; le dekont mouvemente plusieurs comptes, comme la charge, la TVA et le compte du salarié, dans une seule pièce. Ce qui est dû à un fournisseur va en facture, ce qui est dû au salarié va en dekont.

Une facture au nom de la société se saisit-elle à la fois en note de frais et en facture d'achat ?

Non. Une même pièce ne doit être enregistrée qu'une seule fois ; sinon les charges sont gonflées et la TVA est déduite deux fois. Si la facture a été saisie en facture d'achat, le paiement du salarié est soldé par un virement.

Quand utilise-t-on une écriture de caisse Netsis pour des frais ?

On utilise une écriture de caisse lorsque la dépense est payée en espèces depuis la caisse de la société ou lorsque le salarié est remboursé en caisse. La contrepartie est le compte 100 Caisse.

Masraff fonctionne-t-il avec Netsis ?

Oui. Logo Netsis figure dans la liste des intégrations de Masraff. Les détails sont sur la page de l'intégration Logo Netsis.