Utlägg i Netsis: verifikation (dekont) eller faktura?

Innan ett godkänt utlägg förs över till Netsis måste ekonomiavdelningen svara på en enda fråga: ska posten bokas som dekont (verifikation), som leverantörsfaktura eller som kassatransaktion? Ett felaktigt val märks inte första dagen. Problemet dyker upp vid månadsskiftet, när leverantörsreskontran inte stämmer, när samma moms dras av två gånger eller när kassasaldot inte stämmer med kassaräkningen. Den här artikeln ger ekonomiteam som använder Netsis i Turkiet en enkel metod för att fatta beslutet utifrån typ av underlag, med exempelposter och en checklista inför överföringen.

Namnen på skärmar och menyer i Netsis varierar med produkt och version. Beskrivningen nedan utgår från bokföringslogiken; kontrollera motsvarigheten på skärmen i er egen Netsis-installation och med er partner.

Dekont eller faktura när utlägg förs över till Netsis?

I Netsis avgörs vart ett utlägg ska av vem underlaget är utställt till och vem som betalade. Leverantörsfakturan blir leverantörsfaktura, den anställdes utlägg blir dekont och kontant betalning från kassan blir kassapost.

Kontokoderna i tabellen följer Tekdüzen Hesap Planı (Turkiets enhetliga kontoplan). Grunden är Allmänt meddelande nr 1 om tillämpning av redovisningssystemet, publicerat i turkiska Resmî Gazete den 26.12.1992 och tillämpat sedan 01.01.1994. Underkontona varierar mellan företag.

Vilka utlägg passar en dekont i Netsis?

I Netsis passar en dekont för att på en verifikation bokföra utlägg som den anställde betalat själv eller med förskott, med kostnad, moms och den anställdes konto. Eftersom en dekont kan röra flera kontotyper i samma post passar den bra för en utläggsräkning med många rader.

I praktiken bokas en utläggsräkning som en dekont. Varje utlägg på räkningen blir en egen kostnadsrad och varje momssats en egen 191-rad; totalbeloppet krediteras på en rad den anställdes konto. Att skriva underlagets nummer och utläggsräkningens nummer i beskrivningsfältet underlättar varje senare avstämning.

Har den anställde ett förskott är motkontot 195 Arbetsförskott och utgiften stänger förskottet. Finns inget förskott krediteras det 320-konto som företaget öppnat för den anställde; när ersättningen betalas stängs kontot mot 100 Kassa eller 102 Bank. Vill du läsa mer om förskotten, se guiden om hantering av personalförskott.

När ska ett utlägg bokas i Netsis som leverantörsfaktura?

En faktura ställd till företaget som ska betalas separat till leverantören ska bokas i Netsis som leverantörsfaktura. Då syns skulden i leverantörens reskontra och betalningen följs upp därifrån.

Det vanligaste felet här är att bokföra samma underlag två vägar. Exempel: en anställd betalar med sitt privata kort en hotellfaktura ställd till företaget. Ekonomi hämtar fakturan i e-Fatura-inkorgen och bokar den som leverantörsfaktura, och den anställde redovisar samma faktura som utlägg. Bokför båda posterna kostnad och moms blåses kostnaden upp och momsen dras av två gånger. Välj en enda väg för ett sådant underlag. Har fakturan bokats som leverantörsfaktura stängs den anställdes betalning med en omföring mellan leverantörens reskontra och den anställdes konto; ingen andra kostnadspost uppstår på utläggssidan.

Enligt artikel 34 i Turkiets mervärdesskattelag nr 3065 (Resmî Gazete 02.11.1984, i kraft 01.01.1985) krävs att underlaget är bokfört i de lagstadgade böckerna för att momsen ska få dras av. Att bokföra samma underlag två gånger är därför inte bara ett kostnadsfel utan också ett momsfel.

När bokas ett utlägg i Netsis som kassapost?

När utgiften betalas kontant ur företagets kassa bokas den i Netsis som kassatransaktion. Motkontot till kostnads- och momsraderna är direkt 100 Kassa.

Kassaposten används även för ersättning till den anställde, men då representerar den betalningen, inte kostnaden. Först bokas utlägget med en dekont på den anställdes konto; när ersättningen sedan betalas ur kassan stänger kassatransaktionen den anställdes konto. Att boka kostnaden direkt mot kassan och hoppa över den anställdes konto gör att man tappar informationen om vem som gjorde vilket utlägg.

Exempelpost: ett parkeringskvitto på 120 TL på tre sätt

Exempel: ett parkeringskvitto på 120 TL inklusive 20 % moms. Kostnaden hör till huvudkontoret. Belopp och kontokoder nedan är exempel.

I alla tre posterna är kostnads- och momsraderna desamma; bara kreditsidan ändras. Det verkliga beslutet handlar därför mindre om ”dekont eller faktura” och mer om ”vem är skulden till”: den anställde, leverantören, eller betalades det ur kassan?

Checklista innan utlägg förs över till Netsis

Kontrollera punkterna nedan en i taget innan överföringen startar:

1. Anställdas koder: Har varje anställd ett 195- eller 320-konto i Netsis, och stämmer koderna med dem i utläggssystemet?
2. Mappning av kostnadskonton: Hamnar varje utläggskategori och kostnadsställe på ett konto i klass 7 (till exempel ett underkonto till 760 eller 770)?
3. Momssatser: Går varje sats till ett eget 191-underkonto eller en egen rad?
4. Underlagsnummer: Finns samma underlagsnummer både i en leverantörsfaktura och i en dekont?
5. Period: Hamnar posten i den period då utgiften gjordes? Artikel 219 i Turkiets skatteförfarandelag nr 213 (VUK, Resmî Gazete 10.01.1961) knyter bokföringen av transaktioner till bestämda frister; sätt en sista mottagningsdag för sena underlag.
6. KKEG-rader: Är poster utan giltigt underlag eller som bara delvis får dras av markerade separat? Om vilket konto KKEG följs på, se artikeln om bokföring av KKEG.

Posttyp och KKEG-klassificering beror på företagets situation; stäm av dessa beslut med er redovisningskonsult (mali müşavir).

Hur fungerar det i Masraff?

Masraff ordnar det som händer innan posten når Netsis: utlägget registreras med rätt uppgifter, godkänns och dess konton bestäms med regler.

• Detaljerad momsbestämning: För varje utlägg bestäms tre konton: kostnadskontot i klass 7, momskontot 191 och den anställdes konto 195 eller 320. KKEG-scenarier, som utgifter utan giltigt underlag, hanteras också med dessa regler.
• Motor för utgiftspolicy: Gränser sätts per kategori, tid och deltagare; vid överskridande visas en varning eller så blockeras processen.
• Avancerat godkännande: Med regler för belopp, grad och delegering går utläggsräkningen till rätt chefer.
• Utlägg från fakturans QR-kod: Utlägget skapas genom att QR-koden på e-Fatura skannas; uppgifterna skrivs inte in för hand.
• Kontoutdragsavstämning: Företagskortets kontoutdrag laddas upp som Excel och matchas mot utläggen på kort-ID, datum och belopp; saknade underlag följs upp.
• Sista dag för utlägg: Den sista mottagningsdag för utlägg som företaget bestämt tillämpas.

Logo Netsis finns bland de mer än 20 ERP- och redovisningssystem som Masraff erbjuder integration med. Detaljerna finns på Masraffs integrationssida för Logo Netsis. Kom överens med Masraff-teamet under införandet om vilken posttyp och vilka konton i er Netsis-installation de godkända utläggen ska bokas på.

Vanliga frågor

Med vilken modul bokas en anställds utlägg i Netsis?

Ett utlägg som den anställde betalat med egna pengar bokas oftast med en dekont. Kostnaden går till ett konto i klass 7, momsen till 191 och totalbeloppet till den anställdes konto 195 eller 320.

Vad är skillnaden mellan dekont och leverantörsfaktura i Netsis?

Leverantörsfakturan följer skulden i en leverantörs reskontra; dekonten rör olika konton, som kostnad, moms och den anställdes konto, på en verifikation. Det som ska betalas till leverantören blir faktura, det som ska ersättas till den anställde blir dekont.

Bokas en faktura ställd till företaget både som utlägg och leverantörsfaktura?

Nej. Samma underlag ska bara bokföras en gång; annars blåses kostnaden upp och momsen dras av två gånger. Har fakturan bokats som leverantörsfaktura stängs den anställdes betalning med en omföring.

När används Netsis kassapost för ett utlägg?

Den används när utgiften betalas kontant ur företagets kassa eller när ersättningen till den anställde betalas ur kassan. Motkontot är 100 Kassa.

Fungerar Masraff med Netsis?

Ja. Logo Netsis finns med i Masraffs lista över integrationer. Detaljerna finns på integrationssidan för Logo Netsis.