Spesen nach Netsis buchen: Dekont oder Rechnung?

Bevor eine genehmigte Ausgabe nach Netsis übertragen wird, muss die Buchhaltung eine Frage beantworten: Wird der Vorgang als Dekont (ein Sammelbeleg für mehrere Kontenarten), als Eingangsrechnung oder als Kassenbewegung erfasst? Eine falsche Wahl fällt am ersten Tag nicht auf. Das Problem zeigt sich am Monatsende, wenn das Lieferantenkonto nicht abstimmt, dieselbe Vorsteuer zweimal abgezogen wurde oder der Kassenbestand nicht mit der Zählung übereinstimmt. Dieser Beitrag zeigt Finanzteams in der Türkei, die mit Netsis arbeiten, eine einfache Methode, diese Entscheidung nach Belegart zu treffen – mit Musterbuchungen und einer Checkliste vor der Übertragung.

Masken- und Menübezeichnungen in Netsis unterscheiden sich je nach Produkt und Version. Die folgende Darstellung folgt der Buchungslogik; prüfen Sie die Entsprechung in Ihrer eigenen Netsis-Installation und mit Ihrem Implementierungspartner.

Dekont oder Rechnung: Wie werden Spesen nach Netsis gebucht?

In Netsis entscheidet der Rechnungsempfänger und der Zahlende darüber, wohin eine Ausgabe gebucht wird. Lieferantenrechnungen gehören in die Eingangsrechnungen, Mitarbeiterspesen in einen Dekont, bar bezahlte Ausgaben in die Kasse.

Die Kontonummern in der Tabelle folgen dem Tekdüzen Hesap Planı, dem türkischen Einheitskontenrahmen. Rechtsgrundlage ist das Allgemeine Kommuniqué Nr. 1 zur Anwendung des Rechnungslegungssystems, veröffentlicht im Amtsblatt vom 26.12.1992 und seit 01.01.1994 angewendet. Die Unterkontenstruktur hängt von Ihrem Unternehmen ab.

Für welche Ausgaben eignet sich ein Dekont in Netsis?

In Netsis eignet sich ein Dekont für Ausgaben, die ein Mitarbeiter aus eigener Tasche oder aus einem Geschäftsvorschuss bezahlt hat – mit Aufwand, Vorsteuer und Mitarbeiterkonto in einem Beleg. Da ein Dekont mehrere Kontenarten in einer Buchung bewegen kann, passt er gut zu einer mehrzeiligen Spesenabrechnung.

In der Praxis wird eine Spesenabrechnung als ein Dekont erfasst. Jede Ausgabe wird zu einer eigenen Aufwandszeile, jeder Steuersatz zu einer eigenen 191-Zeile; der Gesamtbetrag wird in einer Zeile dem Mitarbeiterkonto gutgeschrieben. Belegnummer und Nummer der Spesenabrechnung im Buchungstext erleichtern jede spätere Abstimmung.

Hat der Mitarbeiter einen Vorschuss, ist das Gegenkonto 195 Geschäftsvorschüsse, und die Ausgabe gleicht den Vorschuss aus. Ohne Vorschuss wird das 320-Konto gutgeschrieben, das die Firma für den Mitarbeiter angelegt hat; bei der Erstattung wird dieses Konto gegen 100 Kasse oder 102 Banken ausgeglichen. Mehr zur Vorschussseite lesen Sie in unserem Leitfaden zum Management von Mitarbeitervorschüssen.

Wann muss eine Ausgabe in Netsis als Eingangsrechnung erfasst werden?

Eine Rechnung, die auf die Firma ausgestellt ist und separat an den Lieferanten gezahlt wird, gehört in Netsis als Eingangsrechnung erfasst. So erscheint die Verbindlichkeit auf dem Lieferantenkonto, und die Zahlung wird von dort verfolgt.

Der häufigste Fehler ist hier die doppelte Erfassung desselben Belegs. Beispiel: Ein Mitarbeiter bezahlt eine auf die Firma ausgestellte Hotelrechnung mit seiner eigenen Karte. Die Buchhaltung bucht die Rechnung aus dem e-Rechnungs-Posteingang als Eingangsrechnung, und der Mitarbeiter reicht dieselbe Rechnung zusätzlich als Spesen ein. Buchen beide Vorgänge Aufwand und Vorsteuer, ist der Aufwand überhöht und die Vorsteuer doppelt abgezogen. Wählen Sie für einen solchen Beleg nur einen Weg. Wurde die Rechnung als Eingangsrechnung erfasst, wird die Zahlung des Mitarbeiters per Umbuchung zwischen Lieferantenkonto und Mitarbeiterkonto ausgeglichen; auf der Spesenseite entsteht keine zweite Aufwandsbuchung.

Nach Art. 34 des türkischen Umsatzsteuergesetzes Nr. 3065 (Amtsblatt vom 02.11.1984, in Kraft seit 01.01.1985) ist der Vorsteuerabzug nur möglich, wenn der Beleg in den gesetzlichen Büchern erfasst ist. Die doppelte Erfassung ist daher nicht nur ein Aufwands-, sondern auch ein Umsatzsteuerfehler.

Wann wird eine Ausgabe in Netsis als Kassenbuchung erfasst?

Wird eine Ausgabe bar aus der Firmenkasse bezahlt, wird sie in Netsis als Kassenbewegung erfasst. Gegenkonto der Aufwands- und Vorsteuerzeilen ist direkt das Konto 100 Kasse.

Eine Kassenbuchung wird auch für die Erstattung an den Mitarbeiter verwendet – dann bildet sie aber die Zahlung ab, nicht den Aufwand. Zuerst wird die Ausgabe per Dekont auf das Mitarbeiterkonto gebucht; erfolgt die Erstattung dann aus der Kasse, gleicht die Kassenbewegung das Mitarbeiterkonto aus. Wer den Aufwand direkt gegen Kasse bucht und das Mitarbeiterkonto überspringt, verliert die Information, wer welche Ausgabe getätigt hat.

Musterbuchung: ein Parkbeleg über 120 TRY auf drei Wegen

Beispiel: ein Parkbeleg über 120 TRY inklusive 20 % Umsatzsteuer. Der Aufwand gehört zur Zentrale. Beträge und Kontonummern sind Beispiele.

In allen drei Buchungen sind Aufwands- und Vorsteuerzeilen identisch; nur die Habenseite ändert sich. Die eigentliche Entscheidung lautet also weniger „Dekont oder Rechnung“ als „Wem schulden wir das Geld“: dem Mitarbeiter, dem Lieferanten – oder wurde bar aus der Kasse gezahlt?

Checkliste vor der Übertragung nach Netsis

Prüfen Sie vor Beginn der Übertragung diese Punkte einzeln:

1. Mitarbeitercodes: Hat jeder Mitarbeiter in Netsis ein 195- oder 320-Konto, und stimmen die Codes mit denen im Spesensystem überein?
2. Zuordnung der Aufwandskonten: Landet jede Spesenkategorie und jede Kostenstelle auf einem 7er-Konto (etwa einem Unterkonto von 760 oder 770)?
3. Steuersätze: Geht jeder Satz auf ein eigenes 191-Unterkonto oder eine eigene Zeile?
4. Belegnummer: Taucht dieselbe Belegnummer sowohl in einer Eingangsrechnung als auch in einem Dekont auf?
5. Periode: Wird die Buchung in der Periode erfasst, in der die Ausgabe angefallen ist? Art. 219 der türkischen Abgabenordnung (VUK) Nr. 213 (Amtsblatt vom 10.01.1961) knüpft die Erfassung von Geschäftsvorfällen an Fristen; legen Sie für verspätete Belege einen Stichtag fest.
6. KKEG-Zeilen: Sind Posten ohne gültigen Beleg oder nur teilweise abzugsfähige Posten gesondert markiert? Auf welchem Konto KKEG geführt wird, erklärt unser Beitrag zur KKEG-Buchung.

Buchungsart und KKEG-Einstufung hängen von der Lage Ihres Unternehmens ab; lassen Sie diese Entscheidungen von Ihrem Steuerberater (mali müşavir) bestätigen.

Wie funktioniert das in Masraff?

Masraff ordnet den Teil, bevor die Buchung Netsis erreicht: Die Ausgabe wird mit den richtigen Angaben erfasst, genehmigt, und ihre Konten werden per Regel bestimmt.

• Detaillierte Vorsteuerbestimmung: Für jede Ausgabe werden drei Konten festgelegt: das 7er-Aufwandskonto, das 191-Vorsteuerkonto und das 195- oder 320-Konto des Mitarbeiters. KKEG-Szenarien wie Ausgaben ohne gültigen Beleg werden ebenfalls über diese Regeln abgebildet.
• Spesenrichtlinien-Engine: Limits werden nach Kategorie, Zeitraum und Teilnehmern definiert; bei Überschreitung gibt es eine Warnung oder der Vorgang wird blockiert.
• Erweiterte Genehmigung: Mit Schwellenwerten, Grades und Vertretungsregeln geht die Spesenabrechnung an die richtigen Vorgesetzten.
• Spesen per Rechnungs-QR-Code: Durch Scannen des QR-Codes auf einer e-Rechnung wird eine Ausgabe angelegt; Belegdaten werden nicht von Hand eingetippt.
• Abrechnungsabgleich: Die Firmenkartenabrechnung wird als Excel-Datei hochgeladen und über Karten-ID, Datum und Betrag mit den Ausgaben abgeglichen; fehlende Belege werden nachverfolgt.
• Letzter Annahmetag für Spesen: Der vom Unternehmen festgelegte letzte Annahmetag wird durchgesetzt.

Logo Netsis gehört zu den mehr als 20 ERP- und Buchhaltungssystemen, mit denen Masraff integriert ist. Details finden Sie auf der Seite zur Logo-Netsis-Integration von Masraff. Klären Sie bei der Einrichtung mit dem Masraff-Team, in welche Buchungsart und auf welche Konten genehmigte Ausgaben in Ihrer Netsis-Installation gebucht werden.

Häufig gestellte Fragen

Mit welchem Netsis-Modul werden Mitarbeiterspesen gebucht?

Eine Ausgabe, die der Mitarbeiter aus eigener Tasche bezahlt hat, wird üblicherweise per Dekont gebucht. Der Aufwand geht auf ein 7er-Konto, die Vorsteuer auf 191 und der Gesamtbetrag auf das 195- oder 320-Konto des Mitarbeiters.

Was ist der Unterschied zwischen Dekont und Eingangsrechnung in Netsis?

Die Eingangsrechnung führt die Verbindlichkeit auf einem Lieferantenkonto; ein Dekont bewegt verschiedene Konten wie Aufwand, Vorsteuer und Mitarbeiterkonto in einem Beleg. Was an einen Lieferanten zu zahlen ist, gehört in die Rechnung; was dem Mitarbeiter zu erstatten ist, in den Dekont.

Wird eine auf die Firma ausgestellte Rechnung als Spesen und als Eingangsrechnung erfasst?

Nein. Derselbe Beleg darf nur einmal gebucht werden; sonst ist der Aufwand überhöht und die Vorsteuer doppelt abgezogen. Wurde die Rechnung als Eingangsrechnung erfasst, wird die Zahlung des Mitarbeiters per Umbuchung ausgeglichen.

Wann wird in Netsis eine Kassenbuchung für Spesen verwendet?

Eine Kassenbuchung wird verwendet, wenn die Ausgabe bar aus der Firmenkasse bezahlt oder der Mitarbeiter aus der Kasse erstattet wird. Das Gegenkonto ist 100 Kasse.

Funktioniert Masraff mit Netsis?

Ja. Logo Netsis steht auf der Integrationsliste von Masraff. Details finden Sie auf der Seite zur Logo-Netsis-Integration.