Разходи в Netsis: dekont, фактура или каса?

Преди да прехвърли одобрен разход в Netsis, счетоводството трябва да отговори на един въпрос: да го осчетоводи като dekont (универсален счетоводен документ), като входяща фактура или като касова операция? Грешният избор не личи още първия ден. Той излиза наяве в края на месеца, когато салдото на доставчика не се връзва, ДДС е приспаднат два пъти или наличността в касата не съвпада с преброяването. Тази статия предлага на финансовите екипи в Турция, които работят с Netsis, прост начин да вземат това решение според вида на документа, примерни статии и чеклист преди прехвърлянето.

Имената на екраните и менютата в Netsis зависят от продукта и версията. По-долу е описана счетоводната логика; съответствието на екрана проверете в своята инсталация на Netsis и при своя партньор по внедряване.

Dekont или фактура при прехвърляне на разходи в Netsis?

В Netsis мястото на разхода се определя от това на кого е издаден документът и кой е платил. Фактурата на доставчик отива във входящите фактури, разходът на служител — в dekont, плащането от каса — в касата.

Кодовете на сметките в таблицата следват Tekdüzen Hesap Planı — единния сметкоплан на Турция. Негова основа е Общото съобщение № 1 за прилагане на счетоводната система, обнародвано в Държавен вестник на 26.12.1992 и прилагано от 01.01.1994. Структурата на подсметките зависи от вашата фирма.

За кои разходи е подходящ dekont в Netsis?

Dekont в Netsis е подходящ за разходи, платени от служителя със собствени пари или от аванс: разходът, ДДС и сметката на служителя се записват в един документ. Тъй като dekont може да движи няколко вида сметки в един запис, той пасва добре на многоредов разходен отчет.

На практика един разходен отчет се въвежда като един dekont. Всеки разход от отчета е отделен ред за разход, всяка ставка на ДДС — отделен ред по сметка 191, а общата сума се записва на един ред в кредит на сметката на служителя. Ако в полето за описание въведете номера на документа и номера на разходния отчет, всяко следващо равнение става по-лесно.

Ако служителят има аванс, насрещната сметка е 195 İş Avansları и разходът закрива аванса. Ако няма аванс, сумата се записва в кредит на сметка 320, открита от фирмата за служителя; при възстановяването тази сметка се закрива срещу 100 Kasa или 102 Bankalar (банки). За авансите вижте ръководството за управление на служебни аванси.

Кога разходът трябва да влезе в Netsis като входяща фактура?

Фактура, издадена на името на фирмата и платима отделно на доставчика, се въвежда в Netsis като входяща фактура. Така задължението се вижда по сметката на доставчика и плащането се следи оттам.

Най-честата грешка тук е един и същ документ да се запише по два начина. Пример: служител плаща със своята карта хотелска фактура, издадена на името на фирмата. Счетоводството взема фактурата от входящите e-Fatura и я осчетоводява като входяща фактура, а служителят декларира същата фактура като разход. Ако и двата записа отразяват разход и ДДС, разходите се надуват, а ДДС се приспада два пъти. За такъв документ изберете един път. Ако фактурата е осчетоводена като входяща, плащането на служителя се закрива с прехвърляне (virman) между сметката на доставчика и сметката на служителя; втори запис за разход не възниква.

Според член 34 от турския Закон № 3065 за данъка върху добавената стойност (Държавен вестник от 02.11.1984, в сила от 01.01.1985) ДДС може да се приспадне само ако документът е записан в законовите счетоводни книги. Затова двойният запис е не само грешка в разходите, но и грешка в ДДС.

Кога разходът се въвежда в Netsis като касова операция?

Когато разходът е платен в брой от касата на фирмата, в Netsis той се въвежда като касова операция. Редовете за разход и ДДС кореспондират директно със сметка 100 Kasa.

Касовият запис се използва и за възстановяване на служител, но тогава отразява не разхода, а плащането. Първо разходът се записва с dekont по сметката на служителя, а след това, при плащане от касата, касовата операция закрива сметката на служителя. Ако разходът се запише направо в касата, без сметката на служителя, се губи информацията кой какъв разход е направил.

Примерна статия: касов бон за паркинг от 120 TL по три начина

Пример: касов бон за паркинг от 120 TL с ДДС при ставка 20%. Разходът е на централното управление. Сумите и кодовете на сметките по-долу са примерни.

И в трите записа редовете за разход и ДДС са еднакви; променя се само кредитната страна. Затова истинският въпрос не е „dekont или фактура“, а „на кого дължим“: на служителя, на доставчика — или плащането вече е минало през касата?

Чеклист преди прехвърляне в Netsis

Преди да започне прехвърлянето, проверете точка по точка:

1. Кодове на служителите: има ли всеки служител сметка 195 или 320 в Netsis и съвпадат ли кодовете със системата за разходи?
2. Съответствие на разходните сметки: попада ли всяка категория разход и всеки разходен център в сметка от група 7 (например подсметка на 760 или 770)?
3. Ставки на ДДС: отива ли всяка ставка в отделна подсметка на 191 или на отделен ред?
4. Номер на документа: има ли един и същ номер на документ и във входяща фактура, и в dekont?
5. Период: влиза ли записът в периода, в който е направен разходът? Член 219 от турския Данъчно-процесуален закон (VUK) № 213 (Държавен вестник от 10.01.1961) обвързва вписването на операциите в книгите със срокове; за закъснели документи определете краен ден за приемане.
6. Редове с KKEG: отбелязани ли са отделно позициите без валиден документ или признати като разход само частично? За това по коя сметка да се води KKEG (данъчно непризнати разходи) вижте статията за счетоводния запис на KKEG.

Видът на записа и класификацията на KKEG зависят от положението на фирмата; потвърдете тези решения с вашия счетоводен консултант (mali müşavir).

Как работи това в Masraff?

Masraff подрежда етапа преди записът да стигне до Netsis: разходът се въвежда с верните данни, одобрява се, а сметките се определят по правила.

• Детайлно определяне на ДДС: за всеки разход се определят три сметки: разходна сметка от група 7, сметка за ДДС 191 и сметка на служителя 195 или 320. По същите правила се управляват и сценариите за KKEG, например разходи без валиден документ.
• Механизъм за политика на разходите: задават се лимити по категория, време и брой участници; при превишаване се показва предупреждение или процесът се блокира.
• Разширено одобрение: с правила за прагове, грейдове и делегиране разходният отчет стига до правилните ръководители.
• Създаване на разход чрез QR код на фактура: разходът се създава чрез сканиране на QR кода върху e-Fatura; данните от документа не се въвеждат ръчно.
• Равнение на извлечения: извлечението по корпоративната карта се качва в Excel и се съпоставя с разходите по ID на картата, дата и сума; липсващите документи се проследяват.
• Последен ден за приемане на разходи: прилага се определеният от фирмата последен ден за приемане на разходи.

Logo Netsis е сред повече от 20-те ERP и счетоводни системи, с които Masraff предлага интеграция. Подробности има на страницата за интеграцията на Masraff с Logo Netsis. Какъв вид запис и кои сметки ще се използват за одобрените разходи във вашата инсталация на Netsis, изяснете с екипа на Masraff при внедряването.

Често задавани въпроси

С кой модул на Netsis се осчетоводява разход на служител?

Разход, платен от служителя със собствени пари, обикновено се осчетоводява с dekont. Разходът отива в сметка от група 7, ДДС — в 191, а общата сума — в сметката на служителя 195 или 320.

Каква е разликата между dekont и входяща фактура в Netsis?

Входящата фактура води задължението по сметката на доставчика, а dekont движи в един документ различни сметки: разход, ДДС и служител. Документ за плащане на доставчик отива във входящите фактури, разход за възстановяване на служител — в dekont.

Може ли фактура на името на фирмата да се запише и като разход, и като входяща фактура?

Не. Един документ се записва само веднъж; иначе разходите се надуват, а ДДС се приспада два пъти. Ако фактурата е осчетоводена като входяща, плащането на служителя се закрива с прехвърляне (virman).

Кога в Netsis се използва касов запис за разход?

Касов запис се използва, когато разходът е платен в брой от касата на фирмата или когато възстановяването на служителя се плаща от касата. Насрещната сметка е 100 Kasa.

Работи ли Masraff с Netsis?

Да. Logo Netsis е в списъка с интеграции на Masraff. Подробности има на страницата за интеграцията с Logo Netsis.