Spese in Netsis: dekont, fattura o cassa?

Prima di trasferire una spesa approvata in Netsis, l'ufficio contabilità deve rispondere a una sola domanda: la registrazione entrerà come dekont (un documento contabile polivalente), come fattura d'acquisto o come movimento di cassa? Una scelta sbagliata non crea problemi il primo giorno. Il problema emerge a fine mese, quando il conto fornitore non quadra, quando la stessa IVA è stata detratta due volte o quando il saldo di cassa non corrisponde alla conta fisica. Questo articolo offre ai team finanziari in Turchia che usano Netsis un metodo semplice per decidere in base al tipo di documento, con scritture d'esempio e una checklist prima del trasferimento.

I nomi di schermate e menu di Netsis variano a seconda del prodotto e della versione. La spiegazione che segue si basa sulla logica di registrazione; verificate la corrispondenza nella vostra installazione di Netsis e con il vostro partner di implementazione.

Dekont o fattura: come si registrano le spese in Netsis?

In Netsis, la destinazione di una spesa dipende da chi è intestatario del documento e da chi ha pagato. La fattura del fornitore va tra le fatture d'acquisto, la spesa del dipendente in un dekont, la spesa pagata in contanti in cassa.

I codici conto della tabella seguono il Tekdüzen Hesap Planı, il piano dei conti uniforme turco. La sua base giuridica è la Comunicazione generale n. 1 sull'applicazione del sistema contabile, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale del 26.12.1992 e applicata dal 01.01.1994. La struttura dei sottoconti dipende dalla vostra azienda.

Per quali spese è adatto il dekont di Netsis?

In Netsis il dekont è adatto a registrare le spese che un dipendente ha pagato con denaro proprio o con un anticipo di lavoro, con costo, IVA e conto del dipendente in un unico documento. Poiché un dekont può movimentare più tipi di conto nella stessa registrazione, si adatta bene a una nota spese su più righe.

In pratica, una nota spese viene registrata come un dekont. Ogni spesa diventa una riga di costo separata, ogni aliquota IVA una riga 191 separata, e il totale viene accreditato sul conto del dipendente in una sola riga. Indicare nella descrizione il numero del documento e quello della nota spese semplifica ogni riconciliazione successiva.

Se il dipendente ha un anticipo, il conto di contropartita è 195 Anticipi di lavoro e la spesa chiude l'anticipo. In caso contrario si accredita il conto 320 aperto dall'azienda per il dipendente; al momento del rimborso questo conto viene chiuso contro 100 Cassa o 102 Banche. Per il lato anticipi, consultate la nostra guida alla gestione degli anticipi al personale.

Quando una spesa va registrata in Netsis come fattura d'acquisto?

Una fattura intestata all'azienda e da pagare separatamente al fornitore va registrata in Netsis come fattura d'acquisto. Così il debito compare sul conto del fornitore e il pagamento viene seguito da lì.

L'errore più frequente è registrare lo stesso documento due volte. Esempio: un dipendente paga con la propria carta una fattura d'albergo intestata all'azienda. La contabilità registra la fattura ricevuta nella casella e-Fattura come fattura d'acquisto, e il dipendente dichiara la stessa fattura anche come spesa. Se entrambe le registrazioni contabilizzano costo e IVA, i costi risultano gonfiati e l'IVA viene detratta due volte. Per un documento di questo tipo scegliete una sola strada. Se la fattura è stata registrata come fattura d'acquisto, il pagamento del dipendente si chiude con un giroconto tra il conto del fornitore e quello del dipendente; sul lato note spese non nasce una seconda registrazione di costo.

Secondo l'articolo 34 della Legge turca sull'IVA n. 3065 (Gazzetta Ufficiale del 02.11.1984, in vigore dal 01.01.1985), l'IVA è detraibile solo se il documento è registrato nei libri obbligatori. Registrare due volte lo stesso documento non è quindi solo un errore di costo, ma anche un errore IVA.

Quando una spesa va registrata in Netsis come movimento di cassa?

Quando una spesa viene pagata in contanti dalla cassa aziendale, in Netsis si registra come movimento di cassa. La contropartita delle righe di costo e IVA è direttamente il conto 100 Cassa.

Il movimento di cassa si usa anche per il rimborso al dipendente, ma in quel caso rappresenta il pagamento, non il costo. Prima la spesa viene registrata con un dekont sul conto del dipendente; poi, quando il rimborso avviene dalla cassa, il movimento di cassa chiude il conto del dipendente. Registrare il costo direttamente in cassa saltando il conto del dipendente fa perdere l'informazione su chi ha sostenuto quale spesa.

Scrittura d'esempio: uno scontrino di parcheggio da 120 TRY in tre modi

Esempio: uno scontrino di parcheggio da 120 TRY IVA inclusa, aliquota 20%. La spesa è della sede centrale. Importi e codici conto sono esempi.

In tutte e tre le scritture le righe di costo e IVA sono identiche; cambia solo l'avere. La vera decisione, quindi, non è tanto "dekont o fattura" quanto "a chi si deve il denaro": al dipendente, al fornitore, oppure il pagamento è avvenuto dalla cassa?

Checklist prima del trasferimento in Netsis

Prima di avviare il trasferimento, verificate questi punti uno per uno:

1. Codici dipendente: ogni dipendente ha un conto 195 o 320 in Netsis, e i codici coincidono con quelli del sistema di note spese?
2. Mappatura dei conti di costo: ogni categoria di spesa e ogni centro di costo finisce su un conto della classe 7 (per esempio un sottoconto di 760 o 770)?
3. Aliquote IVA: ogni aliquota va su un sottoconto 191 o su una riga separata?
4. Numero del documento: lo stesso numero di documento compare sia in una fattura d'acquisto sia in un dekont?
5. Periodo: la registrazione entra nel periodo in cui la spesa è stata sostenuta? L'articolo 219 del Codice di procedura tributaria turco (VUK) n. 213 (Gazzetta Ufficiale del 10.01.1961) lega la registrazione delle operazioni a termini precisi; fissate una data limite per i documenti arrivati in ritardo.
6. Righe KKEG: le voci prive di documento valido o solo in parte deducibili sono segnalate a parte? Per sapere su quale conto monitorare il KKEG, leggete il nostro articolo sulla registrazione delle spese non deducibili.

Il tipo di registrazione e la classificazione KKEG dipendono dalla situazione della vostra azienda; fate confermare queste scelte dal vostro commercialista (mali müşavir).

Come funziona in Masraff?

Masraff organizza la parte che precede l'arrivo della registrazione in Netsis: la spesa viene inserita con le informazioni corrette, approvata, e i suoi conti vengono determinati da regole.

• Determinazione dettagliata dell'IVA: per ogni spesa si stabiliscono tre conti: il conto di costo della classe 7, il conto IVA 191 e il conto 195 o 320 del dipendente. Anche gli scenari KKEG, come le spese prive di documento valido, sono gestiti da queste regole.
• Motore delle policy di spesa: i limiti si definiscono per categoria, periodo e partecipanti; in caso di superamento compare un avviso oppure il processo viene bloccato.
• Approvazione avanzata: con soglie, grade e regole di delega, la nota spese arriva ai responsabili giusti.
• Creazione della spesa dal QR della fattura: la spesa si crea scansionando il codice QR di una e-Fattura; i dati del documento non vengono digitati a mano.
• Riconciliazione degli estratti conto: l'estratto conto della carta aziendale viene caricato in Excel e abbinato alle spese tramite ID carta, data e importo; i documenti mancanti vengono monitorati.
• Ultimo giorno di accettazione delle spese: viene applicato l'ultimo giorno di accettazione fissato dall'azienda.

Logo Netsis è tra gli oltre 20 ERP e sistemi contabili con cui Masraff offre un'integrazione. I dettagli sono nella pagina dell'integrazione Logo Netsis di Masraff. In fase di configurazione, chiarite con il team Masraff in quale tipo di registrazione e su quali conti le spese approvate verranno contabilizzate nella vostra installazione di Netsis.

Domande frequenti

Con quale modulo di Netsis si registrano le spese dei dipendenti?

Una spesa pagata dal dipendente con denaro proprio si registra di solito con un dekont. Il costo va su un conto della classe 7, l'IVA sul 191 e il totale sul conto 195 o 320 del dipendente.

Qual è la differenza tra dekont e fattura d'acquisto in Netsis?

La fattura d'acquisto segue il debito sul conto di un fornitore; il dekont movimenta conti diversi, come costo, IVA e conto del dipendente, in un unico documento. Ciò che va pagato al fornitore va in fattura, ciò che va rimborsato al dipendente va nel dekont.

Una fattura intestata all'azienda si registra sia come spesa sia come fattura d'acquisto?

No. Lo stesso documento va registrato una sola volta; altrimenti i costi risultano gonfiati e l'IVA viene detratta due volte. Se la fattura è stata registrata come fattura d'acquisto, il pagamento del dipendente si chiude con un giroconto.

Quando si usa un movimento di cassa Netsis per le spese?

Il movimento di cassa si usa quando la spesa è pagata in contanti dalla cassa aziendale o quando il dipendente viene rimborsato dalla cassa. La contropartita è il conto 100 Cassa.

Masraff funziona con Netsis?

Sì. Logo Netsis è nell'elenco delle integrazioni di Masraff. I dettagli sono nella pagina dell'integrazione Logo Netsis.