Cheltuieli în Netsis: dekont sau factură de achiziție?

Înainte de a transfera în Netsis o cheltuială aprobată, echipa de contabilitate trebuie să răspundă la o singură întrebare: înregistrarea intră ca dekont (notă contabilă), ca factură de achiziție sau ca mișcare de casă? O alegere greșită nu creează probleme din prima zi. Problema apare la sfârșitul lunii, când soldul furnizorului nu se potrivește, când aceeași TVA este dedusă de două ori sau când soldul casei nu corespunde cu inventarul fizic. Acest articol le oferă echipelor financiare care folosesc Netsis în Turcia o metodă simplă de a lua decizia în funcție de tipul documentului, cu înregistrări exemplu și o listă de control înainte de transfer.

Denumirile ecranelor și meniurilor din Netsis diferă în funcție de produs și versiune. Explicația de mai jos se bazează pe logica înregistrării; verificați echivalentul de pe ecran în propria instalare Netsis și cu partenerul dumneavoastră.

Dekont sau factură la transferul cheltuielilor în Netsis?

În Netsis, destinația unei cheltuieli o stabilesc persoana căreia i-a fost emis documentul și cine a plătit. Factura furnizorului merge la factura de achiziție, cheltuiala angajatului la dekont, iar plata în numerar din casă la casă.

Codurile de cont din tabel urmează Tekdüzen Hesap Planı (planul de conturi uniform din Turcia). Baza sa este Comunicatul general nr. 1 privind aplicarea sistemului contabil, publicat în Monitorul Oficial turc la 26.12.1992 și aplicat din 01.01.1994. Structura conturilor analitice diferă de la o firmă la alta.

Pentru ce cheltuieli este potrivit dekontul în Netsis?

În Netsis, dekontul este potrivit pentru a înregistra într-o singură notă cheltuielile plătite de angajat din banii proprii sau din avans, cu cheltuială, TVA și contul angajatului. Deoarece dekontul poate mișca mai multe tipuri de conturi în aceeași înregistrare, se potrivește bine unui decont de cheltuieli cu multe rânduri.

În practică, un decont de cheltuieli se înregistrează ca un dekont. Fiecare cheltuială din decont devine un rând de cheltuială, iar fiecare cotă de TVA un rând 191 separat; totalul se creditează pe un singur rând în contul angajatului. Trecerea numărului documentului și a numărului decontului în câmpul de descriere ușurează orice reconciliere ulterioară.

Dacă angajatul are un avans, contul corespondent este 195 Avansuri de serviciu, iar cheltuiala închide avansul. Dacă nu are, se creditează contul curent 320 deschis de firmă pentru angajat; la rambursare, acest cont se închide pe seama 100 Casa sau 102 Bănci. Pentru detalii despre avansuri, consultați ghidul de gestionare a avansurilor angajaților.

Când trebuie înregistrată o cheltuială în Netsis ca factură de achiziție?

O factură emisă pe numele firmei și care va fi plătită separat furnizorului trebuie înregistrată în Netsis ca factură de achiziție. Astfel, datoria apare în contul furnizorului, iar plata se urmărește de acolo.

Cea mai frecventă greșeală este înregistrarea aceluiași document pe două căi. Exemplu: un angajat plătește cu cardul personal o factură de hotel emisă pe numele firmei. Contabilitatea preia factura din căsuța e-Fatura și o înregistrează ca factură de achiziție, iar angajatul declară aceeași factură drept cheltuială. Dacă ambele înregistrări contabilizează cheltuială și TVA, cheltuiala se umflă și TVA este dedusă de două ori. Alegeți o singură cale pentru un astfel de document. Dacă factura a fost înregistrată ca factură de achiziție, plata angajatului se închide printr-un virament între contul furnizorului și contul angajatului; pe partea de cheltuieli nu apare o a doua înregistrare.

Potrivit articolului 34 din Legea nr. 3065 privind taxa pe valoarea adăugată din Turcia (Monitorul Oficial din 02.11.1984, în vigoare din 01.01.1985), pentru a deduce TVA documentul trebuie să fie înregistrat în registrele legale. De aceea, înregistrarea de două ori a aceluiași document nu este doar o eroare de cheltuială, ci și o eroare de TVA.

Când se înregistrează o cheltuială în Netsis ca mișcare de casă?

Când cheltuiala este plătită în numerar din casa firmei, ea se înregistrează în Netsis ca mișcare de casă. Contul corespondent pentru rândurile de cheltuială și TVA este direct 100 Casa.

Înregistrarea de casă se folosește și pentru rambursarea către angajat, dar în acest caz reprezintă plata, nu cheltuiala. Mai întâi cheltuiala se înregistrează printr-un dekont în contul angajatului; apoi, când rambursarea se face din casă, mișcarea de casă închide contul angajatului. Trecerea cheltuielii direct pe casă, ocolind contul angajatului, face să se piardă informația despre cine a făcut fiecare cheltuială.

Înregistrare exemplu: un bon de parcare de 120 TL pe trei căi

Exemplu: un bon de parcare de 120 TL cu TVA inclus, cotă de 20 %. Cheltuiala aparține sediului central. Sumele și codurile de cont de mai jos sunt exemple.

În toate cele trei înregistrări rândurile de cheltuială și TVA sunt aceleași; se schimbă doar partea de credit. De aceea, decizia reală nu este atât „dekont sau factură”, cât „cui îi datorăm”: angajatului, furnizorului sau plata s-a făcut din casă?

Listă de control înainte de transferul în Netsis

Înainte de a începe transferul, verificați pe rând aceste puncte:

1. Codurile angajaților: Are fiecare angajat un cont 195 sau 320 în Netsis și coincid codurile cu cele din sistemul de cheltuieli?
2. Maparea conturilor de cheltuieli: Fiecare categorie de cheltuieli și centru de cost ajunge într-un cont din clasa 7 (de exemplu, un analitic al 760 sau 770)?
3. Cotele de TVA: Fiecare cotă merge într-un analitic 191 separat sau pe un rând separat?
4. Numărul documentului: Apare același număr de document atât într-o factură de achiziție, cât și într-un dekont?
5. Perioada: Înregistrarea intră în perioada în care s-a făcut cheltuiala? Articolul 219 din Legea nr. 213 privind procedura fiscală din Turcia (VUK, Monitorul Oficial din 10.01.1961) leagă înregistrarea operațiunilor în registre de anumite termene; stabiliți o ultimă zi de acceptare pentru documentele care sosesc târziu.
6. Rândurile KKEG: Au fost marcate separat elementele fără valoare de document sau deductibile doar parțial? Pentru contul în care se urmărește KKEG, consultați articolul despre înregistrarea contabilă KKEG.

Tipul de înregistrare și clasificarea KKEG depind de situația fiecărei firme; confirmați aceste decizii cu consultantul fiscal (mali müşavir).

Cum funcționează în Masraff?

Masraff organizează partea de dinainte ca înregistrarea să ajungă în Netsis: cheltuiala este introdusă cu informațiile corecte, este aprobată, iar conturile ei sunt stabilite prin reguli.

• Determinarea detaliată a TVA: Pentru fiecare cheltuială se stabilesc trei conturi: contul de cheltuieli din clasa 7, contul de TVA 191 și contul 195 sau 320 al angajatului. Scenariile KKEG, precum cheltuielile fără valoare de document, sunt gestionate tot prin aceste reguli.
• Motorul de politici de cheltuieli: Se definesc limite pe categorie, perioadă și participanți; la depășire apare un avertisment sau procesul este blocat.
• Aprobare avansată: Prin reguli de prag, grad și delegare, decontul de cheltuieli ajunge la managerii potriviți.
• Crearea cheltuielii din codul QR al facturii: Cheltuiala se creează scanând codul QR de pe e-Fatura; datele documentului nu se tastează manual.
• Reconcilierea extraselor: Extrasul cardului corporativ se încarcă în Excel și se potrivește cu cheltuielile după ID-ul cardului, dată și sumă; documentele lipsă sunt urmărite.
• Ultima zi de acceptare a cheltuielilor: Se aplică ultima zi de acceptare stabilită de firmă.

Logo Netsis se numără printre cele peste 20 de sisteme ERP și de contabilitate cu care Masraff oferă integrare. Detaliile se găsesc pe pagina de integrare Masraff cu Logo Netsis. În timpul implementării, stabiliți împreună cu echipa Masraff în ce tip de înregistrare și în ce conturi din instalarea dumneavoastră Netsis vor fi înregistrate cheltuielile aprobate.

Întrebări frecvente

Cu ce modul se înregistrează în Netsis o cheltuială a angajatului?

O cheltuială plătită de angajat din banii proprii se înregistrează de obicei printr-un dekont. Cheltuiala merge într-un cont din clasa 7, TVA în 191, iar totalul în contul 195 sau 320 al angajatului.

Care este diferența dintre dekont și factura de achiziție în Netsis?

Factura de achiziție urmărește datoria în contul unui furnizor; dekontul mișcă într-o singură notă conturi diferite, precum cheltuială, TVA și contul angajatului. Ce se plătește furnizorului merge la factură, ce se rambursează angajatului merge la dekont.

O factură pe numele firmei se înregistrează atât ca cheltuială, cât și ca factură de achiziție?

Nu. Același document trebuie înregistrat o singură dată; altfel cheltuiala se umflă și TVA este dedusă de două ori. Dacă factura a fost înregistrată ca factură de achiziție, plata angajatului se închide printr-un virament.

Când se folosește înregistrarea de casă din Netsis pentru o cheltuială?

Se folosește când cheltuiala este plătită în numerar din casa firmei sau când rambursarea către angajat se face din casă. Contul corespondent este 100 Casa.

Funcționează Masraff cu Netsis?

Da. Logo Netsis figurează în lista de integrări a Masraff. Detaliile se află pe pagina de integrare Logo Netsis.