Cum construiți structura centrelor de cost

Dacă la sfârșitul lunii cineva întreabă „cărui departament îi aparține această cheltuială?”, compania fie nu are o structură de centre de cost, fie aceasta nu mai funcționează. Centrul de cost (în turcă „masraf merkezi”) este eticheta care arată cărui departament, sucursale sau echipe îi aparține o cheltuială. Construită corect, urmărirea bugetului, fluxul de aprobare și înregistrarea contabilă se sprijină pe aceeași structură. Acest articol arată cum își construiește o companie de dimensiune medie din Turcia structura centrelor de cost: legătura cu conturile din clasa 7, un tabel exemplu și o înregistrare exemplu de repartizare.

Centrul de cost, „masraf yeri” și „maliyet merkezi” sunt același lucru?

Centrul de cost, „masraf yeri” și „maliyet merkezi” înseamnă în practică același lucru: unitatea responsabilă de o cheltuială. Diferența de termen vine de obicei din software-ul folosit și din tradiția contabilă.

• Masraf merkezi: expresia folosită cel mai des de echipele financiare din Turcia. De regulă corespunde unui departament sau unei sucursale.
• Masraf yeri: varianta preferată de utilizatorii SAP (în engleză „cost center”).
• Maliyet merkezi / gider yeri: folosit în contabilitatea de gestiune pentru unitățile de producție și de servicii.

Distincția trebuie făcută la nivel de responsabilitate, nu de termen. Fiecare centru de cost are nevoie de un responsabil, un buget și o regulă clară privind contul în care se înregistrează cheltuiala.

Cu ce conturi contabile este legat un centru de cost?

Centrul de cost stabilește în ce cont de costuri din clasa 7 a Tekdüzen Hesap Planı (planul de conturi unificat al Turciei) se înregistrează o cheltuială. Cheltuielile echipei de vânzări și cele ale conducerii ajung în conturi diferite.

Tekdüzen Hesap Planı oferă două opțiuni:

• 7/A (pe funcții): cheltuielile sunt separate după funcție. Este opțiunea care se potrivește cel mai natural cu o structură de centre de cost.
• 7/B (pe natura cheltuielilor): cheltuielile sunt urmărite după natură în conturile 790–799. Separarea pe unități se face atunci de obicei prin subconturi sau o dimensiune de raportare separată.

Într-o companie care folosește 7/A, corespondența uzuală arată astfel:

Temei legal: Tekdüzen Hesap Planı și opțiunile 7/A–7/B sunt reglementate de Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği (Comunicatul general privind aplicarea sistemului contabil, nr. 1), publicat în Monitorul Oficial al Turciei din 26 decembrie 1992 și aplicat din 1 ianuarie 1994. Structura centrelor de cost în sine nu este o obligație legală, ci o alegere de contabilitate de gestiune. Confirmați alegerea conturilor și defalcarea pe subconturi cu expertul contabil (mali müşavir).

Cum se construiește structura centrelor de cost?

Structura centrelor de cost se construiește pornind de la responsabilitatea bugetară, nu de la organigramă. Lista de verificare de mai jos poate fi folosită atât pentru o configurare de la zero, cât și pentru curățarea unei structuri existente.

1. Listați responsabilii de buget. Fiecare manager care răspunde pentru un buget este un candidat pentru un centru de cost. Nu deschideți centre fără responsabil.
2. Limitați numărul de niveluri. Pentru majoritatea companiilor mijlocii sunt suficiente două niveluri: unitatea principală (Vânzări) și subunitatea (Vânzări – Regiunea Istanbul).
3. Stabiliți structura codurilor. Păstrați codul sugestiv, dar scurt; de exemplu, prima cifră arată unitatea principală, iar următoarele subunitatea.
4. Legați fiecare centru de un cont din clasa 7. Centrele de vânzări se înregistrează în 760, cele administrative în 770; excepțiile se documentează în scris.
5. Scrieți reguli de repartizare pentru cheltuielile comune. Trebuie stabilit dinainte cu ce cheie se repartizează chiria, IT-ul și serviciile generale pe centre.
6. Stabiliți regula de închidere și modificare. Codul unei unități comasate sau desființate nu se șterge, ci se dezactivează, ca rapoartele istorice să nu fie afectate.

Exemplu de structură a centrelor de cost

Tabelul de mai jos prezintă structura centrelor de cost a unei companii de servicii exemplu cu 250 de angajați. Codurile și responsabilii sunt exemple.

În această structură fiecare angajat are un centru de cost implicit. Când un reprezentant de vânzări introduce o cheltuială, aceasta ajunge la 210 și se înregistrează în 760; echipa de contabilitate nu mai clasifică rând cu rând.

Înregistrare exemplu: repartizarea unei cheltuieli pe trei centre

O cheltuială comună se înregistrează împărțită pe mai multe centre de cost, după o cheie de repartizare. Cifrele de mai jos sunt exemple.

Un angajat din echipa IT cheltuiește 1.200 TL cu TVA inclus (exemplu) pentru materiale de instruire folosite de trei unități. Cota de TVA este 20 %, baza impozabilă 1.000 TL. Cheia de repartizare: Vânzări 50 %, Financiar 30 %, Operațiuni 20 %.

Repartizarea schimbă deci și contul din clasa 7 în care ajunge cheltuiala. De aceea, o cheie stabilită încă de la introducerea cheltuielii produce mai puține erori decât o recalculare la sfârșitul lunii.

Greșeli frecvente în structura centrelor de cost

O greșeală frecventă este deschiderea centrelor de cost ca o copie fidelă a organigramei. Aceasta crește efortul de întreținere și face rapoartele greu de citit.

• Prea multe centre: centrele cu cheltuieli lunare foarte mici și responsabil neclar aglomerează raportul.
• Centre pe persoane: când angajatul pleacă, centrul rămâne fără responsabil. Centrele trebuie deschise pe roluri și unități.
• Coduri șterse: ștergerea unui centru închis strică comparația cu perioadele anterioare.
• Lipsa unui centru implicit: dacă angajatul trebuie să aleagă centrul la fiecare cheltuială, crește rata alegerilor greșite.

Cum funcționează în Masraff?

În Masraff, Centrul de cost este unul dintre câmpurile standard folosite la introducerea cheltuielilor și se adaptează structurii proprii a companiei. Pașii de mai sus se transpun direct în acest câmp.

• Motorul de politici de cheltuieli: se pot scrie reguli pentru câmpul Centru de cost. De exemplu, când este ales un anumit centru, o etichetă poate deveni obligatorie sau poate apărea un avertisment. Se pot defini și limite pe categorii și reguli pe departamente.
• Împărțire: angajatul poate împărți manual o singură cheltuială între mai multe centre de cost la introducere.
• Împărțire compozită: repartizarea se definește o singură dată ca regulă. De exemplu, toate cheltuielile unui centru se repartizează în proporție de 10 %, 10 % și 80 % pe trei centre, sau cheltuielile echipei IT se împart egal între patru departamente.
• Aprobare avansată: fluxul de aprobare poate fi construit după organizație și praguri de sumă; detalii în articolul despre fluxul de aprobare a cheltuielilor și delegare.

Cum se gestionează structura de departamente și centre de cost în Masraff puteți vedea pe pagina de gestionare a departamentelor și centrelor de cost. Pentru urmărirea bugetului pe centre, articolul despre managementul bugetului este un bun punct de plecare.

Întrebări frecvente

Care este diferența dintre „masraf merkezi” și „masraf yeri”?

Între „masraf merkezi” și „masraf yeri” nu există o diferență de conținut; ambele indică unitatea responsabilă de o cheltuială. În Turcia, „masraf yeri” este folosit mai ales de utilizatorii SAP, iar „masraf merkezi” în limbajul financiar general.

Cum se stabilește codul unui centru de cost?

Codul unui centru de cost se stabilește ca un număr scurt care arată lizibil unitatea principală și subunitatea. Este recomandat să nu fie confundat cu codul unui cont din clasa 7, iar codurile centrelor închise să nu fie refolosite.

Cum se repartizează cheltuielile comune pe centrele de cost?

Cheltuielile comune se repartizează pe centrele de cost cu o cheie stabilită în prealabil (de exemplu numărul de angajați, suprafața sau gradul de utilizare). Cheia trebuie revizuită cel puțin o dată pe an.

Câte centre de cost ar trebui să aibă o companie mică?

Într-o companie mică, numărul centrelor de cost nu ar trebui să depășească numărul managerilor cu responsabilitate bugetară. De cele mai multe ori, separarea în administrație, vânzări și operațiuni este un început suficient.