Kostenstellenstruktur aufbauen: mit Beispielen

Wenn am Monatsende jemand fragt „Zu welcher Abteilung gehört diese Ausgabe?“, gibt es im Unternehmen entweder keine Kostenstellenstruktur oder sie funktioniert nicht mehr. Eine Kostenstelle (türkisch „masraf merkezi“) ist das Merkmal, das zeigt, zu welcher Abteilung, Filiale oder welchem Team eine Ausgabe gehört. Richtig aufgebaut, stützen sich Budgetkontrolle, Freigabeprozess und Buchung auf dieselbe Struktur. Dieser Beitrag zeigt, wie ein mittelständisches Unternehmen in der Türkei eine Kostenstellenstruktur aufbaut: den Bezug zu den 7er-Konten, eine Beispieltabelle und eine Beispielbuchung für eine Umlage.

Sind Kostenstelle, „masraf yeri“ und „maliyet merkezi“ dasselbe?

Kostenstelle, „masraf yeri“ und „maliyet merkezi“ meinen in der Praxis dasselbe: die für eine Ausgabe verantwortliche Einheit. Der Unterschied im Begriff kommt meist von der eingesetzten Software und der Buchhaltungstradition.

• Masraf merkezi: der Ausdruck, den Finanzteams in der Türkei am häufigsten verwenden. Er entspricht meist einer Abteilung oder Filiale.
• Masraf yeri: die Variante, die SAP-Anwender bevorzugen (englisch „cost center“).
• Maliyet merkezi / gider yeri: wird in der Kostenrechnung für Produktions- und Serviceeinheiten verwendet.

Die Unterscheidung gehört nicht in den Begriff, sondern in die Verantwortung. Jede Kostenstelle braucht einen Verantwortlichen, ein Budget und eine klare Zuordnung, auf welches Konto sie die Ausgabe bucht.

Mit welchen Konten hängt eine Kostenstelle zusammen?

Die Kostenstelle legt fest, auf welches Kostenkonto der Klasse 7 im Tekdüzen Hesap Planı (dem türkischen Einheitskontenrahmen) eine Ausgabe gebucht wird. Ausgaben des Vertriebs und der Geschäftsleitung landen auf unterschiedlichen Konten.

Der Tekdüzen Hesap Planı kennt zwei Optionen:

• 7/A (funktionale Gliederung): Ausgaben werden nach Funktion getrennt. Diese Option passt am natürlichsten zu einer Kostenstellenstruktur.
• 7/B (Gliederung nach Kostenarten): Ausgaben werden nach Art auf den Konten 790–799 geführt. Die Trennung nach Einheiten erfolgt dann meist über Unterkonten oder eine eigene Berichtsdimension.

In einem Unternehmen mit 7/A ist folgende Zuordnung üblich:

Rechtsgrundlage: Der Tekdüzen Hesap Planı und die Optionen 7/A–7/B sind im Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği (Allgemeiner Erlass zur Anwendung des Buchführungssystems, Nr. 1) geregelt, veröffentlicht im türkischen Amtsblatt vom 26. Dezember 1992; er gilt seit dem 1. Januar 1994. Die Kostenstellenstruktur selbst ist keine gesetzliche Pflicht, sondern eine Entscheidung des internen Rechnungswesens. Lassen Sie Ihre Kontenwahl und die Gliederung der Unterkonten von Ihrem Steuerberater (mali müşavir) bestätigen.

Wie baut man eine Kostenstellenstruktur auf?

Eine Kostenstellenstruktur beginnt bei der Budgetverantwortung, nicht beim Organigramm. Die folgende Checkliste eignet sich für einen Neuaufbau ebenso wie für das Aufräumen einer bestehenden Struktur.

1. Budgetverantwortliche auflisten. Jede Führungskraft, die für ein Budget Rechenschaft ablegt, ist eine Kandidatin für eine Kostenstelle. Legen Sie keine Kostenstelle ohne Verantwortlichen an.
2. Anzahl der Ebenen begrenzen. Für die meisten mittelständischen Unternehmen reichen zwei Ebenen: Haupteinheit (Vertrieb) und Untereinheit (Vertrieb – Region Istanbul).
3. Codestruktur festlegen. Halten Sie den Code sprechend, aber kurz; zum Beispiel zeigt die erste Stelle die Haupteinheit, die folgenden Stellen die Untereinheit.
4. Jede Kostenstelle einem 7er-Konto zuordnen. Vertriebskostenstellen buchen auf 760, Verwaltungskostenstellen auf 770; Ausnahmen werden schriftlich festgehalten.
5. Umlageregeln für Gemeinkosten schreiben. Es muss vorab klar sein, mit welchem Schlüssel Miete, IT und allgemeine Dienste auf welche Kostenstellen verteilt werden.
6. Regeln für Schließung und Änderung festlegen. Der Code einer zusammengelegten oder aufgelösten Einheit wird nicht gelöscht, sondern deaktiviert, damit historische Berichte intakt bleiben.

Beispiel für eine Kostenstellenstruktur

Die folgende Tabelle zeigt die Kostenstellenstruktur eines Beispiel-Dienstleistungsunternehmens mit 250 Beschäftigten. Codes und Verantwortliche sind Beispiele.

In dieser Struktur hat jeder Mitarbeitende eine Standardkostenstelle. Erfasst ein Vertriebsmitarbeiter eine Ausgabe, landet sie auf 210 und wird auf 760 gebucht; die Buchhaltung muss nicht Zeile für Zeile klassifizieren.

Beispielbuchung: eine Ausgabe auf drei Kostenstellen verteilen

Eine gemeinsam genutzte Ausgabe wird nach einem Verteilungsschlüssel auf mehrere Kostenstellen aufgeteilt gebucht. Die folgenden Zahlen sind Beispiele.

Ein Mitarbeiter aus dem IT-Team gibt für Schulungsmaterial, das drei Einheiten nutzen, 1.200 TL inklusive Umsatzsteuer aus (Beispiel). Der Steuersatz beträgt 20 %, die Bemessungsgrundlage 1.000 TL. Verteilungsschlüssel: Vertrieb 50 %, Finanzen 30 %, Operations 20 %.

Die Verteilung ändert also auch, auf welches 7er-Konto die Ausgabe geht. Deshalb führt ein Schlüssel, der schon bei der Erfassung feststeht, zu weniger Fehlern als eine Neuberechnung am Monatsende.

Typische Fehler bei der Kostenstellenstruktur

Ein häufiger Fehler ist, die Kostenstellen als exakte Kopie des Organigramms anzulegen. Das erhöht den Pflegeaufwand und macht Berichte unlesbar.

• Zu viele Kostenstellen: Kostenstellen mit sehr geringen Monatskosten und unklarer Verantwortung überfrachten den Bericht.
• Kostenstellen auf Personen: Verlässt die Person das Unternehmen, ist die Kostenstelle verwaist. Kostenstellen sollten nach Rolle und Einheit angelegt werden.
• Gelöschte Codes: Das Löschen einer geschlossenen Kostenstelle zerstört den Vergleich mit Vorperioden.
• Keine Standardkostenstelle: Muss der Mitarbeitende bei jeder Ausgabe eine Kostenstelle wählen, steigt die Quote falscher Zuordnungen.

Wie funktioniert das in Masraff?

In Masraff ist die Kostenstelle eines der Standardfelder bei der Ausgabenerfassung und wird an die Struktur des Unternehmens angepasst. Die oben beschriebenen Schritte lassen sich direkt auf dieses Feld übertragen.

• Richtlinien-Engine für Ausgaben: Für das Feld Kostenstelle lassen sich Regeln definieren. Wird etwa eine bestimmte Kostenstelle gewählt, kann ein Tag Pflicht sein oder eine Warnung erscheinen. Auch kategoriebasierte Limits und abteilungsbezogene Regeln sind möglich.
• Aufteilung: Mitarbeitende können eine einzelne Ausgabe bei der Erfassung manuell auf mehrere Kostenstellen aufteilen.
• Mehrstufige Aufteilung: Die Verteilung wird einmal als Regel definiert. Zum Beispiel werden alle Ausgaben einer Kostenstelle im Verhältnis 10 %, 10 % und 80 % auf drei Kostenstellen verteilt oder die Ausgaben des IT-Teams zu gleichen Teilen auf vier Abteilungen.
• Erweiterte Freigabe: Der Freigabeprozess lässt sich nach Organisation und Betragsschwellen aufbauen; Details im Beitrag Freigabeprozess für Spesen und Vertretung.

Wie Abteilungs- und Kostenstellenstrukturen in Masraff verwaltet werden, sehen Sie auf der Seite zur Abteilungs- und Kostenstellenverwaltung. Für die Budgetkontrolle je Kostenstelle ist der Beitrag zur Budgetverwaltung ein guter Einstieg.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen „masraf merkezi“ und „masraf yeri“?

Zwischen „masraf merkezi“ und „masraf yeri“ gibt es inhaltlich keinen Unterschied; beide bezeichnen die für eine Ausgabe verantwortliche Einheit. „Masraf yeri“ ist in der Türkei vor allem bei SAP-Anwendern üblich, „masraf merkezi“ in der allgemeinen Finanzsprache.

Wie legt man einen Kostenstellencode fest?

Ein Kostenstellencode wird als kurze Nummer festgelegt, die Haupt- und Untereinheit lesbar abbildet. Er sollte nicht mit dem Code eines 7er-Kontos verwechselt werden, und Codes geschlossener Kostenstellen sollten nicht wiederverwendet werden.

Wie werden Gemeinkosten auf Kostenstellen verteilt?

Gemeinkosten werden mit einem vorab festgelegten Verteilungsschlüssel (etwa Mitarbeiterzahl, Quadratmeter oder Nutzungsanteil) auf die Kostenstellen verteilt. Der Schlüssel sollte mindestens einmal im Jahr überprüft werden.

Wie viele Kostenstellen braucht ein kleines Unternehmen?

In einem kleinen Unternehmen sollte die Zahl der Kostenstellen die Zahl der budgetverantwortlichen Führungskräfte nicht übersteigen. Meist ist eine Trennung in Verwaltung, Vertrieb und Operations ein ausreichender Anfang.