Tabla de Contenidos
- ¿Centro de coste, centro de gasto y centro de costes son lo mismo?
- ¿Con qué cuentas contables se relaciona un centro de coste?
- ¿Cómo se monta una estructura de centros de coste?
- Ejemplo de estructura de centros de coste
- Asiento de ejemplo: reparto de un gasto entre tres centros
- Errores frecuentes en la estructura de centros de coste
- ¿Cómo funciona en Masraff?
- Preguntas frecuentes
- ¿Qué diferencia hay entre centro de coste y "masraf yeri"?
- ¿Cómo se define el código de un centro de coste?
- ¿Cómo se reparten los gastos comunes entre centros de coste?
- ¿Cuántos centros de coste necesita una empresa pequeña?
Si a fin de mes todavía se pregunta "¿de qué área es este gasto?", la estructura de centros de coste de la empresa no existe o ya no sirve. Un centro de coste es la etiqueta que indica a qué departamento, sucursal o equipo pertenece un gasto. Bien diseñado, permite que el control presupuestario, el circuito de aprobación y el asiento contable se apoyen en la misma estructura. Este artículo explica cómo montar una estructura de centros de coste en una empresa mediana de Turquía: su relación con las cuentas del grupo 7, una tabla de centros de ejemplo y un asiento de reparto de ejemplo.
¿Centro de coste, centro de gasto y centro de costes son lo mismo?
Centro de coste, centro de gasto y "masraf yeri" describen en la práctica lo mismo: la unidad responsable del gasto. La diferencia de término suele venir del software utilizado y de la tradición contable.
- Masraf merkezi (centro de gasto): la expresión más usada por los equipos financieros en Turquía. Suele corresponder a un departamento o a una sucursal.
- Masraf yeri: el equivalente preferido por los equipos que usan SAP ("cost center" en inglés).
- Maliyet merkezi / gider yeri (centro de costes): se usa en contabilidad de costes para describir unidades de producción y de servicio.
La distinción no debe hacerse en el término, sino en la responsabilidad. Cada centro de coste debe tener un responsable, un presupuesto y una cuenta clara a la que lleva el gasto.
¿Con qué cuentas contables se relaciona un centro de coste?
En Turquía, el centro de coste determina a cuál de las cuentas de costes del grupo 7 del Tekdüzen Hesap Planı (el Plan de Cuentas Uniforme turco) se imputa el gasto. El gasto del equipo comercial y el de la dirección general van a cuentas distintas.
El Tekdüzen Hesap Planı ofrece dos opciones:
- 7/A (por funciones): los gastos se separan según su función. Es la opción que encaja de forma más natural con una estructura de centros de coste.
- 7/B (por naturaleza): los gastos se siguen por tipo en las cuentas 790–799. En este caso, la separación por unidad suele llevarse en subcuentas o en una dimensión de reporte aparte.
En una empresa que usa 7/A, la correspondencia habitual es la siguiente:
| Tipo de centro de coste | Cuenta 7/A | Traspaso al cierre |
|---|---|---|
| Ventas, marketing, distribución | 760 Gastos de marketing, ventas y distribución | a 631 a través de 761 |
| Dirección general, finanzas, RR. HH., TI | 770 Gastos generales de administración | a 632 a través de 771 |
| I+D | 750 Gastos de investigación y desarrollo | a 630 a través de 751 |
| Operaciones que prestan servicios | 740 Coste de producción de servicios | a 622 a través de 741 |
Base legal: en Turquía, el Tekdüzen Hesap Planı y las opciones 7/A–7/B están regulados por el Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği (Comunicado General sobre la Aplicación del Sistema Contable, n.º 1), publicado en el Resmî Gazete (Boletín Oficial) del 26 de diciembre de 1992; se aplica desde el 1 de enero de 1994. La estructura de centros de coste en sí no es una obligación legal, sino una decisión de contabilidad de gestión. Confirme la elección de cuentas y el desglose de subcuentas con su mali müşavir (asesor contable colegiado).
¿Cómo se monta una estructura de centros de coste?
Una estructura de centros de coste se monta partiendo de la responsabilidad presupuestaria, no del organigrama. La siguiente lista de control sirve tanto para empezar de cero como para depurar una estructura existente.
- Enumere a los responsables de presupuesto. Todo directivo que rinde cuentas de un presupuesto es candidato a centro de coste. No abra centros sin responsable.
- Limite el número de niveles. Para la mayoría de las empresas medianas bastan dos niveles: unidad principal (Ventas) y subunidad (Ventas – Región Estambul).
- Defina la estructura de códigos. Mantenga el código corto pero con sentido; por ejemplo, que el primer dígito indique la unidad principal y los siguientes, la subunidad.
- Vincule cada centro a una cuenta del grupo 7. Que los centros comerciales imputen a 760 y los de administración a 770; documente las excepciones por escrito.
- Escriba una regla de reparto para los gastos comunes. Debe quedar definido de antemano en qué proporción y a qué centros se reparten el alquiler, la informática y los servicios generales.
- Defina la regla de cierre y de cambios. El código de una unidad fusionada o cerrada no se borra, se desactiva, para no romper los informes históricos.
Ejemplo de estructura de centros de coste
La tabla muestra la estructura de centros de coste de una empresa de servicios de ejemplo con 250 empleados. Los códigos y los responsables son de ejemplo.
| Código (ejemplo) | Centro de coste | Unidad superior | Cuenta 7/A | Responsable del presupuesto |
|---|---|---|---|---|
| 100 | Dirección General | — | 770 | Director general |
| 110 | Finanzas y Contabilidad | Dirección General | 770 | CFO |
| 120 | Recursos Humanos | Dirección General | 770 | Director de RR. HH. |
| 130 | Tecnologías de la Información | Dirección General | 770 | Responsable de TI |
| 200 | Ventas | — | 760 | Director comercial |
| 210 | Ventas – Región Estambul | Ventas | 760 | Director regional |
| 220 | Ventas – Región Ankara | Ventas | 760 | Director regional |
| 300 | Operaciones | — | 740 | Director de operaciones |
En esta estructura, cada empleado tiene un centro de coste por defecto. Cuando un comercial registra un gasto, este cae en el 210 y se imputa a la 760; el equipo contable no tiene que clasificar línea por línea.
Asiento de ejemplo: reparto de un gasto entre tres centros
Un gasto de uso compartido se registra dividiéndolo entre varios centros de coste según la proporción de reparto. Las cifras siguientes son de ejemplo.
Un empleado del equipo de TI gasta 1.200 TL IVA incluido (ejemplo) en material formativo que utilizan tres unidades. El tipo de IVA es del 20 % y la base imponible, 1.000 TL. Regla de reparto: Ventas 50 %, Finanzas 30 %, Operaciones 20 %.
| Cuenta | Centro de coste | Debe (TL, ejemplo) | Haber (TL, ejemplo) |
|---|---|---|---|
| 760 Gastos de marketing, ventas y distribución | 200 Ventas | 500 | |
| 770 Gastos generales de administración | 110 Finanzas | 300 | |
| 740 Coste de producción de servicios | 300 Operaciones | 200 | |
| 191 IVA deducible | — | 200 | |
| 195/320 Cuenta del empleado | — | 1.200 |
El reparto también cambia la cuenta del grupo 7 a la que va el gasto. Por eso, fijar las proporciones al registrar el gasto provoca menos errores que recalcularlas a fin de mes.
Errores frecuentes en la estructura de centros de coste
El error más frecuente es abrir los centros de coste como copia exacta del organigrama. Eso aumenta el mantenimiento y vuelve ilegibles los informes.
- Demasiados centros: centros con muy poco gasto mensual y responsable difuso saturan el informe.
- Centros a nombre de personas: cuando el empleado se va, el centro queda sin responsable. Los centros deben abrirse por rol y por unidad.
- Códigos borrados: eliminar un centro cerrado rompe la comparación con periodos anteriores.
- Sin centro por defecto: si el empleado tiene que elegir centro en cada gasto, aumenta la tasa de errores.
¿Cómo funciona en Masraff?
En Masraff, Centro de Coste es uno de los campos estándar del registro de gastos y se adapta a la estructura de cada organización. Los pasos de montaje anteriores se trasladan directamente a este campo.
- Motor de Políticas de Gasto: se pueden escribir reglas sobre el campo de centro de coste. Por ejemplo, al elegir un centro concreto la etiqueta puede ser obligatoria o puede aparecer un aviso. También se pueden definir límites por categoría y reglas por departamento.
- División: el empleado puede dividir manualmente un gasto entre varios centros de coste al registrarlo.
- División Compuesta: el reparto se define una sola vez como regla. Por ejemplo, todos los gastos que llegan a un centro se reparten al 10 %, 10 % y 80 % entre tres centros, o los gastos del equipo de TI se dividen a partes iguales entre cuatro departamentos.
- Aprobación Avanzada: el circuito de aprobación puede configurarse por organización y por importes umbral; más detalles en el artículo sobre el flujo de aprobación de gastos y la delegación.
Puede ver cómo se gestiona la estructura de departamentos y centros de coste en Masraff en la página de gestión de departamentos y centros de coste. Para el seguimiento presupuestario por centro, el artículo sobre gestión presupuestaria es un buen punto de partida.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre centro de coste y "masraf yeri"?
No hay diferencia de contenido entre centro de coste y "masraf yeri": ambos indican la unidad responsable del gasto. En Turquía, "masraf yeri" se usa sobre todo en equipos con SAP y "masraf merkezi" en el lenguaje financiero general.
¿Cómo se define el código de un centro de coste?
El código de un centro de coste se define como un número corto que muestre de forma legible la unidad principal y la subunidad. Se recomienda no confundirlo con el código de cuenta del grupo 7 y no reutilizar códigos cerrados.
¿Cómo se reparten los gastos comunes entre centros de coste?
Los gastos comunes se reparten entre centros de coste con una clave de reparto definida de antemano (número de empleados, metros cuadrados o tasa de uso, por ejemplo). La clave debe revisarse al menos una vez al año.
¿Cuántos centros de coste necesita una empresa pequeña?
En una empresa pequeña, el número de centros de coste no debería superar el de directivos con presupuesto propio. A menudo basta con separar administración general, ventas y operaciones para empezar.