Masraf Merkezi Yapısı Nasıl Kurulur? Örneklerle

Ay sonunda "bu gider hangi bölümün?" sorusu soruluyorsa, şirketin masraf merkezi yapısı ya hiç kurulmamış ya da artık işe yaramıyordur. Masraf merkezi, bir giderin hangi departmana, şubeye ya da ekibe ait olduğunu gösteren etikettir. Doğru kurulduğunda bütçe takibi, onay akışı ve muhasebe kaydı aynı yapıya dayanır. Bu yazı, orta ölçekli bir şirkette masraf merkezi yapısının nasıl kurulacağını; 7'li hesaplarla bağlantısını, örnek bir merkez tablosunu ve örnek bir dağıtım kaydını anlatıyor.

Masraf merkezi, masraf yeri ve maliyet merkezi aynı şey mi?

Masraf merkezi, masraf yeri ve maliyet merkezi pratikte aynı şeyi anlatır: giderin sorumlu birimini. Terim farkı çoğunlukla kullanılan yazılımdan ve muhasebe geleneğinden gelir.

• Masraf merkezi: Türkiye'de finans ekiplerinin en sık kullandığı ifade. Çoğu zaman bir departmana ya da şubeye karşılık gelir.
• Masraf yeri: SAP kullanan ekiplerin tercih ettiği karşılık (İngilizcede "cost center").
• Maliyet merkezi / gider yeri: Maliyet muhasebesinde üretim ve hizmet birimlerini anlatmak için kullanılır.

Ayrım terimde değil, sorumlulukta yapılmalıdır. Her masraf merkezinin bir sahibi, bir bütçesi ve gideri hangi hesaba taşıdığı belli olmalıdır.

Masraf merkezi hangi muhasebe hesaplarıyla ilişkilidir?

Masraf merkezi, giderin Tekdüzen Hesap Planı'ndaki 7'li maliyet hesaplarından hangisine yazılacağını belirler. Satış ekibinin gideri ile genel müdürlüğün gideri farklı hesaplara gider.

Tekdüzen Hesap Planı'nda iki seçenek vardır:

• 7/A (fonksiyon esası): Giderler işlevine göre ayrılır. Masraf merkezi yapısıyla en doğal eşleşen seçenek budur.
• 7/B (çeşit esası): Giderler türüne göre 790–799 hesaplarında izlenir. Birim ayrımı bu durumda genellikle alt hesap ya da ayrı bir raporlama boyutuyla tutulur.

7/A kullanan bir şirkette yaygın eşleşme şöyledir:

Yasal dayanak: Tekdüzen Hesap Planı ve 7/A–7/B seçenekleri, 26 Aralık 1992 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği (Sıra No: 1) ile düzenlenmiştir; tebliğ 1 Ocak 1994'ten itibaren uygulanmaktadır. Masraf merkezi yapısının kendisi yasal bir zorunluluk değil, bir yönetim muhasebesi tercihidir. Hesap seçiminizi ve alt hesap kırılımınızı mali müşavirinizle teyit edin.

Masraf merkezi yapısı nasıl kurulur?

Masraf merkezi yapısı, organizasyon şemasından değil, bütçe sorumluluğundan başlanarak kurulur. Aşağıdaki kontrol listesi, sıfırdan kurulum ya da mevcut yapının temizliği için kullanılabilir.

1. Bütçe sahiplerini listeleyin. Bütçesinden hesap sorulan her yönetici bir masraf merkezi adayıdır. Sahibi olmayan merkez açmayın.
2. Seviye sayısını sınırlayın. Çoğu orta ölçekli şirket için iki seviye yeterlidir: ana birim (Satış) ve alt birim (Satış – İstanbul Bölge).
3. Kod yapısını belirleyin. Kodu anlamlı ama kısa tutun; örneğin ilk hane ana birimi, sonraki haneler alt birimi göstersin.
4. Her merkezi bir 7'li hesaba bağlayın. Satış merkezleri 760'a, yönetim merkezleri 770'e yazılsın; istisnaları yazılı hale getirin.
5. Ortak giderler için dağıtım kuralı yazın. Kira, IT ve genel hizmet giderlerinin hangi oranla hangi merkezlere dağıtılacağı önceden belli olsun.
6. Kapatma ve değişiklik kuralını belirleyin. Birleşen ya da kapanan bir birimin kodu silinmez, pasife alınır; geçmiş raporlar bozulmasın.

Örnek masraf merkezi yapısı

Aşağıdaki tablo, 250 çalışanlı örnek bir hizmet şirketinin masraf merkezi yapısını gösterir. Kodlar ve sorumlular örnektir.

Bu yapıda her çalışanın varsayılan bir masraf merkezi olur. Bir satış temsilcisi masraf girdiğinde gider 210'a düşer ve 760'a yazılır; muhasebe ekibi satır satır sınıflandırma yapmaz.

Örnek kayıt: bir masrafın üç merkeze dağıtılması

Ortak kullanılan bir gider, dağıtım oranına göre birden fazla masraf merkezine bölünerek kaydedilir. Aşağıdaki rakamlar örnektir.

IT ekibinden bir çalışan, üç birimin kullandığı bir eğitim materyali için KDV dahil 1.200 TL (örnek) harcıyor. KDV oranı %20, matrah 1.000 TL. Dağıtım kuralı: Satış %50, Finans %30, Operasyon %20.

Dağıtım, giderin hangi 7'li hesaba gideceğini de değiştirir. Bu yüzden oranların masraf girilirken belli olması, ay sonunda yeniden hesaplanmasından daha az hataya yol açar.

Masraf merkezi yapısında sık yapılan hatalar

Sık yapılan hata, masraf merkezini organizasyon şemasının birebir kopyası olarak açmaktır. Bu, bakım yükünü artırır ve raporları okunmaz hale getirir.

• Çok fazla merkez: Aylık gideri çok düşük, sahibi belirsiz merkezler raporu kalabalıklaştırır.
• Kişi adına merkez: Çalışan ayrıldığında merkez sahipsiz kalır. Merkezler role ve birime göre açılmalıdır.
• Silinen kodlar: Kapatılan merkezin silinmesi geçmiş dönem karşılaştırmasını bozar.
• Varsayılan merkez olmaması: Çalışan her masrafta merkez seçmek zorunda kalırsa yanlış seçim oranı artar.

Masraff'ta nasıl işler?

Masraff'ta Masraf Merkezi, masraf girişinde kullanılan standart alanlardan biridir ve kurumun kendi yapısına göre uyarlanır. Yukarıdaki kurulum adımları doğrudan bu alana taşınır.

• Gider Politikası Motoru: Masraf merkezi alanına kural yazılabilir. Örneğin belirli bir merkez seçildiğinde etiket zorunlu olabilir ya da uyarı çıkabilir. Kategori bazlı limitler ve departman bazlı kurallar da tanımlanabilir.
• Bölme: Çalışan tek bir masrafı, giriş sırasında birden fazla masraf merkezi arasında elle bölebilir.
• Kompozit Bölme: Dağıtım bir kez kural olarak tanımlanır. Örneğin bir merkeze gelen tüm masraflar %10, %10 ve %80 oranlarında üç merkeze ya da IT ekibinin masrafları dört departmana eşit dağıtılır.
• Gelişmiş Onay: Onay akışı organizasyona ve eşik tutarlarına göre kurulabilir; ayrıntılar masraf onay akışı ve delegasyon yazısında.

Departman ve masraf merkezi yapısının Masraff'ta nasıl yönetildiğini departman ve masraf merkezi yönetimi sayfasında görebilirsiniz. Merkez bazlı bütçe takibi için bütçe yönetimi yazısı da iyi bir başlangıç.

Sıkça sorulan sorular

Masraf merkezi ile masraf yeri arasındaki fark nedir?

Masraf merkezi ile masraf yeri arasında içerik farkı yoktur; ikisi de giderin sorumlu birimini gösterir. "Masraf yeri" daha çok SAP kullanan ekiplerde, "masraf merkezi" genel finans dilinde kullanılır.

Masraf merkezi kodu nasıl belirlenir?

Masraf merkezi kodu, ana birimi ve alt birimi okunur biçimde gösteren kısa bir numara olarak belirlenir. Kodun 7'li hesap koduyla karıştırılmaması ve kapanan kodların yeniden kullanılmaması önerilir.

Ortak giderler masraf merkezlerine nasıl dağıtılır?

Ortak giderler, önceden yazılmış bir dağıtım anahtarıyla (çalışan sayısı, metrekare ya da kullanım oranı gibi) masraf merkezlerine bölünür. Anahtar yılda en az bir kez gözden geçirilmelidir.

Küçük bir şirkette kaç masraf merkezi olmalı?

Küçük bir şirkette masraf merkezi sayısı, bütçe sahibi olan yönetici sayısını geçmemelidir. Çoğu zaman genel yönetim, satış ve operasyon ayrımı yeterli bir başlangıçtır.