Sommario
- Centro di costo, «masraf yeri» e «maliyet merkezi» sono la stessa cosa?
- A quali conti contabili è legato un centro di costo?
- Come si imposta la struttura dei centri di costo?
- Esempio di struttura dei centri di costo
- Scrittura d'esempio: una spesa ripartita su tre centri
- Errori frequenti nella struttura dei centri di costo
- Come funziona in Masraff?
- Domande frequenti
- Qual è la differenza tra «masraf merkezi» e «masraf yeri»?
- Come si definisce il codice di un centro di costo?
- Come si ripartiscono i costi comuni sui centri di costo?
- Quanti centri di costo servono a una piccola azienda?
Se a fine mese qualcuno chiede «a quale reparto appartiene questa spesa?», l'azienda o non ha una struttura di centri di costo o quella che ha non funziona più. Il centro di costo (in turco «masraf merkezi») è l'etichetta che indica a quale reparto, filiale o team appartiene una spesa. Se impostato bene, controllo del budget, flusso di approvazione e registrazione contabile poggiano sulla stessa struttura. Questo articolo spiega come un'azienda di medie dimensioni in Turchia imposta la struttura dei centri di costo: il legame con i conti della classe 7, una tabella d'esempio e una scrittura d'esempio di ripartizione.
Centro di costo, «masraf yeri» e «maliyet merkezi» sono la stessa cosa?
Centro di costo, «masraf yeri» e «maliyet merkezi» indicano in pratica la stessa cosa: l'unità responsabile di una spesa. La differenza di termine deriva per lo più dal software utilizzato e dalla tradizione contabile.
- Masraf merkezi: l'espressione più usata dai team finance in Turchia. Di solito corrisponde a un reparto o a una filiale.
- Masraf yeri: la variante preferita da chi usa SAP (in inglese «cost center»).
- Maliyet merkezi / gider yeri: usato nella contabilità dei costi per le unità produttive e di servizio.
La distinzione va fatta sulla responsabilità, non sul termine. Ogni centro di costo deve avere un responsabile, un budget e una regola chiara sul conto in cui registra la spesa.
A quali conti contabili è legato un centro di costo?
Il centro di costo determina su quale conto di costo della classe 7 del Tekdüzen Hesap Planı (il piano dei conti unificato della Turchia) viene registrata una spesa. Le spese del commerciale e quelle della direzione finiscono su conti diversi.
Il Tekdüzen Hesap Planı prevede due opzioni:
- 7/A (per funzione): le spese sono separate in base alla funzione. È l'opzione che si abbina in modo più naturale a una struttura di centri di costo.
- 7/B (per natura): le spese sono seguite per natura sui conti 790–799. La separazione per unità si tiene allora di solito con sottoconti o una dimensione di reporting separata.
In un'azienda che usa la 7/A, l'abbinamento abituale è il seguente:
| Tipo di centro di costo | Conto 7/A | Giro a fine periodo |
|---|---|---|
| Vendite, marketing, distribuzione | 760 Spese di marketing, vendita e distribuzione | tramite 761 a 631 |
| Direzione, finanza, HR, IT | 770 Spese generali amministrative | tramite 771 a 632 |
| Ricerca e sviluppo | 750 Spese di ricerca e sviluppo | tramite 751 a 630 |
| Operations che producono servizi | 740 Costo di produzione dei servizi | tramite 741 a 622 |
Base giuridica: il Tekdüzen Hesap Planı e le opzioni 7/A–7/B sono disciplinati dal Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği (Comunicato generale sull'applicazione del sistema contabile, n. 1), pubblicato nella Gazzetta Ufficiale turca del 26 dicembre 1992 e applicato dal 1° gennaio 1994. La struttura dei centri di costo in sé non è un obbligo di legge, ma una scelta di contabilità gestionale. Fate confermare la scelta dei conti e l'articolazione dei sottoconti dal vostro commercialista (mali müşavir).
Come si imposta la struttura dei centri di costo?
La struttura dei centri di costo si imposta partendo dalla responsabilità di budget, non dall'organigramma. La checklist seguente vale sia per un'impostazione da zero sia per la pulizia di una struttura esistente.
- Elencate i responsabili di budget. Ogni manager che risponde di un budget è candidato a un centro di costo. Non aprite centri senza responsabile.
- Limitate il numero di livelli. Per la maggior parte delle medie imprese bastano due livelli: unità principale (Vendite) e sottounità (Vendite – Area Istanbul).
- Definite la struttura dei codici. Tenete il codice parlante ma breve; ad esempio la prima cifra indica l'unità principale, le successive la sottounità.
- Collegate ogni centro a un conto della classe 7. I centri commerciali registrano su 760, quelli amministrativi su 770; le eccezioni vanno messe per iscritto.
- Scrivete regole di ripartizione per i costi comuni. Deve essere chiaro in anticipo con quale chiave affitto, IT e servizi generali vengono ripartiti su quali centri.
- Definite la regola di chiusura e modifica. Il codice di un'unità accorpata o chiusa non si cancella, si disattiva, così i report storici restano integri.
Esempio di struttura dei centri di costo
La tabella seguente mostra la struttura dei centri di costo di un'azienda di servizi d'esempio con 250 dipendenti. Codici e responsabili sono esempi.
| Codice (esempio) | Centro di costo | Unità superiore | Conto 7/A | Responsabile budget |
|---|---|---|---|---|
| 100 | Direzione generale | — | 770 | Direttore generale |
| 110 | Finanza e contabilità | Direzione generale | 770 | CFO |
| 120 | Risorse umane | Direzione generale | 770 | Direttrice HR |
| 130 | Sistemi informativi | Direzione generale | 770 | Responsabile IT |
| 200 | Vendite | — | 760 | Direttore commerciale |
| 210 | Vendite – Area Istanbul | Vendite | 760 | Area manager |
| 220 | Vendite – Area Ankara | Vendite | 760 | Area manager |
| 300 | Operations | — | 740 | Direttrice operations |
In questa struttura ogni dipendente ha un centro di costo predefinito. Quando un commerciale inserisce una spesa, questa finisce su 210 e viene registrata su 760; la contabilità non deve classificare riga per riga.
Scrittura d'esempio: una spesa ripartita su tre centri
Una spesa condivisa si registra suddivisa su più centri di costo secondo una chiave di ripartizione. Le cifre seguenti sono esempi.
Un dipendente del team IT spende 1.200 TL IVA inclusa (esempio) per materiale formativo usato da tre unità. L'aliquota IVA è del 20 %, l'imponibile 1.000 TL. Chiave di ripartizione: Vendite 50 %, Finanza 30 %, Operations 20 %.
| Conto | Centro di costo | Dare (TL, esempio) | Avere (TL, esempio) |
|---|---|---|---|
| 760 Spese di marketing, vendita e distribuzione | 200 Vendite | 500 | |
| 770 Spese generali amministrative | 110 Finanza | 300 | |
| 740 Costo di produzione dei servizi | 300 Operations | 200 | |
| 191 IVA detraibile | — | 200 | |
| 195/320 Conto dipendente | — | 1.200 |
La ripartizione cambia quindi anche il conto della classe 7 su cui va la spesa. Per questo una chiave definita già all'inserimento della spesa genera meno errori di un ricalcolo a fine mese.
Errori frequenti nella struttura dei centri di costo
Un errore frequente è aprire i centri di costo come copia esatta dell'organigramma. Questo aumenta la manutenzione e rende i report illeggibili.
- Troppi centri: centri con spese mensili molto basse e responsabile incerto affollano il report.
- Centri intestati a persone: quando il dipendente se ne va, il centro resta senza responsabile. I centri vanno aperti per ruolo e unità.
- Codici cancellati: cancellare un centro chiuso compromette il confronto con i periodi precedenti.
- Nessun centro predefinito: se il dipendente deve scegliere il centro a ogni spesa, aumenta la quota di scelte sbagliate.
Come funziona in Masraff?
In Masraff il Centro di costo è uno dei campi standard usati nell'inserimento delle spese e si adatta alla struttura dell'azienda. I passaggi descritti sopra si trasferiscono direttamente su questo campo.
- Motore delle policy di spesa: si possono scrivere regole sul campo Centro di costo. Ad esempio, quando si sceglie un determinato centro, un'etichetta può diventare obbligatoria o può comparire un avviso. Si possono definire anche limiti per categoria e regole per reparto.
- Suddivisione: il dipendente può suddividere manualmente una singola spesa tra più centri di costo al momento dell'inserimento.
- Suddivisione composita: la ripartizione si definisce una volta come regola. Ad esempio tutte le spese di un centro vengono ripartite al 10 %, 10 % e 80 % su tre centri, oppure le spese del team IT in parti uguali su quattro reparti.
- Approvazione avanzata: il flusso di approvazione si può costruire per organizzazione e soglie di importo; i dettagli nell'articolo sul flusso di approvazione delle spese e la delega.
Come si gestisce in Masraff la struttura di reparti e centri di costo lo trovate nella pagina sulla gestione di reparti e centri di costo. Per il controllo del budget per centro, l'articolo sulla gestione del budget è un buon punto di partenza.
Domande frequenti
Qual è la differenza tra «masraf merkezi» e «masraf yeri»?
Tra «masraf merkezi» e «masraf yeri» non c'è differenza di contenuto; entrambi indicano l'unità responsabile di una spesa. In Turchia «masraf yeri» è usato soprattutto da chi lavora con SAP, «masraf merkezi» nel linguaggio finanziario generale.
Come si definisce il codice di un centro di costo?
Il codice di un centro di costo si definisce come un numero breve che mostra in modo leggibile unità principale e sottounità. Si consiglia di non confonderlo con il codice di un conto della classe 7 e di non riutilizzare i codici dei centri chiusi.
Come si ripartiscono i costi comuni sui centri di costo?
I costi comuni si ripartiscono sui centri di costo con una chiave di ripartizione definita in anticipo (ad esempio numero di dipendenti, metri quadrati o quota di utilizzo). La chiave va rivista almeno una volta all'anno.
Quanti centri di costo servono a una piccola azienda?
In una piccola azienda il numero di centri di costo non dovrebbe superare quello dei manager con responsabilità di budget. Spesso una suddivisione in amministrazione, vendite e operations è un inizio sufficiente.