Innehållsförteckning
- Är kostnadsställe, ”masraf yeri” och ”maliyet merkezi” samma sak?
- Vilka konton hänger ett kostnadsställe ihop med?
- Hur bygger man upp en kostnadsställestruktur?
- Exempel på en kostnadsställestruktur
- Exempelpost: en utgift fördelad på tre kostnadsställen
- Vanliga misstag i kostnadsställestrukturen
- Hur fungerar det i Masraff?
- Vanliga frågor
- Vad är skillnaden mellan ”masraf merkezi” och ”masraf yeri”?
- Hur bestämmer man en kod för ett kostnadsställe?
- Hur fördelas gemensamma kostnader på kostnadsställen?
- Hur många kostnadsställen behöver ett litet företag?
Om någon i slutet av månaden frågar ”vilken avdelning hör den här kostnaden till?” har företaget antingen ingen kostnadsställestruktur eller en som inte längre fungerar. Ett kostnadsställe (på turkiska ”masraf merkezi”) är den märkning som visar vilken avdelning, filial eller vilket team en utgift tillhör. Rätt uppbyggd bygger budgetuppföljning, attestflöde och bokföring på samma struktur. Den här artikeln visar hur ett medelstort företag i Turkiet bygger upp en kostnadsställestruktur: kopplingen till 7-kontona, en exempeltabell och en exempelpost för fördelning.
Är kostnadsställe, ”masraf yeri” och ”maliyet merkezi” samma sak?
Kostnadsställe, ”masraf yeri” och ”maliyet merkezi” betyder i praktiken samma sak: den enhet som ansvarar för en utgift. Skillnaden i begrepp kommer oftast från vilket system och vilken redovisningstradition som används.
- Masraf merkezi: det uttryck som finansteam i Turkiet använder oftast. Det motsvarar vanligen en avdelning eller filial.
- Masraf yeri: den variant som SAP-användare föredrar (engelska ”cost center”).
- Maliyet merkezi / gider yeri: används i kostnadsredovisningen för produktions- och serviceenheter.
Skillnaden ska göras i ansvaret, inte i begreppet. Varje kostnadsställe behöver en ägare, en budget och ett tydligt svar på vilket konto utgiften bokförs på.
Vilka konton hänger ett kostnadsställe ihop med?
Kostnadsstället avgör vilket kostnadskonto i klass 7 i Tekdüzen Hesap Planı (Turkiets enhetliga kontoplan) en utgift bokförs på. Säljavdelningens och ledningens utgifter hamnar på olika konton.
Tekdüzen Hesap Planı har två alternativ:
- 7/A (funktionsindelning): Utgifter delas upp efter funktion. Det är det alternativ som passar mest naturligt med en kostnadsställestruktur.
- 7/B (kostnadsslagsindelning): Utgifter följs upp efter slag på kontona 790–799. Uppdelningen per enhet görs då oftast med underkonton eller en separat rapportdimension.
I ett företag som använder 7/A ser en vanlig koppling ut så här:
| Typ av kostnadsställe | Konto enligt 7/A | Överföring vid periodens slut |
|---|---|---|
| Försäljning, marknadsföring, distribution | 760 Försäljnings-, marknadsförings- och distributionskostnader | via 761 till 631 |
| Ledning, ekonomi, HR, IT | 770 Allmänna administrationskostnader | via 771 till 632 |
| FoU | 750 Forsknings- och utvecklingskostnader | via 751 till 630 |
| Tjänsteproducerande verksamhet | 740 Kostnad för tjänsteproduktion | via 741 till 622 |
Rättslig grund: Tekdüzen Hesap Planı och alternativen 7/A–7/B regleras i Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği (Allmänna föreskriften om tillämpning av redovisningssystemet, nr 1), publicerad i turkiska statstidningen den 26 december 1992; den tillämpas sedan den 1 januari 1994. Själva kostnadsställestrukturen är inget lagkrav utan ett val inom internredovisningen. Bekräfta ditt kontoval och din underkontoindelning med din auktoriserade redovisningskonsult (mali müşavir).
Hur bygger man upp en kostnadsställestruktur?
En kostnadsställestruktur byggs utifrån budgetansvar, inte utifrån organisationsschemat. Checklistan nedan fungerar både för en ny uppbyggnad och för att städa upp en befintlig struktur.
- Lista budgetägarna. Varje chef som ansvarar för en budget är en kandidat för ett kostnadsställe. Öppna inga kostnadsställen utan ägare.
- Begränsa antalet nivåer. För de flesta medelstora företag räcker två nivåer: huvudenhet (Försäljning) och underenhet (Försäljning – region Istanbul).
- Bestäm kodstrukturen. Håll koden meningsfull men kort; till exempel kan första siffran visa huvudenheten och de följande underenheten.
- Koppla varje kostnadsställe till ett 7-konto. Säljställen bokförs på 760, administrativa ställen på 770; undantag dokumenteras skriftligt.
- Skriv fördelningsregler för gemensamma kostnader. Det ska vara bestämt i förväg med vilken nyckel hyra, IT och allmänna tjänster fördelas på vilka kostnadsställen.
- Bestäm regler för stängning och ändring. Koden för en sammanslagen eller nedlagd enhet raderas inte utan inaktiveras, så att historiska rapporter inte förstörs.
Exempel på en kostnadsställestruktur
Tabellen nedan visar kostnadsställestrukturen i ett exempelföretag inom tjänstesektorn med 250 anställda. Koder och ansvariga är exempel.
| Kod (exempel) | Kostnadsställe | Överordnad enhet | Konto enligt 7/A | Budgetägare |
|---|---|---|---|---|
| 100 | Företagsledning | — | 770 | VD |
| 110 | Ekonomi och redovisning | Företagsledning | 770 | CFO |
| 120 | HR | Företagsledning | 770 | HR-direktör |
| 130 | IT | Företagsledning | 770 | IT-chef |
| 200 | Försäljning | — | 760 | Försäljningsdirektör |
| 210 | Försäljning – region Istanbul | Försäljning | 760 | Regionchef |
| 220 | Försäljning – region Ankara | Försäljning | 760 | Regionchef |
| 300 | Drift | — | 740 | Driftsdirektör |
I den här strukturen har varje anställd ett förvalt kostnadsställe. När en säljare registrerar en utgift hamnar den på 210 och bokförs på 760; redovisningen behöver inte klassificera rad för rad.
Exempelpost: en utgift fördelad på tre kostnadsställen
En gemensam utgift bokförs uppdelad på flera kostnadsställen enligt en fördelningsnyckel. Siffrorna nedan är exempel.
En medarbetare i IT-teamet betalar 1 200 TL inklusive moms (exempel) för utbildningsmaterial som tre enheter använder. Momssatsen är 20 %, beskattningsunderlaget 1 000 TL. Fördelningsnyckel: Försäljning 50 %, Ekonomi 30 %, Drift 20 %.
| Konto | Kostnadsställe | Debet (TL, exempel) | Kredit (TL, exempel) |
|---|---|---|---|
| 760 Försäljnings-, marknadsförings- och distributionskostnader | 200 Försäljning | 500 | |
| 770 Allmänna administrationskostnader | 110 Ekonomi | 300 | |
| 740 Kostnad för tjänsteproduktion | 300 Drift | 200 | |
| 191 Avdragsgill ingående moms | — | 200 | |
| 195/320 Medarbetarkonto | — | 1 200 |
Fördelningen ändrar alltså också vilket 7-konto utgiften hamnar på. Därför ger en nyckel som är bestämd redan vid registreringen färre fel än en omräkning i slutet av månaden.
Vanliga misstag i kostnadsställestrukturen
Ett vanligt misstag är att skapa kostnadsställena som en exakt kopia av organisationsschemat. Det ökar underhållet och gör rapporterna svårlästa.
- För många kostnadsställen: Ställen med mycket låga månadskostnader och oklar ägare gör rapporten rörig.
- Kostnadsställen per person: När personen slutar blir kostnadsstället ägarlöst. Kostnadsställen bör skapas per roll och enhet.
- Raderade koder: Att radera ett stängt kostnadsställe förstör jämförelsen med tidigare perioder.
- Inget förvalt kostnadsställe: Om den anställde måste välja kostnadsställe för varje utgift ökar andelen felval.
Hur fungerar det i Masraff?
I Masraff är Kostnadsställe ett av standardfälten vid registrering av utgifter och anpassas efter företagets egen struktur. Stegen ovan kan föras över direkt till det fältet.
- Motor för utgiftspolicy: Regler kan skrivas för fältet Kostnadsställe. Om ett visst kostnadsställe väljs kan till exempel en tagg bli obligatorisk eller en varning visas. Kategoribaserade gränser och avdelningsbaserade regler kan också definieras.
- Uppdelning: Den anställde kan manuellt dela upp en enskild utgift på flera kostnadsställen vid registreringen.
- Sammansatt uppdelning: Fördelningen definieras en gång som en regel. Till exempel fördelas alla utgifter på ett kostnadsställe med 10 %, 10 % och 80 % på tre ställen, eller IT-teamets utgifter lika på fyra avdelningar.
- Avancerat godkännande: Attestflödet kan byggas efter organisation och beloppsgränser; mer om det i artikeln attestflöde och delegering för utlägg.
Hur avdelnings- och kostnadsställestrukturen hanteras i Masraff ser du på sidan om avdelningar och kostnadsställen. För budgetuppföljning per kostnadsställe är artikeln om budgethantering en bra början.
Vanliga frågor
Vad är skillnaden mellan ”masraf merkezi” och ”masraf yeri”?
Det finns ingen innehållslig skillnad mellan ”masraf merkezi” och ”masraf yeri”; båda anger den enhet som ansvarar för en utgift. I Turkiet används ”masraf yeri” främst av SAP-användare och ”masraf merkezi” i allmänt finansspråk.
Hur bestämmer man en kod för ett kostnadsställe?
En kostnadsställekod bestäms som ett kort nummer som på ett läsbart sätt visar huvudenhet och underenhet. Koden bör inte förväxlas med ett 7-kontos nummer, och koder för stängda ställen bör inte återanvändas.
Hur fördelas gemensamma kostnader på kostnadsställen?
Gemensamma kostnader fördelas på kostnadsställen med en i förväg bestämd fördelningsnyckel (till exempel antal anställda, kvadratmeter eller användningsgrad). Nyckeln bör ses över minst en gång per år.
Hur många kostnadsställen behöver ett litet företag?
I ett litet företag bör antalet kostnadsställen inte överstiga antalet chefer med budgetansvar. Ofta räcker en uppdelning i administration, försäljning och drift som start.