İçindekiler
- Masraf fişi muhasebeye nasıl işlenir?
- Hangi gider hesabı seçilir?
- Personel masrafının muhasebe kaydı: üç örnek
- Yasal dayanak
- Masraf fişini kaydetmeden önce kontrol listesi
- Masraff'ta nasıl işler?
- Sıkça sorulan sorular
- Personel masraf fişi hangi hesaplarla kaydedilir?
- Masraf fişi 770'e mi, 760'a mı yazılır?
- İş avansıyla yapılan masraf nasıl mahsup edilir?
- Belgesiz masraf muhasebeye nasıl kaydedilir?
Çalışanın getirdiği bir otopark fişi, muhasebede genellikle üç satırlık bir kayda dönüşür: gider, KDV ve çalışana borç. Kuralı bir kez doğru kurarsanız her ay aynı şekilde işler; kurmazsanız aynı fiş her ay yeniden tartışılır. Bu yazı, masraf fişinin Tekdüzen Hesap Planı'na göre nasıl kaydedildiğini hesap kodlu örneklerle anlatıyor: çalışanın kendi cebinden ödediği masraf, iş avansından yapılan masraf ve gider yazılamayan (KKEG) kalem. Tablolardaki tüm tutarlar örnektir.
Masraf fişi muhasebeye nasıl işlenir?
Masraf fişi, KDV hariç tutar 7'li gider hesabına, KDV 191 İndirilecek KDV'ye, toplam tutar çalışanın hesabına alacak yazılarak işlenir. Buna "üç hesap kuralı" diyebiliriz:
| Hesap | Ne yazılır | 120 TL'lik %20 KDV'li otopark fişi (örnek) |
|---|---|---|
| 7'li gider hesabı (740, 760, 770 …) | KDV hariç tutar (matrah) | 100 TL borç |
| 191 İndirilecek KDV | Fişte ayrıca gösterilen KDV | 20 TL borç |
| 195 İş Avansları ya da 320 altında açılmış çalışan hesabı | Çalışana ödenecek ya da avanstan düşülecek toplam | 120 TL alacak |
Karşı hesabı belirleyen soru, harcamanın parasını kimin önceden verdiğidir. Çalışan kendi cebinden ödediyse şirket ona borçlanır ve bu borç, çoğu şirkette 320 altında çalışan adına açılan cari hesapta izlenir. Çalışana önceden iş avansı verildiyse masraf 195 İş Avansları hesabından mahsup edilir.
Hangi gider hesabı seçilir?
Gider hesabı, harcamanın türüne değil, harcamayı yapan birimin işlevine göre seçilir. 7/A seçeneğini kullanan şirketlerde üç hesap en sık kullanılanlardır:
| Harcamayı yapan birim | Gider hesabı | Örnek masraf |
|---|---|---|
| Üretim, servis, saha operasyonu | 740 Hizmet Üretim Maliyeti | Saha teknisyeninin yol ve konaklama masrafı |
| Satış, pazarlama, dağıtım | 760 Pazarlama Satış ve Dağıtım Giderleri | Müşteri ziyareti, fuar malzemesi |
| Yönetim, finans, insan kaynakları | 770 Genel Yönetim Giderleri | Genel müdürlük otoparkı, kırtasiye |
7/B seçeneğini kullanan şirketler aynı masrafı çeşit esasına göre 79x hesaplarına yazar. Hangi seçeneğin kullanıldığı ve alt hesapların (örneğin 770.01 Yol Giderleri) nasıl açıldığı şirketin hesap planına bağlıdır. Burada önemli olan, kategori ile masraf merkezinin birlikte değerlendirilmesidir: aynı yemek fişi, satış ekibinden geliyorsa 760'a, genel müdürlükten geliyorsa 770'e düşer.
Personel masrafının muhasebe kaydı: üç örnek
Örnek 1: Çalışan kendi cebinden ödedi. Muhasebe bölümünden bir çalışan, 120 TL'lik (100 TL + 20 TL KDV) otopark fişi getirdi. Masraf onaylandığında:
| Hesap | Borç | Alacak |
|---|---|---|
| 770 Genel Yönetim Giderleri | 100 | |
| 191 İndirilecek KDV | 20 | |
| 320 Çalışan hesabı (A. Yılmaz) | 120 |
Geri ödeme yapıldığında 320'deki çalışan hesabı borçlandırılır, 102 Bankalar alacaklandırılır (120 TL, örnek). Çalışan hesabı sıfırlanınca işlem kapanmış olur.
Örnek 2: İş avansından yapılan masraf. Satış temsilcisine fuar için 2.000 TL iş avansı verildi (195 borç, 102 alacak). Temsilci 1.440 TL'lik (1.200 TL + 240 TL KDV) fuar malzemesi faturası getirdi ve kalan 560 TL'yi kasaya iade etti:
| Hesap | Borç | Alacak |
|---|---|---|
| 760 Pazarlama Satış ve Dağıtım Giderleri | 1.200 | |
| 191 İndirilecek KDV | 240 | |
| 100 Kasa | 560 | |
| 195 İş Avansları | 2.000 |
Avans, masraftan büyükse fark iade alınır; küçükse fark çalışana ödenir ve bu tutar çalışan hesabında izlenir.
Örnek 3: Belge niteliği taşımayan harcama. Bir çalışan, müşteri ziyaretinde yaptığı 500 TL'lik harcama için yalnızca bilgi fişi getirdi. Bilgi fişi gider belgesi değildir, bu nedenle KDV ayrılmaz ve tutarın tamamı kanunen kabul edilmeyen gider (KKEG) olur:
| Hesap | Borç | Alacak |
|---|---|---|
| 689 Diğer Olağan Dışı Gider ve Zararlar (KKEG) | 500 | |
| 320 Çalışan hesabı | 500 |
Bazı şirketler KKEG'yi ayrıca nazım hesaplarda da izler. Hangi yolu seçtiğiniz, dönem sonunda kurumlar vergisi matrahına eklenecek tutarı kolayca bulabilmenizi sağlamalıdır.
Yasal dayanak
Masraf fişinin kayda girmesi dört kanuna dayanır. Aşağıdaki tablo hangi sorunun hangi maddeye dayandığını özetler:
| Konu | Dayanak | Yürürlük |
|---|---|---|
| Fatura ve fiş gibi belgelerin düzenlenmesi ve saklanması | 213 sayılı Vergi Usul Kanunu (VUK), md. 229–234 ve 253 | 1 Ocak 1961 |
| KDV'nin indirilebilmesi için fatura veya benzeri belgede ayrıca gösterilmesi | 3065 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu, md. 29 ve 34 | 1 Ocak 1985 |
| Kazançtan indirilecek ve indirilemeyecek giderler | 5520 sayılı Kurumlar Vergisi Kanunu, md. 8 ve 11 | 21 Haziran 2006 |
| Binek otomobil giderlerinin %70'ini aşan kısmın gider yazılamaması | 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu, md. 40/5 | Sınır 1 Ocak 2020'den beri (7194 sayılı Kanun) |
Yazar kasa fişindeki KDV'nin indirilip indirilemeyeceği, belge türüne ve tutarına bağlıdır. Binek otomobil giderlerinde ise tutarın %30'u KKEG olur. Oranlar, tutar sınırları ve sizin sektörünüze özel istisnalar değişebilir; kaydı kurmadan önce mali müşavirinizle teyit edin.
Masraf fişini kaydetmeden önce kontrol listesi
Aşağıdaki yedi soru, fişin yanlış hesaba düşmesini ya da ay sonunda geri dönmesini önler:
- Belge fatura, e-Arşiv fatura, yazar kasa fişi mi, yoksa bilgi fişi mi?
- KDV belgede ayrıca gösterilmiş mi, oranı doğru mu?
- Harcamayı yapan birim hangisi, masraf merkezi seçilmiş mi?
- Harcama avanstan mı yapıldı, çalışanın cebinden mi?
- Tutarın bir kısmı ya da tamamı KKEG mi (binek otomobil, belgesiz harcama)?
- Belge tarihi kapanmış bir döneme mi ait?
- Aynı belge daha önce başka bir masrafta kullanılmış mı?
Masraff'ta nasıl işler?
Masraff'ta hesap belirleme, yukarıdaki üç hesap kuralıyla çalışır. Her masraf fişi için gider hesabı, KDV hesabı ve çalışan hesabı ayrı ayrı belirlenir:
- Gider hesabı tablodan hesap belirleme ya da detaylı hesap belirleme yöntemiyle bulunur. Böylece aynı kategori, farklı masraf merkezlerinde farklı 7'li hesaplara düşebilir.
- KDV hesabı KDV hesap belirlemesinden gelir; fişteki KDV tutarı 191'li hesaba ayrılır.
- Çalışan hesabı kullanıcının cari kodu ayarlarından gelir; geri ödeme 195'li ya da 320'li hesaba yazılır.
- KKEG senaryoları tanımlanabilir: araç harcamalarının %30'u ve belge niteliği taşımayan harcamaların tamamı KKEG hesaplarına yönlendirilir.
Kayda girmeden önceki kontrolleri de masraf formu yapar. Gider Politikası Motoru limit ve kategori kurallarını masraf girilirken uygular. Masraf formuna eklenirken mükerrerlik kontrolü aynı masrafın iki kez beyan edilmesini önler, dönem kapama da geçmiş bir döneme giriş yapılmasını engelleyebilir. Avans Talebi & Mahsup ile verilen iş avansı, ilgili masraflarla mahsup edilir. E-faturalar için Fatura QR ile Masraf Oluşturma, belge bilgisini QR kodundan alır. Hazırlanan kayıtlar, 20'den fazla ERP ve muhasebe sistemiyle kurulan entegrasyon üzerinden aktarılır. Ayrıntılar için Masraff masraf yönetimi ve hesap belirleme sayfasına bakabilirsiniz.
Fişin kendisi, geçerliliği ve saklama süresi için masraf fişi nedir yazısını, KKEG'nin vergi etkisi için KKEG muhasebe kaydı yazısını okuyabilirsiniz.
Sıkça sorulan sorular
Personel masraf fişi hangi hesaplarla kaydedilir?
Personel masraf fişi genellikle üç hesapla kaydedilir: KDV hariç tutar 7'li gider hesabına, KDV 191'e, toplam tutar çalışan hesabına (195 ya da 320) yazılır.
Masraf fişi 770'e mi, 760'a mı yazılır?
Masrafı yönetim birimleri yaptıysa 770 Genel Yönetim Giderleri'ne, satış ve pazarlama ekibi yaptıysa 760 Pazarlama Satış ve Dağıtım Giderleri'ne yazılır.
İş avansıyla yapılan masraf nasıl mahsup edilir?
İş avansıyla yapılan masraf, gider ve KDV hesapları borçlandırılıp 195 İş Avansları hesabı alacaklandırılarak mahsup edilir. Artan tutar iade alınır, eksik kalan tutar çalışana ödenir.
Belgesiz masraf muhasebeye nasıl kaydedilir?
Belgesiz ya da bilgi fişine dayanan masraf, KDV ayrılmadan tamamı KKEG olarak kaydedilir. Uygulamada genellikle 689 hesabı kullanılır; şirketinizin yöntemini mali müşavirinizle netleştirin.