Inhaltsverzeichnis
- Wie wird ein Spesenbeleg gebucht?
- Welches Aufwandskonto wird gewählt?
- Buchung von Mitarbeiterspesen: drei Beispiele
- Rechtsgrundlage
- Checkliste vor der Buchung eines Spesenbelegs
- Wie funktioniert das in Masraff?
- Häufig gestellte Fragen
- Mit welchen Konten wird ein Mitarbeiter-Spesenbeleg in der Türkei gebucht?
- Wird ein Spesenbeleg auf 770 oder auf 760 gebucht?
- Wie wird eine Ausgabe aus einem Geschäftsvorschuss verrechnet?
- Wie wird eine Ausgabe ohne Beleg gebucht?
In der Türkei wird aus einem Parkbeleg, den ein Mitarbeiter einreicht, meist ein dreizeiliger Buchungssatz: Aufwand, Vorsteuer und eine Verbindlichkeit gegenüber dem Mitarbeiter. Wer die Regel einmal richtig aufsetzt, bucht jeden Monat gleich; wer es nicht tut, diskutiert denselben Beleg jeden Monat neu. Dieser Beitrag zeigt, wie ein Spesenbeleg nach dem türkischen Einheitskontenrahmen (Tekdüzen Hesap Planı) gebucht wird, mit Beispielen samt Kontonummern: eine vom Mitarbeiter ausgelegte Ausgabe, eine Ausgabe aus einem Geschäftsvorschuss und ein steuerlich nicht abzugsfähiger Posten (KKEG). Alle Beträge in den Tabellen sind Beispiele.
Wie wird ein Spesenbeleg gebucht?
Ein Spesenbeleg wird gebucht, indem der Nettobetrag auf ein Aufwandskonto der Klasse 7, die Umsatzsteuer auf 191 Vorsteuer und der Gesamtbetrag im Haben des Mitarbeiterkontos erfasst wird. Man kann das die „Drei-Konten-Regel“ nennen:
| Konto | Was gebucht wird | Parkbeleg über 120 TL mit 20 % USt (Beispiel) |
|---|---|---|
| Aufwandskonto der Klasse 7 (740, 760, 770 …) | Betrag ohne USt (Bemessungsgrundlage) | 100 TL Soll |
| 191 Vorsteuer (İndirilecek KDV) | Auf dem Beleg gesondert ausgewiesene USt | 20 TL Soll |
| 195 Geschäftsvorschüsse (İş Avansları) oder ein unter 320 eröffnetes Mitarbeiterkonto | Dem Mitarbeiter zu erstattender oder mit dem Vorschuss verrechneter Gesamtbetrag | 120 TL Haben |
Über das Gegenkonto entscheidet die Frage, wer das Geld vorher bereitgestellt hat. Hat der Mitarbeiter aus eigener Tasche bezahlt, schuldet ihm das Unternehmen den Betrag; in den meisten türkischen Unternehmen wird diese Schuld auf einem Personenkonto unter 320 geführt. Hat der Mitarbeiter vorab einen Geschäftsvorschuss erhalten, wird die Ausgabe mit 195 Geschäftsvorschüsse verrechnet.
Welches Aufwandskonto wird gewählt?
Das Aufwandskonto richtet sich nach der Funktion der Einheit, die das Geld ausgegeben hat, nicht nach der Art der Ausgabe. Unternehmen mit der Option 7/A des türkischen Kontenrahmens nutzen am häufigsten drei Konten:
| Einheit, die die Ausgabe verursacht | Aufwandskonto | Beispiel |
|---|---|---|
| Produktion, Service, Außendienst | 740 Kosten der Leistungserstellung | Fahrt- und Hotelkosten eines Servicetechnikers |
| Vertrieb, Marketing, Distribution | 760 Marketing-, Vertriebs- und Distributionsaufwand | Kundenbesuch, Messematerial |
| Verwaltung, Finanzen, Personal | 770 Allgemeiner Verwaltungsaufwand | Parken an der Zentrale, Büromaterial |
Unternehmen mit der Option 7/B buchen dieselbe Ausgabe nach Kostenarten auf die Konten 79x. Welche Option gilt und wie Unterkonten angelegt werden (zum Beispiel 770.01 Reisekosten), hängt vom Kontenplan des Unternehmens ab. Entscheidend ist, dass Kategorie und Kostenstelle zusammen betrachtet werden: Derselbe Bewirtungsbeleg landet auf 760, wenn er vom Vertrieb kommt, und auf 770, wenn er aus der Zentrale kommt.
Buchung von Mitarbeiterspesen: drei Beispiele
Beispiel 1: Der Mitarbeiter hat privat bezahlt. Eine Mitarbeiterin aus der Buchhaltung reicht einen Parkbeleg über 120 TL (100 TL + 20 TL USt) ein. Bei Genehmigung der Ausgabe:
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| 770 Allgemeiner Verwaltungsaufwand | 100 | |
| 191 Vorsteuer | 20 | |
| 320 Mitarbeiterkonto (A. Yılmaz) | 120 |
Bei der Erstattung wird das Mitarbeiterkonto unter 320 belastet und 102 Banken im Haben gebucht (120 TL, Beispiel). Steht das Mitarbeiterkonto wieder auf null, ist der Vorgang abgeschlossen.
Beispiel 2: Ausgabe aus einem Geschäftsvorschuss. Ein Vertriebsmitarbeiter erhielt für eine Messe einen Vorschuss von 2.000 TL (195 Soll, 102 Haben). Er reicht eine Rechnung über Messematerial von 1.440 TL (1.200 TL + 240 TL USt) ein und zahlt die restlichen 560 TL in die Kasse zurück:
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| 760 Marketing-, Vertriebs- und Distributionsaufwand | 1.200 | |
| 191 Vorsteuer | 240 | |
| 100 Kasse | 560 | |
| 195 Geschäftsvorschüsse | 2.000 |
Ist der Vorschuss höher als die Ausgabe, wird die Differenz zurückgefordert; ist er niedriger, wird die Differenz an den Mitarbeiter ausgezahlt und auf dem Mitarbeiterkonto geführt.
Beispiel 3: Ausgabe ohne gültigen Beleg. Ein Mitarbeiter legt für eine Ausgabe von 500 TL bei einem Kundenbesuch nur einen Informationsbeleg (bilgi fişi) vor. Ein Informationsbeleg ist kein gültiger Aufwandsbeleg; daher wird keine Vorsteuer abgezogen, und der gesamte Betrag wird zu einem steuerlich nicht abzugsfähigen Aufwand (KKEG, Kanunen Kabul Edilmeyen Gider):
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| 689 Sonstige außerordentliche Aufwendungen und Verluste (KKEG) | 500 | |
| 320 Mitarbeiterkonto | 500 |
Manche Unternehmen führen KKEG zusätzlich auf Memorandumkonten. Welchen Weg Sie auch wählen: Am Jahresende muss der Betrag, der der Körperschaftsteuer-Bemessungsgrundlage hinzuzurechnen ist, leicht auffindbar sein.
Rechtsgrundlage
In der Türkei stützt sich die Buchung eines Spesenbelegs auf vier Gesetze. Die Tabelle zeigt, welche Frage auf welchem Artikel beruht:
| Thema | Rechtsgrundlage | In Kraft seit |
|---|---|---|
| Ausstellung und Aufbewahrung von Belegen wie Rechnungen und Kassenbons | Steuerverfahrensgesetz Nr. 213 (VUK), Art. 229–234 und 253 | 1. Januar 1961 |
| Vorsteuerabzug nur bei gesondertem Ausweis auf Rechnung oder gleichgestelltem Beleg | Umsatzsteuergesetz Nr. 3065, Art. 29 und 34 | 1. Januar 1985 |
| Abzugsfähige und nicht abzugsfähige Aufwendungen | Körperschaftsteuergesetz Nr. 5520, Art. 8 und 11 | 21. Juni 2006 |
| Der 70 % übersteigende Teil der Pkw-Kosten ist nicht abzugsfähig | Einkommensteuergesetz Nr. 193, Art. 40/5 | Grenze seit 1. Januar 2020 (Gesetz Nr. 7194) |
Ob die Umsatzsteuer auf einem Kassenbon abgezogen werden kann, hängt von Belegart und Betrag ab. Bei Pkw-Kosten werden 30 % des Betrags zu KKEG. Sätze, Schwellenwerte und branchenspezifische Ausnahmen können sich ändern; stimmen Sie die Buchungslogik vor der Einrichtung mit Ihrem Steuerberater (mali müşavir) ab.
Checkliste vor der Buchung eines Spesenbelegs
Diese sieben Fragen verhindern, dass ein Beleg auf dem falschen Konto landet oder am Monatsende zurückkommt:
- Ist der Beleg eine Rechnung, eine e-Archiv-Rechnung, ein Kassenbon oder ein Informationsbeleg?
- Ist die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen und der Satz korrekt?
- Welche Einheit hat die Ausgabe verursacht, ist eine Kostenstelle gewählt?
- Wurde aus einem Vorschuss oder aus eigener Tasche bezahlt?
- Ist ein Teil oder der ganze Betrag KKEG (Pkw, Ausgabe ohne Beleg)?
- Fällt das Belegdatum in eine abgeschlossene Periode?
- Wurde derselbe Beleg bereits für eine andere Ausgabe verwendet?
Wie funktioniert das in Masraff?
In Masraff folgt die Kontenfindung der oben beschriebenen Drei-Konten-Regel. Für jeden Spesenbeleg werden Aufwandskonto, Vorsteuerkonto und Mitarbeiterkonto getrennt bestimmt:
- Das Aufwandskonto wird über eine tabellarische oder eine detaillierte Kontenfindung ermittelt. So kann dieselbe Kategorie je nach Kostenstelle auf unterschiedlichen Konten der Klasse 7 landen.
- Das Vorsteuerkonto stammt aus der USt-Kontenfindung; die Vorsteuer des Belegs wird auf das Konto 191 gebucht.
- Das Mitarbeiterkonto stammt aus den Einstellungen zum Personenkonto des Nutzers; die Erstattung wird auf 195 oder 320 gebucht.
- KKEG-Szenarien lassen sich definieren: 30 % der Fahrzeugkosten und der volle Betrag von Ausgaben ohne gültigen Beleg werden auf KKEG-Konten geleitet.
Die Prüfungen vor der Buchung übernimmt die Spesenabrechnung. Die Expense Policy Engine wendet Limit- und Kategorieregeln schon bei der Erfassung an. Beim Hinzufügen zur Abrechnung verhindert die Duplikatprüfung, dass dieselbe Ausgabe zweimal eingereicht wird, und der Periodenabschluss kann Buchungen in vergangene Perioden sperren. Mit Advance Request & Settlement wird ein Geschäftsvorschuss mit den zugehörigen Ausgaben verrechnet. Bei E-Rechnungen übernimmt die Spesenerfassung per Rechnungs-QR die Belegdaten direkt aus dem QR-Code. Die vorbereiteten Buchungen werden über Integrationen mit mehr als 20 ERP- und Buchhaltungssystemen übertragen. Details finden Sie auf der Seite Masraff Spesenmanagement und Kontenfindung.
Zum Beleg selbst, seiner Gültigkeit und Aufbewahrungsfrist lesen Sie was ein Spesenbeleg ist; zur steuerlichen Wirkung von KKEG den Beitrag zur KKEG-Buchung.
Häufig gestellte Fragen
Mit welchen Konten wird ein Mitarbeiter-Spesenbeleg in der Türkei gebucht?
Ein Mitarbeiter-Spesenbeleg wird meist mit drei Konten gebucht: Nettobetrag auf ein Aufwandskonto der Klasse 7, Vorsteuer auf 191, Gesamtbetrag auf das Mitarbeiterkonto (195 oder 320).
Wird ein Spesenbeleg auf 770 oder auf 760 gebucht?
Hat eine Verwaltungseinheit die Ausgabe verursacht, wird sie auf 770 Allgemeiner Verwaltungsaufwand gebucht; kommt sie vom Vertriebs- und Marketingteam, auf 760 Marketing-, Vertriebs- und Distributionsaufwand.
Wie wird eine Ausgabe aus einem Geschäftsvorschuss verrechnet?
Eine Ausgabe aus einem Geschäftsvorschuss wird verrechnet, indem Aufwands- und Vorsteuerkonto im Soll und 195 Geschäftsvorschüsse im Haben gebucht werden. Ein Überschuss wird zurückgefordert, ein Fehlbetrag an den Mitarbeiter gezahlt.
Wie wird eine Ausgabe ohne Beleg gebucht?
Eine Ausgabe ohne Beleg oder nur mit Informationsbeleg wird ohne Vorsteuerabzug vollständig als KKEG gebucht. In der Praxis wird meist das Konto 689 genutzt; klären Sie die Methode Ihres Unternehmens mit Ihrem Steuerberater.