Sommario
- Come si registra un giustificativo di spesa?
- Quale conto di costo scegliere?
- Scritture delle spese dei dipendenti: tre esempi
- Base normativa
- Checklist prima di registrare un giustificativo
- Come funziona in Masraff?
- Domande frequenti
- Con quali conti si registra la spesa di un dipendente in Turchia?
- Un giustificativo di spesa va sul conto 770 o sul 760?
- Come si chiude una spesa pagata con un anticipo?
- Come si registra una spesa senza documento?
In Turchia, lo scontrino del parcheggio che un dipendente consegna diventa di solito una scrittura di tre righe: costo, IVA e debito verso il dipendente. Se la regola viene impostata bene una volta, funziona allo stesso modo ogni mese; altrimenti lo stesso scontrino viene ridiscusso ogni mese. Questo articolo mostra, con esempi e numeri di conto, come si registra un giustificativo di spesa secondo il piano dei conti uniforme turco (Tekdüzen Hesap Planı): una spesa anticipata dal dipendente, una spesa pagata con un anticipo e un importo non deducibile (KKEG). Tutti gli importi nelle tabelle sono esempi.
Come si registra un giustificativo di spesa?
Un giustificativo di spesa si registra addebitando l'imponibile su un conto di costo della classe 7, l'IVA sul conto 191 IVA detraibile e accreditando il totale sul conto del dipendente. Possiamo chiamarla «regola dei tre conti»:
| Conto | Cosa si registra | Scontrino di parcheggio da 120 TL con IVA al 20 % (esempio) |
|---|---|---|
| Conto di costo della classe 7 (740, 760, 770 …) | Importo senza IVA (imponibile) | 100 TL dare |
| 191 IVA detraibile (İndirilecek KDV) | IVA indicata separatamente sullo scontrino | 20 TL dare |
| 195 Anticipi spese (İş Avansları) o conto del dipendente aperto sotto il 320 | Totale da rimborsare al dipendente o da scalare dall'anticipo | 120 TL avere |
Il conto in avere dipende da chi ha anticipato il denaro. Se il dipendente ha pagato di tasca propria, l'azienda gli deve l'importo; nella maggior parte delle aziende turche questo debito si segue su un conto intestato al dipendente sotto il gruppo 320. Se il dipendente ha ricevuto prima un anticipo, la spesa viene chiusa sul conto 195.
Quale conto di costo scegliere?
Il conto di costo si sceglie in base alla funzione dell'unità che ha speso, non al tipo di spesa. Le aziende che applicano l'opzione 7/A del piano turco usano soprattutto tre conti:
| Unità che ha sostenuto la spesa | Conto di costo | Esempio |
|---|---|---|
| Produzione, assistenza, operazioni sul campo | 740 Costi di produzione dei servizi | Viaggio e hotel di un tecnico sul campo |
| Vendite, marketing, distribuzione | 760 Spese di marketing, vendita e distribuzione | Visita a un cliente, materiale per fiera |
| Direzione, finanza, risorse umane | 770 Spese generali amministrative | Parcheggio della sede, cancelleria |
Le aziende che applicano l'opzione 7/B registrano la stessa spesa per natura nei conti 79x. Quale opzione si usa e come si aprono i sottoconti (per esempio 770.01 Spese di viaggio) dipende dal piano dei conti dell'azienda. L'importante è leggere insieme categoria e centro di costo: lo stesso scontrino del ristorante va al 760 se arriva dal team commerciale e al 770 se arriva dalla sede.
Scritture delle spese dei dipendenti: tre esempi
Esempio 1: il dipendente ha pagato di tasca propria. Una dipendente dell'amministrazione consegna uno scontrino di parcheggio da 120 TL (100 TL + 20 TL di IVA). All'approvazione della spesa:
| Conto | Dare | Avere |
|---|---|---|
| 770 Spese generali amministrative | 100 | |
| 191 IVA detraibile | 20 | |
| 320 Conto dipendente (A. Yılmaz) | 120 |
Al pagamento del rimborso si addebita il conto del dipendente sotto il 320 e si accredita il 102 Banche (120 TL, esempio). Quando il conto del dipendente torna a zero, l'operazione è chiusa.
Esempio 2: spesa pagata con un anticipo. Un commerciale ha ricevuto un anticipo di 2.000 TL per una fiera (195 dare, 102 avere). Consegna una fattura per materiale da fiera di 1.440 TL (1.200 TL + 240 TL di IVA) e restituisce in cassa i 560 TL rimasti:
| Conto | Dare | Avere |
|---|---|---|
| 760 Spese di marketing, vendita e distribuzione | 1.200 | |
| 191 IVA detraibile | 240 | |
| 100 Cassa | 560 | |
| 195 Anticipi spese | 2.000 |
Se l'anticipo supera la spesa, la differenza viene recuperata; se è inferiore, la differenza viene pagata al dipendente e seguita sul suo conto.
Esempio 3: spesa senza documento valido. Un dipendente consegna solo uno scontrino informativo (bilgi fişi) per una spesa di 500 TL durante una visita a un cliente. Lo scontrino informativo non è un documento di spesa valido: l'IVA non si scorpora e l'intero importo diventa costo non deducibile (KKEG, Kanunen Kabul Edilmeyen Gider):
| Conto | Dare | Avere |
|---|---|---|
| 689 Altri oneri e perdite straordinari (KKEG) | 500 | |
| 320 Conto dipendente | 500 |
Alcune aziende seguono il KKEG anche nei conti d'ordine. Qualunque strada scegliate, a fine esercizio l'importo da riprendere a tassazione nella base dell'imposta sulle società deve essere facile da trovare.
Base normativa
In Turchia la registrazione di un giustificativo di spesa si basa su quattro leggi. La tabella indica su quale articolo si basa ciascuna questione:
| Questione | Base normativa | In vigore dal |
|---|---|---|
| Emissione e conservazione di documenti come fatture e scontrini | Legge n. 213 sulla procedura tributaria (VUK), artt. 229–234 e 253 | 1° gennaio 1961 |
| L'IVA è detraibile solo se indicata separatamente in fattura o documento equivalente | Legge n. 3065 sull'IVA, artt. 29 e 34 | 1° gennaio 1985 |
| Costi deducibili e non deducibili | Legge n. 5520 sull'imposta sulle società, artt. 8 e 11 | 21 giugno 2006 |
| La quota dei costi delle autovetture oltre il 70 % non è deducibile | Legge n. 193 sull'imposta sul reddito, art. 40/5 | Limite in vigore dal 1° gennaio 2020 (legge n. 7194) |
La detraibilità dell'IVA di uno scontrino di cassa dipende dal tipo di documento e dall'importo. Per i costi delle autovetture, il 30 % dell'importo diventa KKEG. Aliquote, soglie ed eccezioni di settore possono cambiare; verificate l'impostazione con il vostro commercialista (mali müşavir) prima di adottarla.
Checklist prima di registrare un giustificativo
Queste sette domande evitano che un giustificativo finisca sul conto sbagliato o torni indietro a fine mese:
- Il documento è una fattura, una fattura e-Archivio (e-Arşiv), uno scontrino di cassa o uno scontrino informativo?
- L'IVA è indicata separatamente e l'aliquota è corretta?
- Quale unità ha sostenuto la spesa, è stato scelto il centro di costo?
- La spesa è stata pagata con un anticipo o di tasca del dipendente?
- Una parte o tutto l'importo è KKEG (autovettura, spesa senza documento)?
- La data del documento cade in un periodo chiuso?
- Lo stesso documento è già stato usato per un'altra spesa?
Come funziona in Masraff?
In Masraff la determinazione dei conti segue la regola dei tre conti descritta sopra. Per ogni giustificativo si determinano separatamente il conto di costo, il conto IVA e il conto del dipendente:
- Il conto di costo si ottiene con la determinazione dei conti da tabella o con la determinazione dettagliata, così la stessa categoria può andare su conti diversi della classe 7 a seconda del centro di costo.
- Il conto IVA deriva dalla determinazione dei conti IVA; l'IVA del giustificativo viene separata sul conto 191.
- Il conto del dipendente deriva dalle impostazioni del codice conto dell'utente; il rimborso viene registrato sul 195 o sul 320.
- Si possono definire scenari KKEG: il 30 % dei costi dei veicoli e l'intero importo delle spese senza documento valido vengono indirizzati ai conti KKEG.
I controlli prima della scrittura li fa la nota spese. Il motore delle policy di spesa (Expense Policy Engine) applica regole di limite e di categoria già all'inserimento della spesa. Quando una spesa viene aggiunta alla nota, il controllo dei duplicati impedisce di dichiararla due volte e la chiusura del periodo può bloccare l'inserimento in un periodo passato. Con Richiesta e compensazione anticipi, l'anticipo viene chiuso con le spese collegate. Per le fatture elettroniche, la creazione della spesa dal QR della fattura prende i dati direttamente dal codice QR. Le scritture preparate vengono trasferite tramite integrazioni con oltre 20 ERP e sistemi contabili. Per i dettagli, vedete la pagina gestione note spese e determinazione dei conti in Masraff.
Sul giustificativo, la sua validità e i tempi di conservazione leggete la guida al giustificativo di spesa; sull'effetto fiscale del KKEG, l'articolo sulla registrazione delle spese non deducibili.
Domande frequenti
Con quali conti si registra la spesa di un dipendente in Turchia?
Il giustificativo di spesa di un dipendente si registra di solito con tre conti: imponibile su un conto di costo della classe 7, IVA sul 191, totale sul conto del dipendente (195 o 320).
Un giustificativo di spesa va sul conto 770 o sul 760?
Se la spesa è stata sostenuta da un'unità di direzione va sul 770 Spese generali amministrative; se l'ha sostenuta il team vendite e marketing, sul 760 Spese di marketing, vendita e distribuzione.
Come si chiude una spesa pagata con un anticipo?
Una spesa pagata con un anticipo si chiude addebitando i conti di costo e IVA e accreditando il 195 Anticipi spese. L'eccedenza viene recuperata, la differenza mancante viene pagata al dipendente.
Come si registra una spesa senza documento?
Una spesa senza documento, o supportata solo da uno scontrino informativo, si registra interamente come KKEG senza scorporare l'IVA. Nella pratica si usa di solito il conto 689; concordate il metodo della vostra azienda con il commercialista.