Cuprins
- Cum se înregistrează un document de cheltuieli?
- Ce cont de cheltuieli se alege?
- Înregistrarea cheltuielilor angajaților: trei exemple
- Baza legală
- Listă de verificare înainte de înregistrarea documentului
- Cum funcționează în Masraff?
- Întrebări frecvente
- Cu ce conturi se înregistrează cheltuiala unui angajat în Turcia?
- Documentul de cheltuieli merge în contul 770 sau 760?
- Cum se decontează o cheltuială plătită dintr-un avans?
- Cum se înregistrează o cheltuială fără document?
În Turcia, bonul de parcare adus de un angajat devine de obicei o înregistrare contabilă pe trei rânduri: cheltuială, TVA și o datorie față de angajat. Dacă regula este configurată corect o singură dată, funcționează la fel în fiecare lună; dacă nu, același bon este discutat din nou lună de lună. Acest articol arată, cu exemple și numere de cont, cum se înregistrează un document de cheltuieli conform planului de conturi unitar din Turcia (Tekdüzen Hesap Planı): o cheltuială plătită de angajat din banii proprii, o cheltuială plătită dintr-un avans și o sumă nedeductibilă (KKEG). Toate sumele din tabele sunt exemple.
Cum se înregistrează un document de cheltuieli?
Un document de cheltuieli se înregistrează debitând baza impozabilă într-un cont de cheltuieli din clasa 7, TVA în contul 191 TVA deductibilă și creditând totalul în contul angajatului. O putem numi „regula celor trei conturi”:
| Cont | Ce se înregistrează | Bon de parcare de 120 TL cu TVA 20 % (exemplu) |
|---|---|---|
| Cont de cheltuieli din clasa 7 (740, 760, 770 …) | Suma fără TVA (baza impozabilă) | 100 TL debit |
| 191 TVA deductibilă (İndirilecek KDV) | TVA evidențiată separat pe bon | 20 TL debit |
| 195 Avansuri de trezorerie (İş Avansları) sau un cont al angajatului deschis în grupa 320 | Total de rambursat angajatului sau de decontat din avans | 120 TL credit |
Contul creditat depinde de cine a dat banii mai întâi. Dacă angajatul a plătit din buzunar, firma îi datorează suma; în majoritatea firmelor din Turcia această datorie se urmărește într-un cont curent pe numele angajatului, în grupa 320. Dacă angajatul a primit în prealabil un avans, cheltuiala se decontează din contul 195.
Ce cont de cheltuieli se alege?
Contul de cheltuieli se alege după funcția unității care a cheltuit banii, nu după tipul cheltuielii. Firmele care aplică opțiunea 7/A a planului turc folosesc cel mai des trei conturi:
| Unitatea care a făcut cheltuiala | Cont de cheltuieli | Exemplu |
|---|---|---|
| Producție, service, operațiuni pe teren | 740 Costuri de producție a serviciilor | Transport și hotel pentru un tehnician de teren |
| Vânzări, marketing, distribuție | 760 Cheltuieli de marketing, vânzare și distribuție | Vizită la client, materiale pentru târg |
| Conducere, finanțe, resurse umane | 770 Cheltuieli generale de administrație | Parcare la sediu, papetărie |
Firmele care aplică opțiunea 7/B înregistrează aceeași cheltuială după natură în conturile 79x. Ce opțiune se aplică și cum se deschid conturile analitice (de exemplu 770.01 Cheltuieli de deplasare) depinde de planul de conturi al firmei. Important este ca categoria și centrul de cost să fie citite împreună: același bon de restaurant ajunge în 760 dacă vine de la echipa de vânzări și în 770 dacă vine de la sediu.
Înregistrarea cheltuielilor angajaților: trei exemple
Exemplul 1: angajatul a plătit din banii proprii. O angajată din contabilitate aduce un bon de parcare de 120 TL (100 TL + 20 TL TVA). La aprobarea cheltuielii:
| Cont | Debit | Credit |
|---|---|---|
| 770 Cheltuieli generale de administrație | 100 | |
| 191 TVA deductibilă | 20 | |
| 320 Contul angajatului (A. Yılmaz) | 120 |
La plata rambursării se debitează contul angajatului din grupa 320 și se creditează 102 Bănci (120 TL, exemplu). Când soldul angajatului ajunge la zero, operațiunea este închisă.
Exemplul 2: cheltuială plătită dintr-un avans. Un agent de vânzări a primit un avans de 2.000 TL pentru un târg (195 debit, 102 credit). El aduce o factură pentru materiale de târg de 1.440 TL (1.200 TL + 240 TL TVA) și returnează în casierie cei 560 TL rămași:
| Cont | Debit | Credit |
|---|---|---|
| 760 Cheltuieli de marketing, vânzare și distribuție | 1.200 | |
| 191 TVA deductibilă | 240 | |
| 100 Casa | 560 | |
| 195 Avansuri de trezorerie | 2.000 |
Dacă avansul depășește cheltuiala, diferența se recuperează; dacă este mai mic, diferența se plătește angajatului și se urmărește în contul lui.
Exemplul 3: cheltuială fără document valabil. Un angajat aduce doar un bon informativ (bilgi fişi) pentru o cheltuială de 500 TL făcută la o vizită la client. Bonul informativ nu este un document justificativ valabil, deci TVA nu se separă, iar întreaga sumă devine cheltuială nedeductibilă (KKEG, Kanunen Kabul Edilmeyen Gider):
| Cont | Debit | Credit |
|---|---|---|
| 689 Alte cheltuieli și pierderi extraordinare (KKEG) | 500 | |
| 320 Contul angajatului | 500 |
Unele firme urmăresc KKEG și în conturi în afara bilanțului. Indiferent de metodă, la sfârșitul anului suma care trebuie adăugată la baza impozitului pe profit trebuie găsită ușor.
Baza legală
În Turcia, înregistrarea unui document de cheltuieli se bazează pe patru legi. Tabelul arată pe ce articol se sprijină fiecare întrebare:
| Întrebare | Baza legală | În vigoare din |
|---|---|---|
| Emiterea și păstrarea documentelor precum facturi și bonuri | Legea nr. 213 privind procedura fiscală (VUK), art. 229–234 și 253 | 1 ianuarie 1961 |
| TVA este deductibilă doar dacă apare separat pe factură sau pe un document echivalent | Legea TVA nr. 3065, art. 29 și 34 | 1 ianuarie 1985 |
| Cheltuieli deductibile și nedeductibile | Legea nr. 5520 privind impozitul pe profit, art. 8 și 11 | 21 iunie 2006 |
| Partea din cheltuielile cu autoturisme care depășește 70 % nu este deductibilă | Legea nr. 193 privind impozitul pe venit, art. 40/5 | Limită în vigoare din 1 ianuarie 2020 (Legea nr. 7194) |
Deductibilitatea TVA de pe un bon de casă depinde de tipul documentului și de sumă. La cheltuielile cu autoturisme, 30 % din sumă devine KKEG. Cotele, pragurile și excepțiile specifice sectorului se pot schimba; confirmați configurarea cu consultantul dumneavoastră financiar (mali müşavir) înainte de a o implementa.
Listă de verificare înainte de înregistrarea documentului
Aceste șapte întrebări împiedică un document să ajungă în contul greșit sau să fie returnat la sfârșit de lună:
- Documentul este factură, factură e-Arhivă (e-Arşiv), bon de casă sau bon informativ?
- TVA este evidențiată separat și cota este corectă?
- Ce unitate a făcut cheltuiala și a fost ales centrul de cost?
- Cheltuiala a fost plătită din avans sau din buzunarul angajatului?
- O parte sau întreaga sumă este KKEG (autoturism, cheltuială fără document)?
- Data documentului cade într-o perioadă închisă?
- Același document a mai fost folosit pentru altă cheltuială?
Cum funcționează în Masraff?
În Masraff, determinarea conturilor urmează regula celor trei conturi de mai sus. Pentru fiecare document se determină separat contul de cheltuieli, contul de TVA și contul angajatului:
- Contul de cheltuieli se obține prin determinare pe bază de tabel sau prin determinare detaliată, astfel încât aceeași categorie poate ajunge în conturi diferite din clasa 7 pentru centre de cost diferite.
- Contul de TVA provine din determinarea conturilor de TVA; TVA de pe document se separă în contul 191.
- Contul angajatului provine din setările codului de cont curent al utilizatorului; rambursarea se înregistrează în 195 sau 320.
- Se pot defini scenarii KKEG: 30 % din cheltuielile cu vehicule și întreaga sumă a cheltuielilor fără document valabil sunt direcționate către conturi KKEG.
Verificările dinaintea înregistrării le face raportul de cheltuieli. Motorul de politici de cheltuieli (Expense Policy Engine) aplică reguli de limită și de categorie încă de la introducerea cheltuielii. La adăugarea unei cheltuieli în raport, verificarea duplicatelor împiedică declararea de două ori a aceleiași cheltuieli, iar închiderea perioadei poate bloca introducerea într-o perioadă trecută. Cu Cerere de avans și decontare, avansul se decontează cu cheltuielile aferente. Pentru facturile electronice, crearea cheltuielii din codul QR al facturii preia datele documentului direct din codul QR. Înregistrările pregătite sunt transferate prin integrări cu peste 20 de sisteme ERP și de contabilitate. Detalii găsiți pe pagina gestionarea cheltuielilor și determinarea conturilor în Masraff.
Despre documentul în sine, valabilitatea și termenul de păstrare citiți ce este bonul de cheltuieli; despre efectul fiscal al KKEG, articolul despre înregistrarea KKEG.
Întrebări frecvente
Cu ce conturi se înregistrează cheltuiala unui angajat în Turcia?
Documentul de cheltuieli al unui angajat se înregistrează de obicei cu trei conturi: baza într-un cont de cheltuieli din clasa 7, TVA în 191 și totalul în contul angajatului (195 sau 320).
Documentul de cheltuieli merge în contul 770 sau 760?
Dacă cheltuiala a fost făcută de o unitate de conducere, merge în 770 Cheltuieli generale de administrație; dacă a făcut-o echipa de vânzări și marketing, în 760 Cheltuieli de marketing, vânzare și distribuție.
Cum se decontează o cheltuială plătită dintr-un avans?
O cheltuială plătită dintr-un avans se decontează debitând conturile de cheltuieli și TVA și creditând 195 Avansuri de trezorerie. Surplusul se recuperează, iar diferența lipsă se plătește angajatului.
Cum se înregistrează o cheltuială fără document?
O cheltuială fără document, sau susținută doar de un bon informativ, se înregistrează integral ca KKEG, fără separarea TVA. În practică se folosește de obicei contul 689; stabiliți metoda firmei cu consultantul financiar.