Masraff pour le secteur de l'éducation

Vous pouvez définir un budget distinct pour chaque département. Les consommables de laboratoire de la faculté d'ingénierie, la ligne « événements » de la faculté de sciences sociales, l'enveloppe de travail de terrain des sciences de la santé — chacun sur une ligne distincte, avec sa propre limite. Le chef de département voit depuis sa propre page le budget qui lui reste et la ligne qui s'épuise ; lorsqu'une demande risque de dépasser le budget, le système alerte et la transmet au décanat, accompagnée de la justification du dépassement. En fin d'année, le rapport « qui a dépensé quoi » n'a pas à être compilé manuellement : il est déjà prêt.

La participation à des colloques nationaux et internationaux, la recherche de terrain, les déplacements liés à un congé sabbatique et les visites d'orateurs invités sont définis dans des catégories distinctes. La source de financement de chaque déplacement est déterminée dès le départ : subvention de recherche, enveloppe de développement académique de l'université, fonds de dons, revenus du fonds de roulement, budget de la fondation. Lorsque l'enseignant-chercheur demande une avance, celle-ci est également imputée à la même source ; à son retour, les justificatifs sont téléversés et le solde restant se clôture automatiquement. Plus besoin, trois mois plus tard, de fouiller dans les dossiers pour savoir « sur quelle enveloppe ce déplacement a été payé ».

Le coût d'un colloque ou d'un atelier est regroupé sous une seule ligne : du billet d'avion de l'orateur invité au budget de réception, de la location de salle au travail de conception et d'impression. Un code d'événement est ouvert ; toutes les dépenses concernées y sont imputées. Une fois l'événement terminé, la question « combien cela a-t-il coûté » trouve sa réponse en cinq minutes et alimente directement le rapport annuel d'activité académique. Si plusieurs départements contribuent à l'événement, les frais centraux sont répartis entre eux selon des proportions définies à l'avance.

Le flux d'approbation est construit selon la structure de l'institution. La demande de consommables d'un assistant de recherche : secrétariat du département → chef de département → vice-doyen → service financier. Les frais de représentation du doyen : vice-recteur → secrétaire général → expert-comptable. Dans les universités de fondation, les postes nécessitant l'aval du conseil d'administration peuvent être placés à un échelon distinct. Chaque approbateur voit depuis son téléphone les demandes en attente de sa décision et les valide — la chaîne d'approbation ne se bloque pas : en cas d'absence, les demandes sont automatiquement déléguées à un collègue.

Tout au long de l'année, vous disposez en permanence des données suivantes : combien a été dépensé sur chaque source de financement, quel département dispose encore de budget, et combien a coûté chaque événement. Remettre à un donateur un rapport « votre fonds de dons a été dépensé sur les postes suivants », préparer une présentation pour la commission du fonds de roulement, extraire des chiffres pour un audit réglementaire — tout cela s'obtient en un clic depuis le menu des rapports. Chaque mouvement dispose d'une piste d'audit traçable : qui a fait la demande, qui l'a approuvée, quel document a été téléversé, quand il est arrivé en comptabilité. Les universités de fondation n'ont plus besoin de constituer un dossier séparé pour leur audit annuel.

Une démo de 30 minutes suffit pour présenter Masraff à votre institution. Partagez-nous votre structure de départements, vos sources de financement et votre hiérarchie d'approbation, et nous configurerons le système à la mesure de votre établissement.