Solutions
Coût par trajet, rapprochement des cartes carburant BP, OPET et Shell, multidevise et intégration ERP : gérer les dépenses du transport et de la flotte.
La liste des dépenses dans l'application Masraff. Les personnes, entreprises et montants sont des données fictives.
Pour les entreprises de logistique, de transport, de fret et de gestion de flotte, la gestion des dépenses logistiques est un indicateur de performance aussi concret que la rentabilité d'un trajet. Le carburant, l'entretien, l'assurance, les frais de douane, les indemnités de route des conducteurs, les paiements sur le terrain et les frais de péage circulent sans contrôle, du téléphone du chauffeur jusqu'au coût du trajet dans l'ERP. Masraff réunit le suivi des dépenses de flotte, le rapprochement des cartes carburant, le coût par trajet et les dépenses de transport international sur une seule plateforme : elle supprime la circulation de papier entre le terrain et le bureau et rend le coût d'un trajet visible en temps réel.
Itinéraire du trajet
Pendant le trajet, les chauffeurs scannent les reçus depuis leur téléphone ; la localisation GPS est jointe automatiquement. Le numéro de trajet, la plaque du véhicule et la ventilation par client sont transférés automatiquement à l'ERP en tant que coût de trajet.
Rapprochement de carte carburant
Les lignes de relevé sont automatiquement rapprochées par date, montant et identifiant de carte ; celles qui ne correspondent pas génèrent automatiquement une dépense et le conducteur reçoit une notification de document manquant. La consommation par trajet et par conducteur est transférée vers l'ERP.
Multidevises
Reçus du courtier en douane, frais de déclaration de transit et carburant international ; répartis par catégorie fiscale selon le pays et ajoutés au coût du trajet.
Essai Gratuit
Aucune carte de crédit n'est nécessaire !
Capacités
Les conducteurs scannent les reçus de carburant depuis leur téléphone, la localisation GPS est automatique. Des rapports de carburant total, d'entretien et d'assurance par flotte sont générés.
Catégorise automatiquement les dépenses multidevises, les taxes et frais de douane par pays. Le coût est suivi par trajet.
Intégration des cartes carburant BP, OPET, Shell. La consommation de carburant par trajet et par chauffeur est automatiquement transférée à l'ERP.
Pendant leurs trajets, les conducteurs numérisent depuis leur téléphone les reçus de carburant, les tickets de péage et les justificatifs d'indemnité ; la géolocalisation GPS est automatiquement rattachée au reçu et la photo est enregistrée avec un horodatage. L'Assistant Masraff lit le montant, la TVA, la date et le nom du commerçant directement sur le reçu ; en quelques minutes, le conducteur l'ajoute au formulaire de trajet. Les justificatifs capturés hors ligne sont chargés automatiquement dès le retour du signal ; la comptabilité centrale ne travaille plus sur des échanges d'e-mails de fin de mois, mais sur des données prêtes dès la clôture du trajet.
Les relevés des cartes carburant BP, OPET et Shell sont importés dans Masraff ; le système rapproche automatiquement chaque ligne du relevé avec les dépenses enregistrées dans Masraff, en fonction de la date, du montant et de l'identifiant de la carte. Pour les lignes non rapprochées, une dépense est créée automatiquement et une notification de justificatif manquant est envoyée au conducteur. La consommation de carburant par trajet et par conducteur est analysée par véhicule, par ligne et par client, puis transférée automatiquement à l'ERP en tant que coût de trajet. Le responsable de flotte obtient la réponse à la question « quel conducteur, sur quel véhicule, sur quel trajet, a consommé combien » non pas en fin de journée, mais dès la clôture du trajet.
Dans le transport international, la chaîne du froid et les opérations de transit, la gestion multidevise et la fiscalité par pays constituent le point de contrôle le plus critique. Masraff convertit automatiquement les devises entre l'EUR, l'USD, la GBP, le SAR, l'AED et la TRY ; le carburant payé par le conducteur en Bulgarie, un péage d'autoroute en Allemagne ou des frais de douane en Arabie saoudite sont ventilés selon la catégorie fiscale propre à chaque pays et ajoutés au coût du trajet. Les reçus des commissionnaires en douane, les frais de déclaration de transit et les assurances internationales sont suivis de bout en bout sur la fiche de coût par trajet.
Le directeur financier d'une entreprise de logistique a besoin d'un seul tableau de bord : carburant, entretien et assurance totaux par véhicule ; écarts d'indemnités et de reçus par conducteur ; résultat par trajet ; coût de transport par client. Le moteur de reporting de Masraff fournit ces ventilations clés en main ; les infractions aux règles (par exemple dépassement de la limite quotidienne de carburant, recours à une station hors réseau, indemnités en double) sont listées sur un seul écran et exportées vers Excel. Le responsable de flotte suit les périodes d'entretien, les renouvellements d'assurance et l'amortissement par véhicule ; la rentabilité des trajets s'interroge selon la matrice client × ligne × véhicule.
Le moteur comptable de Masraff transfère les coûts de trajet directement vers les comptes comptables de l'ERP et vers les centres de coûts par trajet, grâce aux intégrations SAP, Oracle, Logo, Mikro, Luca, Orka et e-Facture / e-Archive de l'administration fiscale. Les scénarios de charges non déductibles (la règle des 30 % de charges non déductibles sur les dépenses liées aux véhicules, les dépenses sans justificatif valable) sont gérés à l'aide de modèles prêts à l'emploi pour Logo, SAP et Oracle ; les fonctions de retenue de TVA et de ventilation détaillée de la TVA fonctionnent conformément à la réglementation locale. Un pont de données est établi via des champs personnalisés avec les systèmes de gestion du transport (TMS), les logiciels de planification des trajets et de maintenance de flotte utilisés par les entreprises de logistique ; chaque fois qu'un trajet est ouvert dans Masraff, le numéro de trajet et les informations client correspondants y sont automatiquement repris.
Planifiez une démo pour clôturer vos dépenses de flotte dès la clôture du trajet.
FAQ
Masraff s'intègre aux relevés de cartes carburant professionnelles BP, OPET et Shell. Lors du chargement d'un relevé Excel, chaque ligne est automatiquement rapprochée des dépenses dans Masraff par date, montant et identifiant de carte ; pour les lignes non rapprochées, une dépense automatique est créée et une notification de justificatif manquant est envoyée au chauffeur. Grâce à la fonction de mappage de champs flexible, différents formats de relevé peuvent également être intégrés au système.
À chaque saisie de dépense, le numéro de trajet, la plaque du véhicule, le client et les informations d'itinéraire sont capturés via des champs supplémentaires. Les postes carburant, autoroute, indemnités, douane et assurance sont rapportés selon ces répartitions ; à la clôture du trajet, le coût total, le résultat et la matrice de rentabilité client × itinéraire × véhicule sont disponibles. Le coût du trajet est transféré automatiquement à l'ERP.
Masraff prend en charge plusieurs devises, dont EUR, USD, GBP, SAR, AED et TRY ; les conversions de devises sont automatiques. Les reçus du courtier en douane, les frais de déclaration de transit et le carburant par pays sont ajoutés au coût du trajet selon la catégorie fiscale et le taux de change du pays concerné. Pour la Turquie, les fonctionnalités KDV Tevkifat et Detaylı KDV Belirleme fonctionnent conformément à la réglementation locale.
Le chauffeur ouvre un formulaire d'avance avant le trajet ; après approbation du chef de dépôt et des opérations, l'enregistrement de l'avance est créé. Les dépenses d'indemnités, de repas et d'hébergement effectuées pendant le trajet sont saisies comme reçu depuis le téléphone ; à la fin du trajet, le solde de l'avance est automatiquement compensé. Grâce au suivi du solde en temps réel, il n'y a ni surpaiement ni avance ouverte ; les plafonds journaliers d'indemnités sont contrôlés par le moteur de règles.
Les dépenses récurrentes telles que l'entretien, l'assurance, la taxe véhicule et le contrôle technique sont capturées via des champs supplémentaires du véhicule et des règles par catégorie. Les rapports de carburant, d'entretien et d'assurance à l'échelle de la flotte sont obtenus par ventilation par plaque d'immatriculation ; le moteur de règles alerte en cas de dépassement de plafond, d'écart de catégorie et de saisies en double. Le suivi des échéances s'effectue via des champs supplémentaires et des rapports.
Les connecteurs ERP prêts à l'emploi de Masraff pour Logo, Mikro, Luca, Orka, SAP (ByDesign / S/4HANA Cloud / Business One) et Oracle Fusion sont opérationnels. Dans une mise en œuvre standard, le mappage du plan comptable, le centre de coûts par trajet, les scénarios KKEG et le mappage KDV sont mis en service en moyenne en 2 à 4 semaines. Les flux GİB e-Fatura / e-Arşiv font partie du même package d'intégration ; les ponts TMS personnalisés sont configurés via des champs supplémentaires.
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