Gestion des avances

1. Demande : Le collaborateur saisit dans le formulaire le montant, la devise, le type d'avance et la justification.
2. Approbation : Le formulaire suit le circuit d'approbation défini pour ce type d'avance. Les responsables approuvent la demande depuis leur mobile.
3. Transfert : L'avance approuvée est transférée à la comptabilité et à l'ERP.
4. Régularisation : À mesure que le collaborateur ajoute au formulaire de dépenses les achats réglés avec l'avance, ils sont déduits du solde de l'avance.
5. Clôture : Les soldes ouverts sont visibles par personne et par type d'avance ; la comptabilité suit depuis un seul écran les avances qui ne sont pas encore clôturées.

Vous pouvez définir des sous-types d'avance avec les appellations utilisées dans votre entreprise, par exemple Nationale, Internationale et Avance professionnelle. Chaque sous-type dispose de son propre compte comptable, de son propre circuit d'approbation et de sa propre politique de dépenses. Les soldes sont également suivis séparément pour chaque sous-type. Ainsi, les règles d'approbation d'une avance pour un voyage à l'étranger sont gérées indépendamment de celles d'une avance professionnelle nationale.

Un formulaire de voyage peut être ouvert avec ou sans avance. Pour un voyage avec avance, l'avance accordée pour le voyage et les dépenses saisies pendant ce voyage sont réunies dans le même dossier. Ainsi, à la clôture du voyage, on sait clairement quelle part de l'avance a été dépensée et quelle part reste ouverte.

Les écritures d'avance et de régularisation sont transférées vers votre système comptable via l'intégration ERP. Masraff s'intègre avec plus de 20 ERP, dont SAP, Oracle, Logo, Mikro et Netsis. En fin de mois, au lieu de rapprocher manuellement les comptes d'avances, il vous suffit de contrôler le solde dans le système.