İçindekiler
- SAP'de masraf yeri neyi gösterir?
- SAP'de masraf yeri nasıl görüntülenir?
- Masraf yeri ile Tekdüzen hesap kodu nasıl eşleşir?
- Masraf yeri eşleştirmesinde hangi hatalar sık görülür?
- Masraff'ta nasıl işler?
- Sıkça sorulan sorular
- SAP'de masraf yeri hangi işlem koduyla görüntülenir?
- Masraf yeri ile maliyet merkezi aynı şey mi?
- Bir masraf birden fazla masraf yerine nasıl dağıtılır?
- Masraf yeri Tekdüzen Hesap Planı'nda hangi hesaba bağlanır?
SAP kullanan bir şirkette çalışan masrafı, doğru masraf yerine yazılmadıkça gerçekten kapanmış sayılmaz. Fiş onaylanır, tutar ödenir; ama gider yanlış departmanın masraf yerine düşerse bütçe raporu, departman karlılığı ve ay sonu mutabakatı bozulur. Bu yazı, finans ve muhasebe ekipleri için SAP'de masraf yerinin nasıl görüntülendiğini, bir masrafın hangi kurallarla masraf yerine ve Tekdüzen Hesap Planı'ndaki gider hesabına bağlandığını ve eşleştirmede en sık yapılan hataları anlatıyor.
SAP'de masraf yeri neyi gösterir?
SAP'de masraf yeri, giderin şirket içinde hangi birimde oluştuğunu gösteren maliyet muhasebesi (CO) nesnesidir. İngilizce arayüzde "cost center" olarak geçer.
Gider hesabı "ne harcandı" sorusunu, masraf yeri ise "nerede harcandı" sorusunu yanıtlar. Örneğin aynı otopark fişi satış ekibinden gelirse satış masraf yerine, genel müdürlükten gelirse yönetim masraf yerine yazılır. Masraf yerleri bir kontrol alanına (controlling area) bağlıdır; bir şirket koduna, çoğu kurulumda bir kâr merkezine atanır ve belirli bir tarih aralığında geçerlidir.
SAP'de bir gider hesabına kayıt atıldığında sistem genellikle bir hesap tayini nesnesi ister: masraf yeri, iç sipariş ya da proje (WBS) öğesi. Bu yüzden çalışan masrafları SAP'ye aktarılırken masraf yeri bilgisi eksik gelirse kayıt ya reddedilir ya da varsayılan bir masraf yerine düşer.
SAP'de masraf yeri nasıl görüntülenir?
SAP'de tek bir masraf yeri KS03 işlem koduyla görüntülenir; birden fazla masraf yerini listelemek için KS13 raporu kullanılır.
SAP GUI ve S/4HANA'da sık kullanılan işlem kodları şunlardır (kaynak: SAP Help Portal, Cost Center Accounting dokümantasyonu):
| İşlem kodu | Ne işe yarar? |
|---|---|
| KS03 | Tek bir masraf yerinin ana verisini görüntüler: ad, sorumlu, şirket kodu, kâr merkezi, geçerlilik tarihleri |
| KS13 | Masraf yerlerini liste halinde gösterir (ana veri raporu) |
| KSH3 | Masraf yeri grubunu görüntüler |
| OKEON | Standart hiyerarşiyi, yani tüm masraf yeri ağacını gösterir |
| KSB1 | Bir masraf yerine yazılmış fiili kalemleri listeler |
| KS01 / KS02 | Masraf yeri oluşturur / değiştirir (yetki gerektirir) |
S/4HANA kullanan şirketlerde aynı bilgiye Fiori'deki "Manage Cost Centers" uygulamasından da ulaşılabilir. Görüntüleme yetkiniz yoksa SAP yetkilendirme ekibinden KS03 ve KSB1 için okuma yetkisi istemek, muhasebe ekibinin günlük kontrolleri için genellikle yeterlidir.
Masraf yeri ile Tekdüzen hesap kodu nasıl eşleşir?
Masraf yeri, Tekdüzen Hesap Planı'nda 7/A seçeneğini kullanan şirketlerde giderin fonksiyonuna göre 730–770 arasındaki gider hesaplarından birine bağlanır.
Tekdüzen Hesap Planı, Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği (Sıra No: 1, Resmî Gazete 26.12.1992) ile belirlendi ve 01.01.1994'ten beri uygulanıyor. 7/A seçeneği giderleri fonksiyonlarına göre ayırır. Türkiye'deki SAP kurulumlarında Tekdüzen hesapları ya doğrudan işletim hesap planıdır ya da ülke hesap planı olarak grup hesap planının yanında tutulur.
Aşağıdaki eşleme bir örnektir; masraf yeri kodları ve alt hesaplar şirketinize göre değişir:
| Masraf yeri (örnek) | Birim | 7/A gider hesabı |
|---|---|---|
| URT-100 | Üretim bakım | 730 Genel Üretim Giderleri |
| HZM-200 | Saha servis | 740 Hizmet Üretim Maliyeti |
| ARG-300 | Ar-Ge | 750 Araştırma ve Geliştirme Giderleri |
| SAT-400 | Satış | 760 Pazarlama, Satış ve Dağıtım Giderleri |
| YON-500 | Genel müdürlük | 770 Genel Yönetim Giderleri |
Örnek kayıt. Satış ekibinden bir çalışan, KDV dahil 1.200 TL'lik (örnek) %20 KDV'li bir otopark fişi getiriyor:
| Hesap | Borç | Alacak | Masraf yeri |
|---|---|---|---|
| 760 Pazarlama, Satış ve Dağıtım Giderleri | 1.000 TL | SAT-400 | |
| 191 İndirilecek KDV | 200 TL | — | |
| 195 / 320 Çalışan hesabı | 1.200 TL | — |
Masraf yeri yalnızca gider satırında taşınır. KDV ve çalışan hesabı bilanço hesaplarıdır; SAP bu satırlarda masraf yeri beklemez. Çalışan tarafında 195 mi 320 mi kullanılacağı, şirketinizin çalışan geri ödemelerini nasıl izlediğine bağlıdır. Hesap seçimini ve 7/A–7/B tercihinizi mali müşavirinizle teyit edin.
Masraf yeri eşleştirmesinde hangi hatalar sık görülür?
Masraf yeri eşleştirmesindeki hataların çoğu, SAP'deki ana verinin masraf girilen sistemle aynı tutulmamasından kaynaklanır. Aktarımdan önce şu listeyi gözden geçirin:
- Geçerliliği bitmiş masraf yeri: Kapatılmış bir masraf yerine gelen kayıt reddedilir. Kapanan masraf yerleri masraf sisteminde de pasife alınmalı.
- Fiili kayda kilitli masraf yeri: KS03'te kilit işaretleri açıksa kayıt kabul edilmez. Kilit, planlama amaçlı masraf yerlerinde bilinçli olarak konur.
- Şirket kodu uyumsuzluğu: A şirketinin masraf yeri, B şirketinin kaydında kullanılamaz. Çok şirketli yapılarda masraf yeri listesi şirkete göre filtrelenmeli.
- Departman değişikliği: Çalışan başka birime geçtiğinde varsayılan masraf yeri güncellenmezse eski birime gider yazılmaya devam eder.
- Ortak giderler: Birden fazla birime hizmet eden bir harcama tek masraf yerine yazılırsa birimlerin maliyeti çarpık görünür.
- Varsayılan hesap tayini: OKB9'daki varsayılan masraf yeri, eksik gelen satırları sessizce tek bir yere toplayabilir. Bu masraf yerini KSB1 ile her ay kontrol edin.
Masraff'ta nasıl işler?
Masraff'ta masraf yeri, masraf girişindeki Masraf Merkezi alanıyla tutulur; alanın değerlerini şirketin kendi masraf yeri listesiyle aynı kodlarla tanımlamak, SAP tarafındaki eşleştirmeyi kolaylaştırır.
- Gider Politikası Motoru masraf merkezine göre kural koyabilir. Örneğin belirli bir masraf merkezi seçildiğinde etiket girmek zorunlu olur ya da kurala uymayan masraf için uyarı çıkar.
- Bölme modülüyle çalışan, tek bir masrafı giriş sırasında birden fazla masraf merkezine elle böler (Tahsis / Kolay Böl).
- Kompozit Bölme modülüyle kural bir kez tanımlanır. Örneğin bir masraf merkezine gelen tüm masraflar yüzde 10, 10 ve 80 oranında üç masraf merkezine dağıtılır. Şirketin tamamına hizmet veren ekiplerin masrafları için sıkça istenen bir kurgudur.
- Detaylı KDV Belirleme her fiş için üç hesabı belirler: 7'li gider hesabı, 191 KDV hesabı ve 195/320 çalışan hesabı. Gider hesabı Tablodan Hesap Belirleme ya da Detaylı Hesap Belirleme ile bulunur. SAP'ye özgü KKEG senaryoları da bu yapıda tanımlanır.
SAP S/4HANA Cloud için Masraff'ın entegrasyon adaptörü canlıda çalışıyor; ayrıntılar SAP S/4HANA Cloud entegrasyonu sayfasında. SAP ERP kullanan ekipler için bilgiler Masraff SAP ERP entegrasyonu sayfasında yer alıyor. Masraff, 20'den fazla ERP ve muhasebe sistemiyle entegrasyon sunar. Hangi alanların SAP'ye taşınacağını kurulum sırasında SAP ekibinizle birlikte netleştirin.
SAP'de masraf sürecinin genel resmi için SAP masraf yönetimi rehberine, kurulum adımları için Masraff ve SAP entegrasyonu yazısına bakabilirsiniz.
Sıkça sorulan sorular
SAP'de masraf yeri hangi işlem koduyla görüntülenir?
Tek bir masraf yeri KS03 ile görüntülenir. Liste için KS13, grup için KSH3, tüm hiyerarşi için OKEON kullanılır. Bir masraf yerine yazılmış kalemleri görmek için KSB1 raporunu açın.
Masraf yeri ile maliyet merkezi aynı şey mi?
Evet. SAP'nin Türkçe arayüzünde "masraf yeri" olarak geçen kavram, İngilizce arayüzdeki "cost center" ile aynıdır. Bazı şirketler günlük dilde "masraf merkezi" ya da "maliyet merkezi" der.
Bir masraf birden fazla masraf yerine nasıl dağıtılır?
Masraf, girişte oranlara bölünerek ya da tanımlı bir dağıtım kuralıyla birden fazla masraf yerine yazılır. SAP tarafında her masraf yeri için genellikle ayrı bir gider satırı oluşur. Toplamın ilk tutara eşit olduğunu kontrol edin.
Masraf yeri Tekdüzen Hesap Planı'nda hangi hesaba bağlanır?
7/A seçeneğini kullanan şirketlerde masraf yerinin fonksiyonu belirleyicidir: üretimde 730, hizmette 740, Ar-Ge'de 750, satışta 760, yönetimde 770. Kendi planınızı mali müşavirinizle teyit edin.